Gói thầu mua sắm vật tư là nơi thất thoát chi phí lớn nhất của dự án xây dựng
Trong một dự án xây dựng, gói thầu mua sắm vật tư thường chiếm tỷ trọng ngân sách rất lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công. Tuy nhiên, đây cũng là nhóm gói thầu dễ phát sinh sai lệch chi phí nhất nếu không được quản lý chặt chẽ ngay từ giai đoạn đấu thầu.
Thực tế tại nhiều doanh nghiệp cho thấy, việc quản lý gói thầu mua sắm vật tư vẫn đang bị tách rời khỏi kế hoạch tổng thể của dự án. Kế hoạch mua sắm được lập một đằng, đấu thầu thực hiện một nẻo, còn kiểm soát chi phí lại nằm ở bộ phận khác. Khi không có dữ liệu chung, doanh nghiệp rất khó kiểm soát được liệu việc lựa chọn nhà cung cấp và giá trúng thầu có thực sự phù hợp với ngân sách dự án đã phê duyệt hay không.
Đấu thầu truyền thống khiến kế hoạch mua sắm vật tư thiếu tính kiểm soát
Trong mô hình đấu thầu truyền thống, gói thầu mua sắm vật tư thường được quản lý bằng các file Excel riêng lẻ. Khi có thay đổi về thiết kế, tiến độ hoặc ngân sách, việc điều chỉnh kế hoạch mua sắm không được cập nhật đồng bộ cho bộ phận đấu thầu.
Hệ quả là doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mời thầu theo thói quen, không bám sát ngân sách thực tế của dự án. Có những gói thầu vật tư được mời thầu khi ngân sách chưa được duyệt điều chỉnh, dẫn đến việc phải đàm phán lại hoặc kéo dài thời gian ký hợp đồng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công.
Greensys ERP chuẩn hóa quản lý gói thầu mua sắm vật tư ngay từ kế hoạch
Khác với cách làm truyền thống, Greensys ERP quản lý gói thầu mua sắm vật tư dựa trên kế hoạch mua sắm tổng thể của dự án. Ngay từ đầu, kế hoạch mua sắm được lập dựa trên ngân sách dự án đã được phê duyệt và được liên thông trực tiếp với phân hệ đấu thầu online.
Khi có thay đổi về ngân sách hoặc tiến độ, hệ thống cho phép điều chỉnh kế hoạch mua sắm và giao thầu một cách có kiểm soát. Mọi thay đổi đều được ghi nhận trên hệ thống, giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các gói thầu mua sắm vật tư luôn bám sát thực tế dự án.
Quản lý mốc thời gian mua sắm vật tư xuyên suốt vòng đời gói thầu
Một điểm nổi bật trong quản lý gói thầu mua sắm vật tư bằng Greensys ERP là khả năng theo dõi chi tiết các mốc thời gian quan trọng. Doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ quá trình từ ngày trình vật liệu, ngày mời thầu, ngày gửi so sánh giá, ngày chọn thầu cho đến ngày ký hợp đồng.
Việc theo dõi mốc thời gian giúp bộ phận đấu thầu chủ động hơn trong công tác mua sắm, tránh tình trạng thiếu vật tư đột xuất hoặc mua sắm gấp với chi phí cao. Đồng thời, ban lãnh đạo có thể nhanh chóng nhận diện các gói thầu mua sắm đang chậm tiến độ để kịp thời điều chỉnh.
So sánh giá vật tư minh bạch để kiểm soát chi phí dự án
Trong đấu thầu online bằng Greensys ERP, toàn bộ hồ sơ báo giá vật tư của các nhà cung cấp được tổng hợp và so sánh trực tiếp trên hệ thống. Việc so sánh không chỉ dừng lại ở giá, mà còn bao gồm các tiêu chí kỹ thuật, điều kiện giao hàng và thời gian cung ứng.
Điều này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá thấp mà bỏ qua các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi công. Dữ liệu so sánh giá được lưu trữ đầy đủ, tạo cơ sở minh bạch cho các quyết định mua sắm sau này.
Liên thông gói thầu mua sắm vật tư với hợp đồng và tài chính
Sau khi gói thầu mua sắm vật tư được phê duyệt, Greensys ERP cho phép tự động tạo bảng giá giao thầu và hợp đồng với nhà cung cấp. Dữ liệu không cần nhập lại, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nghiệp vụ.
Thông tin hợp đồng tiếp tục được liên thông với các phân hệ tài chính và kho, giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ, thanh toán và tiến độ cung ứng vật tư theo từng giai đoạn của dự án. Đây là điểm khác biệt rõ rệt giữa đấu thầu online bằng ERP và cách quản lý truyền thống.
Quản lý gói thầu mua sắm vật tư là chìa khóa kiểm soát chi phí xây dựng
Trong bối cảnh chi phí vật tư biến động liên tục, quản lý gói thầu mua sắm vật tư không còn là công việc riêng của bộ phận đấu thầu. Đây là bài toán quản trị tổng thể, đòi hỏi dữ liệu xuyên suốt từ kế hoạch, đấu thầu đến hợp đồng và tài chính.
Greensys ERP giúp doanh nghiệp xây dựng kiểm soát gói thầu mua sắm vật tư một cách chủ động, minh bạch và bám sát ngân sách dự án. Đây chính là nền tảng quan trọng để nâng cao hiệu quả đấu thầu online và giảm rủi ro chi phí trong dài hạn.
Liên hệ Greensys ERP
Nếu anh/chị muốn quản lý gói thầu mua sắm vật tư trong dự án xây dựng một cách bài bản và triển khai đấu thầu online hiệu quả, hãy liên hệ Greensys ERP để được tư vấn và demo chi tiết hệ thống.
📞 Hotline: 0888 934 84886
Hoặc để lại thông tin trên website để đội ngũ Greensys ERP hỗ trợ nhanh chóng.
