Lập kế hoạch mua sắm dự án xây dựng không đơn thuần là liệt kê vật tư
Trong thực tế triển khai dự án xây dựng, lập kế hoạch mua sắm thường bị hiểu đơn giản là tổng hợp danh sách vật tư cần mua theo bản vẽ và dự toán. Tuy nhiên, với các dự án có quy mô vừa và lớn, kế hoạch mua sắm là một bài toán quản trị phức tạp, liên quan trực tiếp đến ngân sách, tiến độ thi công và năng lực của hệ thống nhà thầu.
Nhà thầu không chỉ phải xác định mua gì, mua bao nhiêu, mà còn phải trả lời được câu hỏi mua vào thời điểm nào, thông qua hình thức đấu thầu ra sao và làm thế nào để kiểm soát chi phí trong suốt vòng đời dự án. Chính vì vậy, lập kế hoạch mua sắm dự án xây dựng luôn là một trong những khâu khó nhất trong quản lý dự án.
Vì sao kế hoạch mua sắm thường không bám sát thực tế thi công
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến kế hoạch mua sắm dự án xây dựng thiếu chính xác là sự thay đổi liên tục của tiến độ và thiết kế. Khi tiến độ thi công bị điều chỉnh, nhu cầu vật tư cũng thay đổi theo, nhưng kế hoạch mua sắm lại không được cập nhật kịp thời.
Trong mô hình quản lý truyền thống, kế hoạch mua sắm thường được lập trên Excel và tách rời khỏi quá trình đấu thầu. Khi ngân sách dự án thay đổi hoặc phát sinh hạng mục mới, các file kế hoạch không được đồng bộ khiến bộ phận đấu thầu và mua sắm vẫn làm theo dữ liệu cũ. Hệ quả là doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mua sắm gấp, mua vượt ngân sách hoặc mời thầu không đúng thời điểm.
Đấu thầu truyền thống khiến kế hoạch mua sắm khó kiểm soát
Với đấu thầu truyền thống, việc lập kế hoạch mua sắm dự án xây dựng thường mang tính hình thức. Kế hoạch được lập đầu kỳ nhưng không theo sát quá trình triển khai thực tế. Khi bước vào giai đoạn mời thầu, nhiều gói thầu mua sắm vật tư được triển khai trong trạng thái bị động, thiếu sự chuẩn bị về thời gian và dữ liệu.
Ngoài ra, việc không theo dõi được các mốc thời gian quan trọng như ngày trình vật liệu, ngày mời thầu hay ngày chọn thầu khiến kế hoạch mua sắm nhanh chóng mất kiểm soát. Doanh nghiệp khó xác định gói thầu nào cần ưu tiên, gói nào có thể lùi lại để tối ưu ngân sách.
Greensys ERP tiếp cận kế hoạch mua sắm như một phần của quản trị dự án
Khác với cách làm truyền thống, Greensys ERP tiếp cận việc lập kế hoạch mua sắm dự án xây dựng như một phần không thể tách rời của quản trị dự án và đấu thầu online. Kế hoạch mua sắm được xây dựng dựa trên ngân sách dự án đã được phê duyệt và được liên thông trực tiếp với các gói thầu trong hệ thống.
Khi có thay đổi về ngân sách hoặc tiến độ, Greensys ERP cho phép điều chỉnh kế hoạch mua sắm và giao thầu một cách có kiểm soát. Mọi thay đổi đều được ghi nhận, giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các quyết định mua sắm luôn dựa trên dữ liệu mới nhất của dự án.
Kiểm soát kế hoạch mua sắm theo mốc thời gian đấu thầu
Một điểm khác biệt quan trọng của Greensys ERP là khả năng theo dõi kế hoạch mua sắm theo từng mốc thời gian đấu thầu. Doanh nghiệp có thể quản lý chi tiết các giai đoạn từ ngày trình vật liệu, ngày mời thầu, ngày gửi so sánh giá, ngày chọn thầu cho đến ngày ký hợp đồng.
Việc kiểm soát mốc thời gian giúp bộ phận đấu thầu chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Đồng thời, ban lãnh đạo có thể dễ dàng nhận diện các gói thầu mua sắm đang chậm so với kế hoạch để kịp thời điều chỉnh, tránh ảnh hưởng dây chuyền đến tiến độ thi công.
Gắn kế hoạch mua sắm với ngân sách để hạn chế vượt chi phí
Trong Greensys ERP, kế hoạch mua sắm dự án xây dựng không tồn tại độc lập mà luôn gắn liền với ngân sách dự án. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tổng giá trị mua sắm ngay từ khâu lập kế hoạch, thay vì chỉ phát hiện vượt ngân sách khi dự án đã triển khai.
Thông qua đấu thầu online, dữ liệu báo giá được tổng hợp và so sánh trực tiếp trên hệ thống, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với cả chi phí và tiến độ. Đây là lợi thế lớn so với cách quản lý truyền thống dựa trên file rời rạc.
Lập kế hoạch mua sắm dự án xây dựng là nền tảng của quản lý chi phí hiệu quả
Trong bối cảnh chi phí xây dựng biến động mạnh, lập kế hoạch mua sắm dự án xây dựng không thể tiếp tục dựa vào kinh nghiệm cá nhân hoặc công cụ thủ công. Đây là bài toán dữ liệu, đòi hỏi sự liên thông giữa kế hoạch, đấu thầu và tài chính.
Greensys ERP giúp doanh nghiệp xây dựng tiếp cận kế hoạch mua sắm một cách bài bản, minh bạch và có kiểm soát. Khi kế hoạch mua sắm được quản lý tốt, đấu thầu online mới thực sự phát huy vai trò trong việc tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả dự án.
Liên hệ Greensys ERP
Nếu anh/chị đang gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch mua sắm dự án xây dựng và muốn triển khai đấu thầu online một cách hiệu quả, hãy liên hệ Greensys ERP để được tư vấn và demo chi tiết hệ thống.
📞 Hotline: 0888 934 84886
Hoặc để lại thông tin trên website để đội ngũ Greensys ERP hỗ trợ nhanh chóng.
