Trong hoạt động đấu thầu xây dựng, chấm thầu luôn là khâu nhạy cảm và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả triển khai dự án. Việc lựa chọn đúng nhà thầu không chỉ quyết định chi phí mà còn tác động đến tiến độ, chất lượng thi công và uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp xây dựng vẫn đang chấm thầu theo cách thủ công, phân quyền chưa rõ ràng, phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân, khiến quá trình đấu thầu thiếu minh bạch và khó kiểm soát.
Khi quy mô dự án ngày càng lớn, số lượng gói thầu tăng lên và yêu cầu minh bạch trong quản lý đấu thầu xây dựng ngày càng cao, bài toán phân quyền chấm thầu không còn là vấn đề nội bộ đơn lẻ. Đây là lúc các doanh nghiệp xây dựng cần đến một hệ thống quản lý đủ sâu để vừa kiểm soát được con người, vừa kiểm soát được dữ liệu và quy trình. Greensys ERP được phát triển như một hệ thống ERP chuyên ngành xây dựng, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình đấu thầu, đặc biệt là khâu phân quyền chấm thầu.
Vì sao phân quyền chấm thầu luôn phức tạp trong đấu thầu xây dựng?
Khác với nhiều ngành nghề khác, một gói thầu trong đấu thầu xây dựng thường liên quan đến nhiều bộ phận cùng tham gia đánh giá, từ ban đấu thầu, kỹ thuật, quản lý dự án đến tài chính và ban lãnh đạo. Mỗi bộ phận có một góc nhìn và trách nhiệm khác nhau, nhưng nếu không được phân quyền rõ ràng, rất dễ xảy ra tình trạng một người vừa xem hồ sơ, vừa chấm kỹ thuật, vừa đề xuất chọn thầu. Khi đó, toàn bộ quyết định chấm thầu phụ thuộc vào cá nhân thay vì dữ liệu và quy trình.
Bên cạnh đó, việc quản lý hồ sơ dự thầu bằng Excel, email hay văn bản giấy khiến doanh nghiệp gần như không thể kiểm soát ai đã xem hồ sơ, ai đã chỉnh sửa đánh giá hay ai chịu trách nhiệm với kết quả cuối cùng. Khi phát sinh tranh chấp hoặc cần giải trình với chủ đầu tư, dữ liệu thường không đầy đủ hoặc thiếu tính thuyết phục.
Greensys ERP giải quyết bài toán phân quyền chấm thầu như thế nào?
Greensys ERP không làm đơn giản hóa quy trình chấm thầu, mà giúp doanh nghiệp quản lý sự phức tạp của đấu thầu xây dựng một cách có kiểm soát. Hệ thống cho phép thiết lập phân quyền chấm thầu trực tiếp trên từng gói thầu, từng hợp đồng mời thầu hoặc từng nhóm thầu, đảm bảo đúng người, đúng vai trò và đúng chức năng.
Trước tiên, doanh nghiệp có thể thêm mới danh sách nhân sự tham gia chấm thầu ngay trên hệ thống. Danh sách này bao gồm cả nhân sự trực tiếp chấm thầu và nhân sự hỗ trợ trao đổi với các bên tham gia đấu thầu. Việc quản lý tập trung giúp tránh bỏ sót hoặc nhầm lẫn khi triển khai nhiều gói thầu song song.
Sau đó, người phụ trách đấu thầu sẽ lựa chọn nhân sự chấm thầu phù hợp cho từng gói thầu cụ thể. Mỗi gói thầu có thể có nhóm chấm riêng, tùy theo tính chất công việc và mức độ phức tạp của dự án. Toàn bộ thông tin mời thầu của từng hợp đồng hoặc nhóm thầu sẽ tự động được hệ thống thông báo đến đúng nhân sự đã được lựa chọn.
Bước quan trọng nhất là phân quyền chức năng cho từng nhân sự chấm thầu. Trên Greensys ERP, bộ phận CNTT hoặc người được ủy quyền có thể phân quyền chi tiết cho từng cá nhân, tách biệt rõ nhân sự chấm thầu và nhân sự hỗ trợ các bên đấu thầu. Mỗi nhân sự chỉ được thực hiện đúng những chức năng đã được phân quyền, từ xem hồ sơ mời thầu, đánh giá kỹ thuật, so sánh giá đến tổng hợp hoặc duyệt kết quả cuối cùng. Điều này giúp hạn chế tối đa rủi ro xung đột lợi ích và đảm bảo tính công bằng trong đấu thầu xây dựng.
Minh bạch và trách nhiệm trong chấm thầu xây dựng
Một ưu điểm nổi bật khi phân quyền chấm thầu trên Greensys ERP là toàn bộ thao tác đều được ghi nhận và lưu vết trên hệ thống. Ai thực hiện chấm thầu, chấm nội dung gì, vào thời điểm nào đều có dữ liệu rõ ràng để đối soát khi cần. Nhờ đó, doanh nghiệp xây dựng có thể dễ dàng kiểm tra lại quá trình chấm thầu, giải trình với ban lãnh đạo hoặc chủ đầu tư, đồng thời sử dụng dữ liệu lịch sử để đánh giá năng lực nhà thầu cho các dự án tiếp theo.
Việc chấm thầu không còn phụ thuộc vào cảm tính hay mối quan hệ, mà dựa trên dữ liệu và quy trình minh bạch. Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả đấu thầu xây dựng, giảm tranh chấp trong quá trình thi công và kiểm soát tốt chi phí dự án.
Kết luận
Phân quyền chấm thầu trong đấu thầu xây dựng là một bài toán phức tạp, nhưng nếu không được quản lý bằng hệ thống, sự phức tạp đó rất dễ trở thành rủi ro. Greensys ERP giúp doanh nghiệp xây dựng chuẩn hóa và kiểm soát toàn bộ quy trình phân quyền chấm thầu, từ con người, chức năng đến dữ liệu, đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong dài hạn.
Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng cạnh tranh, đấu thầu xây dựng bài bản và chấm thầu minh bạch không chỉ là yêu cầu quản lý, mà còn là lợi thế giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
