Trong một doanh nghiệp xây dựng, hiếm có dự án nào chỉ do một phòng ban vận hành. Từ lúc khởi tạo dự án đến khi nghiệm thu, thanh quyết toán, luôn có sự tham gia của kỹ thuật, kế hoạch, vật tư, tài chính, nhân sự và cả ban điều hành. Thế nhưng, thực tế phổ biến lại là mỗi phòng ban nắm một phần dữ liệu riêng, lưu trữ theo cách riêng và làm việc trên những công cụ khác nhau. Khi dự án càng lớn, số lượng phòng ban tham gia càng nhiều, thì rủi ro từ việc không có dữ liệu chung càng trở thành nỗi lo hiện hữu.
Dữ liệu dự án bị chia cắt – vấn đề không nằm ở con người
Nhiều doanh nghiệp xây dựng cho rằng nguyên nhân đến từ việc phối hợp giữa các phòng ban chưa tốt. Tuy nhiên, gốc rễ của vấn đề thường không nằm ở con người mà nằm ở cách quản lý dữ liệu dự án. Khi thông tin dự án nằm rải rác ở file Excel của phòng kế hoạch, email của phòng vật tư, phần mềm kế toán riêng lẻ và báo cáo thủ công từ công trường, việc tổng hợp dữ liệu gần như luôn chậm, thiếu và sai lệch.
Hệ quả là ban lãnh đạo không có bức tranh tổng thể theo thời gian thực. Các quyết định quan trọng về tiến độ, chi phí hay điều phối nguồn lực thường dựa trên dữ liệu quá khứ hoặc báo cáo chưa được kiểm chứng đầy đủ.
Khi mỗi phòng ban “hiểu” dự án theo một cách khác nhau
Một dự án xây dựng chỉ thực sự hiệu quả khi tất cả phòng ban cùng nhìn vào một nguồn dữ liệu thống nhất. Thế nhưng trong mô hình quản lý truyền thống, phòng kỹ thuật quan tâm đến tiến độ và khối lượng, phòng tài chính theo dõi chi phí và dòng tiền, phòng nhân sự quản lý nhân công, còn ban giám đốc cần cái nhìn tổng hợp.
Khi không có dữ liệu chung, mỗi phòng ban sẽ “hiểu” dự án theo góc nhìn của mình. Điều này dẫn đến những mâu thuẫn quen thuộc: công trường báo thiếu vật tư nhưng kho vẫn còn tồn, chi phí phát sinh nhưng chưa được ghi nhận kịp thời, hoặc tiến độ chậm nhưng nguyên nhân không được xác định rõ ràng.
Quản lý dự án bằng GREENSYS ERP – tạo một “nguồn sự thật duy nhất”
Để giải quyết triệt để bài toán này, nhiều doanh nghiệp xây dựng đã chuyển sang mô hình quản lý dự án tập trung bằng ERP. Thay vì mỗi phòng ban vận hành trên một hệ thống riêng, toàn bộ dữ liệu dự án được đưa về một nền tảng thống nhất.
Với module quản lý dự án của Greensys ERP, dự án không còn là một tập hợp các file rời rạc, mà trở thành một “thực thể sống” được theo dõi xuyên suốt từ lúc khởi tạo đến khi hoàn thành.
Lưu trữ và cập nhật thông tin dự án tập trung
Ngay từ khi bắt đầu dự án, Greensys ERP cho phép doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ thông tin dự án trên hệ thống: phạm vi công việc, thời gian thực hiện, ngân sách dự kiến, các bên liên quan và cấu trúc hạng mục. Mọi thay đổi đều được cập nhật tập trung, đảm bảo các phòng ban luôn làm việc trên cùng một bộ dữ liệu.
Việc này giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng “mỗi người giữ một phiên bản”, đồng thời tạo nền tảng để các phòng ban phối hợp hiệu quả hơn trong suốt vòng đời dự án.
Theo dõi tiến độ, hạng mục và nhân sự theo thời gian thực
Một điểm khác biệt quan trọng của quản lý dự án bằng Greensys ERP là khả năng theo dõi tiến độ chi tiết theo từng hạng mục, gắn trực tiếp với nhân sự và đội nhóm tham gia. Thay vì chỉ biết dự án đang chậm hay đúng tiến độ, doanh nghiệp có thể xác định chính xác hạng mục nào đang gặp vấn đề, nguồn lực nào đang quá tải hoặc chưa được sử dụng hiệu quả.
Thông tin này không chỉ phục vụ quản lý nội bộ mà còn giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời, tránh để rủi ro nhỏ tích tụ thành vấn đề lớn.
Kiểm soát tài chính dự án từ đầu đến cuối
Một trong những nỗi lo lớn nhất của doanh nghiệp xây dựng là vượt ngân sách dự án. Với Greensys ERP, tài chính dự án không bị tách rời khỏi tiến độ và kế hoạch thực tế. Ngay từ lúc khởi tạo, ngân sách được thiết lập và theo dõi xuyên suốt quá trình triển khai.
Mọi chi phí phát sinh, thanh toán cho thầu phụ, mua sắm vật tư hay phân bổ nhân công đều được ghi nhận trực tiếp vào dự án. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tài chính theo thời gian thực, thay vì chỉ phát hiện sai lệch khi dự án đã đi quá xa so với kế hoạch ban đầu.
Khi dữ liệu chung trở thành lợi thế cạnh tranh
Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng cạnh tranh, doanh nghiệp nào làm chủ được dữ liệu dự án sẽ có lợi thế rõ rệt. Việc sở hữu một hệ thống quản lý dự án tập trung như Greensys ERP không chỉ giúp giảm rủi ro vận hành, mà còn nâng cao khả năng dự báo, tối ưu nguồn lực và cải thiện hiệu quả ra quyết định.
Một dự án – nhiều phòng ban – nhưng khi tất cả cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu chung, dự án không còn là nỗi lo mà trở thành nền tảng để doanh nghiệp xây dựng phát triển bền vững và mở rộng quy mô trong dài hạn.
