Trong nhiều doanh nghiệp xây dựng và sản xuất, đấu thầu vẫn đang là một chuỗi công việc rời rạc: phòng kỹ thuật theo dõi gói thầu bằng file Excel, phòng mua sắm lưu hồ sơ mời thầu ở email, ban giám đốc chấm thầu dựa trên bảng tổng hợp thủ công. Khi số lượng gói thầu tăng lên, sự rời rạc này nhanh chóng trở thành rủi ro: thiếu minh bạch, chậm tiến độ, khó kiểm soát chi phí và gần như không thể truy vết dữ liệu khi cần rà soát.
Greensys ERP tiếp cận bài toán này theo một hướng khác: chuẩn hóa toàn bộ quá trình đấu thầu online trên một hệ thống duy nhất, từ lúc tạo hồ sơ mời thầu, nộp thầu, chấm thầu cho đến ký hợp đồng và quản lý thực hiện. Mọi dữ liệu được liên thông, không còn đứt gãy giữa các bộ phận.
Chuẩn hóa hồ sơ mời thầu ngay từ đầu
Một trong những điểm dễ phát sinh sai sót nhất trong đấu thầu là khâu lập và quản lý hồ sơ mời thầu. Với module quản lý đấu thầu online của Greensys ERP, doanh nghiệp có thể tạo và quản lý hồ sơ mời thầu một cách chi tiết ngay trên hệ thống. Mỗi hồ sơ đều được chuẩn hóa về nội dung, tiêu chí kỹ thuật, điều kiện thương mại và thời gian thực hiện.
Khi có thay đổi, việc điều chỉnh hồ sơ mời thầu được cập nhật tập trung, tránh tình trạng mỗi nhà thầu nhận một phiên bản khác nhau. Hệ thống đồng thời hỗ trợ gửi email mời thầu tự động đến danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian so với cách gửi thủ công từng email như trước.
Phân quyền rõ ràng trong chấm thầu, tăng tính minh bạch
Thay vì chấm thầu theo cảm tính hoặc trao đổi rời rạc qua nhiều kênh, Greensys ERP cho phép phân quyền cụ thể nhân sự tham gia chấm thầu. Doanh nghiệp dễ dàng thiết lập danh sách hội đồng chấm thầu theo từng gói, từng dự án, đảm bảo đúng người – đúng vai trò.
Mỗi nhân sự chỉ được truy cập và đánh giá trong phạm vi được phân quyền. Điều này không chỉ giúp tăng tính minh bạch mà còn tạo nền tảng dữ liệu rõ ràng để truy xuất, đối soát hoặc kiểm tra nội bộ khi cần.
Nộp thầu online: đơn giản, kiểm soát và lưu trữ tập trung
Với Greensys ERP, nhà thầu được cấp quyền đăng nhập hệ thống để nộp hồ sơ thầu trực tuyến. Họ có thể lựa chọn nộp bằng file Excel hoặc nhập trực tiếp dữ liệu theo form chuẩn đã được thiết lập sẵn.
Ngay khi hồ sơ được gửi, hệ thống tự động xác nhận thông tin, lưu trữ dữ liệu và ghi nhận thời điểm nộp thầu. Điều này giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn rủi ro thất lạc hồ sơ, thiếu minh chứng hoặc tranh cãi về thời gian nộp thầu – những vấn đề rất phổ biến khi xử lý thủ công.
So sánh giá và đề xuất chọn thầu trên cùng một màn hình
Một lợi thế rõ rệt của đấu thầu online bằng ERP là khả năng tổng hợp và so sánh giá thầu tự động. Greensys ERP cho phép hệ thống đối chiếu các báo giá, tiêu chí kỹ thuật và điều kiện thương mại của từng nhà thầu trên cùng một nền tảng.
Dựa trên các tiêu chí đã thiết lập, hệ thống hỗ trợ đánh giá kỹ thuật và đề xuất phương án chọn thầu, đồng thời cho phép xuất báo cáo so sánh giá chi tiết. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể ra quyết định nhanh hơn, dựa trên dữ liệu rõ ràng thay vì bảng tổng hợp thủ công nhiều rủi ro sai sót.
Phân chia sản lượng và giao thầu liền mạch sang hợp đồng
Sau khi có kết quả trúng thầu, Greensys ERP tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch phân chia sản lượng cho nhà thầu ngay trên hệ thống. Dữ liệu từ giai đoạn đấu thầu được tự động chuyển sang hợp đồng giao thầu, không cần nhập lại.
Quan trọng hơn, module đấu thầu được tích hợp trực tiếp với hệ thống quản lý kho và tài chính, giúp doanh nghiệp theo dõi tác động của quyết định giao thầu đến tồn kho, dòng tiền và ngân sách dự án một cách tức thời.
Quản lý hợp đồng và theo dõi thực hiện theo từng giai đoạn
Greensys ERP cho phép tạo hợp đồng điện tử với nhà thầu trúng thầu, quản lý toàn bộ tiến độ thực hiện hợp đồng theo từng mốc. Doanh nghiệp có thể theo dõi khối lượng đã thực hiện, công nợ phát sinh và thanh toán theo từng giai đoạn, thay vì đối chiếu thủ công giữa nhiều file khác nhau.
Việc này đặc biệt quan trọng với các dự án lớn, kéo dài nhiều tháng, nơi chỉ một sai lệch nhỏ trong theo dõi hợp đồng cũng có thể dẫn đến thất thoát chi phí.
Gắn đấu thầu với kế hoạch mua sắm vật tư
Không dừng lại ở khâu chọn thầu, module đấu thầu online của Greensys ERP còn liên thông trực tiếp với kế hoạch mua sắm vật tư. Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ cung ứng theo hợp đồng, kiểm soát chi phí mua sắm và tối ưu nguồn lực trên toàn hệ thống.
Đây là điểm khác biệt lớn so với các phần mềm đấu thầu độc lập, vốn chỉ giải quyết một khâu mà không kết nối với bức tranh tổng thể của doanh nghiệp.
Báo cáo tập trung, phục vụ quản trị và ra quyết định
Toàn bộ dữ liệu đấu thầu được Greensys ERP tổng hợp thành hệ thống báo cáo trực quan. Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng tham gia đấu thầu theo từng đối tác, thống kê kết quả đấu thầu theo dự án và xuất báo cáo chi tiết theo từng giai đoạn để phục vụ phân tích, đánh giá và kiểm toán nội bộ.
Kết luận
Từ tìm kiếm gói thầu, lập hồ sơ mời thầu, nộp thầu, chấm thầu cho đến ký hợp đồng và quản lý thực hiện, Greensys ERP chuẩn hóa toàn bộ quy trình đấu thầu online trong một hệ thống duy nhất. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, giải pháp này còn tạo ra nền tảng dữ liệu minh bạch, xuyên suốt và sẵn sàng mở rộng khi quy mô dự án ngày càng lớn.
