Trong ngành xây dựng, đấu thầu không chỉ là bước “giành dự án” mà còn là điểm khởi đầu quyết định lời – lỗ của cả quá trình triển khai. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam vẫn đang quản lý đấu thầu theo phương pháp thủ công, dựa vào Excel, email, file lưu trữ cá nhân và kinh nghiệm của từng nhân sự.
Khi số lượng gói thầu ngày càng nhiều, quy mô ngày càng lớn và mức độ cạnh tranh ngày càng cao, cách quản lý này bắt đầu bộc lộ hàng loạt rủi ro nghiêm trọng – không chỉ ở khâu nộp hồ sơ, mà kéo dài xuyên suốt vòng đời dự án.
Dưới đây là 7 rủi ro lớn nhất mà doanh nghiệp xây dựng thường gặp khi tiếp tục quản lý đấu thầu thủ công.
1. Hồ sơ đấu thầu phân tán, dễ thất lạc và sai phiên bản
Với phương pháp thủ công, hồ sơ đấu thầu thường được lưu trữ rải rác trên nhiều công cụ khác nhau: email cá nhân, Google Drive, máy tính nội bộ hoặc các file Excel riêng lẻ. Khi tham gia nhiều gói thầu cùng lúc, việc kiểm soát phiên bản tài liệu trở nên cực kỳ khó khăn.
Chỉ một sai sót nhỏ trong việc sử dụng nhầm phiên bản hồ sơ cũng có thể khiến doanh nghiệp mất điểm kỹ thuật hoặc bị loại ngay từ vòng đầu.
2. Phụ thuộc quá nhiều vào cá nhân phụ trách đấu thầu
Ở nhiều doanh nghiệp xây dựng, toàn bộ thông tin và kinh nghiệm đấu thầu nằm trong tay một vài cá nhân chủ chốt. Khi nhân sự nghỉ việc, chuyển vị trí hoặc quá tải công việc, doanh nghiệp gần như mất khả năng kiểm soát dữ liệu đấu thầu.
Sự phụ thuộc này tiềm ẩn rủi ro lớn cho tính liên tục và ổn định trong hoạt động đấu thầu.
3. Khó kiểm soát tiến độ và deadline nộp thầu
Quản lý đấu thầu thủ công khiến việc theo dõi tiến độ từng gói thầu chủ yếu dựa vào ghi chú cá nhân hoặc nhắc việc rời rạc. Điều này rất dễ dẫn đến tình trạng:
- Quên mốc thời gian quan trọng
- Bỏ sót yêu cầu làm rõ hồ sơ
- Nộp hồ sơ trễ hạn
Trong môi trường đấu thầu cạnh tranh cao, chỉ một lần chậm deadline cũng đủ để doanh nghiệp đánh mất cơ hội tham gia dự án.
4. Giá bỏ thầu thiếu cơ sở dữ liệu, tiềm ẩn rủi ro lỗ dự án
Khi quản lý đấu thầu không có hệ thống dữ liệu tập trung, việc xây dựng giá bỏ thầu thường dựa nhiều vào kinh nghiệm cá nhân hoặc các file dự toán rời rạc. Điều này dẫn đến chênh lệch lớn giữa giá bỏ thầu và chi phí thực tế khi triển khai.
Hệ quả phổ biến là:
- Trúng thầu nhưng vượt ngân sách
- Phát sinh chi phí ngoài kiểm soát
- Lợi nhuận dự án bị bào mòn nghiêm trọng
5. Dữ liệu đấu thầu không liên thông với quản lý dự án và tài chính
Một rủi ro lớn khác của quản lý đấu thầu thủ công là dữ liệu đấu thầu gần như tách rời hoàn toàn với giai đoạn triển khai dự án và quản lý tài chính. Khi trúng thầu, doanh nghiệp phải nhập lại dữ liệu từ đầu, gây mất thời gian và sai lệch thông tin.
Việc thiếu liên thông dữ liệu khiến doanh nghiệp không kiểm soát được chi phí ngay từ giai đoạn đầu dự án.
6. Không có dữ liệu lịch sử để đánh giá hiệu quả đấu thầu
Khi hồ sơ và thông tin đấu thầu không được lưu trữ tập trung, doanh nghiệp rất khó tổng hợp dữ liệu để phân tích:
- Tỷ lệ trúng thầu theo loại công trình
- Hiệu quả của từng mức giá bỏ thầu
- Nguyên nhân trượt thầu trong quá khứ
Thiếu dữ liệu lịch sử đồng nghĩa với việc doanh nghiệp liên tục lặp lại sai lầm cũ mà không có cơ sở để cải thiện chiến lược đấu thầu.
7. Hạn chế khả năng mở rộng và quản trị quy mô lớn
Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng gói thầu tăng nhanh, phương pháp quản lý thủ công sẽ trở thành “nút thắt cổ chai”. Quy trình rời rạc, dữ liệu phân mảnh khiến bộ máy quản lý quá tải và không theo kịp tốc độ mở rộng.
Đây là rủi ro mang tính dài hạn, ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp xây dựng.
Giải pháp: Quản lý đấu thầu online ngành xây dựng hiệu quả với Greensys ERP
Trước những rủi ro trên, nhiều doanh nghiệp xây dựng đang từng bước chuyển sang quản lý đấu thầu online bằng hệ thống ERP chuyên ngành. Trong đó, Greensys ERP được thiết kế dành riêng cho đặc thù quản trị của doanh nghiệp xây dựng.
Greensys ERP giúp doanh nghiệp:
- Quản lý toàn bộ hồ sơ đấu thầu tập trung trên một nền tảng duy nhất
- Chuẩn hóa quy trình đấu thầu, giảm phụ thuộc vào cá nhân
- Theo dõi tiến độ, deadline từng gói thầu theo thời gian thực
- Liên thông dữ liệu đấu thầu với dự toán, chi phí và quản lý dự án
- Lưu trữ và phân tích dữ liệu lịch sử đấu thầu phục vụ ra quyết định
Quản lý đấu thầu online bằng Greensys ERP không chỉ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, mà còn tạo nền tảng dữ liệu vững chắc để nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.
Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng cạnh tranh, quản lý đấu thầu thủ công đã không còn phù hợp với các doanh nghiệp có định hướng phát triển dài hạn. Việc nhận diện sớm các rủi ro và chuyển đổi sang quản lý đấu thầu online bằng Greensys ERP chính là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp xây dựng kiểm soát tốt hơn, minh bạch hơn và chủ động hơn trong mọi quyết định.
