Trong thực tế triển khai dự án xây dựng, bảng giá thầu phụ hiếm khi là một con số cố định từ đầu đến cuối. Giá nhân công biến động theo thời điểm, giá vật tư thay đổi theo thị trường, điều kiện thi công mỗi giai đoạn mỗi khác. Vì vậy, việc bảng giá thầu phụ liên tục điều chỉnh là điều gần như không thể tránh khỏi. Vấn đề cốt lõi không nằm ở sự thay đổi, mà nằm ở cách doanh nghiệp xây dựng quản lý và kiểm soát những thay đổi đó để không làm vỡ ngân sách và mất kiểm soát chi phí.
Tại nhiều doanh nghiệp xây dựng, bảng giá thầu phụ vẫn đang được quản lý bằng các file Excel rời rạc. Mỗi giai đoạn dự án một file, mỗi lần cập nhật giá lại phát sinh thêm một phiên bản mới. Ban đầu, cách làm này có vẻ đơn giản và quen thuộc. Tuy nhiên, khi số lượng thầu phụ tăng lên, dự án kéo dài qua nhiều giai đoạn, bảng giá không còn chỉ là “báo giá” mà trở thành một phần trọng yếu trong quản lý chi phí dự án, thì Excel bắt đầu bộc lộ rõ những giới hạn.
Khi bảng giá thầu phụ không còn là một file Excel đơn lẻ
Trong một dự án xây dựng, bảng giá thầu phụ không tồn tại độc lập. Nó gắn chặt với ngân sách dự án, hợp đồng thầu phụ và tiến độ thi công thực tế. Tuy nhiên, thực tế quản lý phổ biến hiện nay lại đang tách rời các dữ liệu này: bảng giá nằm ở một file, ngân sách ở file khác, hợp đồng lưu trữ riêng lẻ, còn tiến độ được theo dõi bằng công cụ khác.
Hệ quả là khi giá thầu phụ thay đổi, doanh nghiệp thường rơi vào những tình huống quen thuộc: cập nhật giá ở bảng này nhưng không đối chiếu lại ngân sách tổng; ký hợp đồng theo đơn giá cũ trong khi bảng giá đã được điều chỉnh; hoặc không kiểm soát được giai đoạn nào đang áp dụng mức giá nào. Những sai lệch này không bộc lộ ngay lập tức, nhưng đến giai đoạn tổng hợp chi phí hoặc quyết toán dự án, rủi ro tài chính mới trở nên rõ ràng.
Điểm nghẽn lớn nhất: không đối chiếu được bảng giá với ngân sách dự án theo thời gian thực
Một trong những hạn chế lớn nhất khi quản lý bảng giá thầu phụ thủ công là thiếu khả năng đối chiếu tức thời với ngân sách dự án. Trong nhiều trường hợp, bảng giá được cập nhật theo biến động thị trường, nhưng ngân sách dự án ban đầu không được điều chỉnh tương ứng. Chi phí thực tế vì thế dần vượt khỏi kế hoạch mà doanh nghiệp không có cảnh báo sớm.
Khi không có một hệ thống quản lý liên thông, doanh nghiệp rất khó trả lời những câu hỏi quan trọng: mức giá thầu phụ hiện tại đang chiếm bao nhiêu phần trăm ngân sách; giai đoạn nào của dự án có nguy cơ vượt chi phí; hoặc nếu tiếp tục áp dụng bảng giá này, tổng ngân sách có còn đảm bảo hay không. Việc thiếu dữ liệu đối chiếu theo thời gian thực khiến doanh nghiệp luôn ở thế bị động trong kiểm soát tài chính.
Quản lý bảng giá thầu phụ theo từng giai đoạn dự án trên module Quản lý dự án của Greensys ERP
Trong thực tế thi công, cùng một thầu phụ nhưng đơn giá có thể thay đổi theo từng giai đoạn dự án. Giai đoạn thi công thô với khối lượng lớn sẽ có mức giá khác so với giai đoạn hoàn thiện yêu cầu kỹ thuật cao hơn. Nếu chỉ quản lý bằng Excel, việc theo dõi lịch sử bảng giá theo từng giai đoạn rất dễ rối và khó kiểm soát.
Module Quản lý dự án của Greensys ERP được thiết kế để giải quyết trực tiếp bài toán này. Thay vì quản lý bảng giá như một file rời rạc, hệ thống cho phép doanh nghiệp lập và quản lý bảng giá thầu phụ theo từng giai đoạn dự án, gắn chặt với phạm vi công việc và điều kiện thi công cụ thể của từng giai đoạn.
Mỗi lần điều chỉnh giá, hệ thống tự động lưu lại lịch sử thay đổi, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, so sánh và đánh giá tác động giữa các giai đoạn mà không cần tạo thêm file hay sheet mới. Điều mà Excel rất khó làm tốt khi dữ liệu ngày càng phức tạp.
Đối với những doanh nghiệp đã quen làm việc với Excel, Greensys ERP vẫn hỗ trợ nhập bảng giá từ Excel vào hệ thống. Điểm khác biệt nằm ở chỗ: sau khi nhập, dữ liệu được quản lý tập trung, có kiểm soát, có lịch sử và liên thông với toàn bộ dữ liệu dự án.
Đối chiếu bảng giá thầu phụ với ngân sách dự án ngay khi phát sinh trên Greensys ERP
Một lợi thế nổi bật của việc quản lý bảng giá thầu phụ trong module Quản lý dự án của Greensys ERP là khả năng đối chiếu trực tiếp với ngân sách dự án. Mỗi bảng giá không chỉ là danh sách đơn giá, mà được đặt trong mối quan hệ với ngân sách đã được phê duyệt.
Khi đơn giá thay đổi, hệ thống cho phép nhìn thấy ngay tác động của sự thay đổi đó lên tổng ngân sách dự án và từng hạng mục chi phí. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh kế hoạch, thương thảo lại với thầu phụ hoặc phân bổ lại chi phí, thay vì chờ đến khi chi phí vượt ngưỡng mới xử lý.
Quản lý hợp đồng thầu phụ – mắt xích không thể tách rời trong module Quản lý dự án Greensys ERP
Bảng giá thầu phụ chỉ thực sự phát huy giá trị khi được gắn chặt với hợp đồng cụ thể. Trong nhiều doanh nghiệp, hợp đồng thầu phụ vẫn được quản lý rời rạc, không liên thông với bảng giá và ngân sách, dẫn đến tình trạng sai lệch giữa kế hoạch và thực tế.
Thông qua module Quản lý dự án của Greensys ERP, doanh nghiệp có thể lập và quản lý hợp đồng thầu phụ ngay trên hệ thống, gắn kết trực tiếp hợp đồng với bảng giá đã được phê duyệt và ngân sách dự án tương ứng. Mỗi hợp đồng được theo dõi xuyên suốt từ giá trị ký kết, khối lượng thực hiện, tiến độ thi công đến giá trị thanh toán, giúp kiểm soát chi phí bám sát thực tế.
Kết luận
Bảng giá thầu phụ thay đổi liên tục là đặc thù của ngành xây dựng. Điều quan trọng không phải là tránh sự thay đổi, mà là kiểm soát được sự thay đổi đó. Khi bảng giá, ngân sách và hợp đồng được quản lý bằng các công cụ rời rạc, rủi ro tài chính là điều khó tránh khỏi.
Việc quản lý tập trung bảng giá thầu phụ, ngân sách dự án và hợp đồng thầu phụ trên module Quản lý dự án của Greensys ERP giúp doanh nghiệp xây dựng chuyển từ cách làm thủ công sang kiểm soát có hệ thống, từ bị động sang chủ động. Đây không chỉ là câu chuyện về phần mềm, mà là nền tảng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị dự án trong bối cảnh chi phí và thị trường ngày càng biến động.
