Quản lý gói thầu theo dự án xây dựng đang thay đổi như thế nào
Trong bối cảnh đấu thầu online xây dựng ngày càng phổ biến, cách doanh nghiệp quản lý gói thầu theo dự án xây dựng cũng buộc phải thay đổi. Nếu trước đây, mỗi gói thầu có thể được theo dõi độc lập bằng một vài bảng Excel, thì ngày nay, một dự án xây dựng thường bao gồm nhiều gói thầu đan xen: gói thầu vật tư, gói thầu thầu phụ, gói mua sắm theo tiến độ và gói giao khoán theo hạng mục.
Khi số lượng gói thầu tăng lên và mối liên hệ giữa các gói ngày càng chặt chẽ, việc quản lý rời rạc không chỉ làm chậm tiến độ đấu thầu mà còn tạo ra rủi ro lớn cho toàn bộ dự án. Đây cũng là lý do khiến nhiều nhà thầu nhận ra rằng Excel không còn phù hợp cho quản lý gói thầu theo dự án xây dựng trong môi trường đấu thầu online.
Excel từng là giải pháp tình thế nhưng không phải giải pháp dài hạn
Không thể phủ nhận rằng Excel đã từng đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn doanh nghiệp xây dựng còn nhỏ, số lượng dự án và gói thầu chưa nhiều. Tuy nhiên, Excel được thiết kế để xử lý dữ liệu tĩnh, trong khi quản lý gói thầu theo dự án xây dựng lại là một quá trình động, liên tục thay đổi theo ngân sách, tiến độ và quyết định của chủ đầu tư.
Thực tế tại nhiều doanh nghiệp cho thấy, mỗi phòng ban lại sử dụng một file Excel riêng để theo dõi gói thầu. Phòng kế hoạch quản lý kế hoạch mua sắm, phòng đấu thầu theo dõi mời thầu và nộp thầu, phòng tài chính kiểm soát ngân sách. Khi các file này không được đồng bộ, dữ liệu nhanh chóng bị lệch pha và không còn phản ánh đúng tình trạng gói thầu.
Những rủi ro vận hành khi quản lý gói thầu bằng Excel
Trong đấu thầu online xây dựng, chỉ cần một sai lệch nhỏ về dữ liệu cũng có thể kéo theo hàng loạt hệ quả. Việc quản lý gói thầu theo dự án xây dựng bằng Excel thường dẫn đến tình trạng không nắm được trạng thái gói thầu theo thời gian thực. Ban lãnh đạo khó xác định gói thầu nào đã mời thầu, gói nào đang chờ nộp hồ sơ hay gói nào đã đủ điều kiện chọn thầu.
Một rủi ro khác thường gặp là trùng lặp hoặc bỏ sót gói thầu. Khi kế hoạch mua sắm thay đổi nhưng file Excel không được cập nhật đồng bộ, doanh nghiệp có thể mời thầu chậm, gia hạn hồ sơ không kịp hoặc ký hợp đồng muộn so với tiến độ dự án. Những sai sót này không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của nhà thầu với chủ đầu tư.
Đấu thầu truyền thống và bài toán thiếu dữ liệu tập trung
Trong mô hình đấu thầu truyền thống, thông tin gói thầu thường được trao đổi qua email, hồ sơ giấy và các file đính kèm rời rạc. Khi kết hợp với Excel, dữ liệu càng trở nên phân mảnh. Nhà thầu không có một bức tranh tổng thể để đánh giá hiệu quả đấu thầu theo từng dự án hoặc từng giai đoạn.
Nhiều doanh nghiệp chia sẻ rằng, đến khi cần tổng hợp báo cáo đấu thầu, đội ngũ phải mất nhiều thời gian rà soát lại hồ sơ cũ, kiểm tra email và đối chiếu file. Điều này khiến việc ra quyết định bị chậm trễ và mang tính cảm tính, thay vì dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.
GREENSYS ERP thay đổi cách quản lý gói thầu theo dự án xây dựng
Khác với Excel, hệ thốngGreensys ERP chuyên ngành xây dựng được thiết kế để quản lý gói thầu theo dự án xây dựng một cách xuyên suốt. Với Greensys ERP, mỗi gói thầu được gắn trực tiếp với dự án, kế hoạch mua sắm và ngân sách đã được phê duyệt ngay từ đầu.
Toàn bộ vòng đời gói thầu trong đấu thầu online xây dựng được theo dõi trên một hệ thống duy nhất, từ lập kế hoạch mua sắm, mời thầu, nhận hồ sơ nộp thầu, so sánh giá, chọn thầu cho đến tạo hợp đồng với nhà thầu trúng thầu. Khi ngân sách hoặc tiến độ dự án thay đổi, hệ thống cho phép điều chỉnh kế hoạch mua sắm và giao thầu mà vẫn đảm bảo dữ liệu được cập nhật đồng bộ.
Quản lý mốc thời gian và tiến độ gói thầu theo dự án
Một điểm khác biệt lớn giữa ERP và Excel nằm ở khả năng kiểm soát mốc thời gian. Trong Greensys ERP, từng gói thầu được theo dõi chi tiết các mốc quan trọng như ngày trình vật liệu, ngày mời thầu, ngày gửi so sánh giá, ngày chọn thầu và ngày ký hợp đồng.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện các gói thầu đang chậm tiến độ so với kế hoạch ban đầu, từ đó chủ động điều chỉnh trước khi ảnh hưởng đến toàn bộ dự án xây dựng. Đây là yếu tố mà Excel gần như không thể đáp ứng khi số lượng gói thầu tăng lên.
Quản lý dữ liệu tập trung để ra quyết định chính xác hơn
Khi quản lý gói thầu theo dự án xây dựng bằng ERP, dữ liệu không còn phục vụ riêng cho phòng đấu thầu mà trở thành nền tảng chung cho toàn bộ doanh nghiệp. Ban lãnh đạo có thể theo dõi tổng thể tình hình đấu thầu online xây dựng theo từng dự án, từng giai đoạn và từng nhóm gói thầu.
Việc này giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả đấu thầu, kiểm soát chi phí ngay từ đầu và giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình triển khai dự án. Quan trọng hơn, dữ liệu lịch sử được lưu trữ đầy đủ để phục vụ cho các đợt đấu thầu tiếp theo.
Quản lý gói thầu theo dự án xây dựng là nền tảng của đấu thầu online
Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng chịu áp lực về tiến độ, chi phí và tính minh bạch, quản lý gói thầu theo dự án xây dựng không thể tiếp tục dựa vào Excel. Đấu thầu online xây dựng chỉ thực sự hiệu quả khi được đặt trên nền tảng dữ liệu tập trung và quy trình chuẩn hóa.
Việc chuyển sang ERP chuyên ngành không chỉ là thay đổi công cụ, mà là thay đổi cách doanh nghiệp kiểm soát dự án, ra quyết định và nâng cao năng lực cạnh tranh trong dài hạn.
Liên hệ Greensys ERP
Nếu anh/chị đang gặp khó khăn trong quản lý gói thầu theo dự án xây dựng và muốn triển khai đấu thầu online xây dựng một cách bài bản, hãy liên hệ Greensys ERP để được tư vấn và demo chi tiết.
📞 Hotline: 0888 934 84886
Hoặc để lại thông tin trên website để đội ngũ Greensys ERP hỗ trợ nhanh chóng.
