Trong quản lý đấu thầu xây dựng, so sánh giá thầu không đơn thuần là chọn ra mức giá thấp nhất, mà là quá trình đánh giá tổng thể giữa chi phí, năng lực nhà thầu và mức độ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của gói thầu. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp xây dựng vẫn đang thực hiện so sánh giá bằng Excel, email và các bảng tổng hợp thủ công. Khi số lượng nhà thầu tăng lên, hồ sơ phức tạp hơn, cách làm này nhanh chóng bộc lộ hạn chế: dữ liệu phân tán, khó đối chiếu, dễ nhầm lẫn và rất khó truy vết khi cần rà soát lại quyết định chọn thầu.
Đó là lý do các doanh nghiệp xây dựng đang dần chuyển sang sử dụng hệ thống ERP chuyên ngành để quản lý chấm thầu và so sánh giá một cách bài bản hơn. Trong đó, GREENSYS ERP được thiết kế riêng cho đặc thù đấu thầu xây dựng, giúp quá trình so sánh giá thầu trở nên chính xác, minh bạch và có kiểm soát.
Vì sao so sánh giá thầu theo cách thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro?
Hồ sơ dự thầu trong xây dựng thường bao gồm nhiều lớp thông tin: báo giá chi tiết theo hạng mục, vật tư, nhân công, thiết bị, kèm theo các tiêu chí kỹ thuật và điều kiện thực hiện. Khi mỗi nhà thầu gửi hồ sơ theo một định dạng khác nhau, việc tổng hợp và so sánh thủ công rất dễ xảy ra sai sót. Không ít trường hợp doanh nghiệp lựa chọn nhà thầu dựa trên giá tổng thấp, nhưng bỏ qua những khác biệt quan trọng về kỹ thuật hoặc phạm vi công việc, dẫn đến phát sinh chi phí và tranh chấp trong quá trình thi công.
Ngoài ra, việc chấm thầu phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân cũng khiến quá trình chọn thầu thiếu tính nhất quán. Khi cần kiểm tra, đối soát hoặc giải trình quyết định, doanh nghiệp gặp khó khăn vì dữ liệu không được lưu trữ tập trung và thiếu lịch sử đánh giá rõ ràng.
GREENSYS ERP – nền tảng so sánh giá thầu tập trung cho ngành xây dựng
Với GREENSYS ERP, toàn bộ hồ sơ dự thầu của các nhà thầu tham gia được tập trung trên một hệ thống duy nhất, gắn trực tiếp với từng gói thầu. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu, cho phép ban chấm thầu xem và so sánh hồ sơ báo giá của các nhà thầu trên cùng một mặt bằng thông tin, thay vì xử lý rời rạc qua nhiều file như trước đây.
Không chỉ dừng lại ở việc so sánh giá, GREENSYS ERP còn hỗ trợ đánh giá mức độ đáp ứng tiêu chí kỹ thuật của từng nhà thầu, ghi nhận đầy đủ ý kiến chấm thầu của các nhân sự tham gia, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn có căn cứ rõ ràng và minh bạch.
Quy trình so sánh giá thầu trên GREENSYS ERP được xây dựng theo đúng nghiệp vụ thực tế tại các doanh nghiệp xây dựng, đảm bảo dễ sử dụng nhưng vẫn kiểm soát chặt chẽ từng bước.
Bước 1: Chọn gói thầu cần so sánh giá và chọn thầu
Người chấm thầu truy cập hệ thống và lựa chọn gói thầu cần thực hiện chấm thầu. Toàn bộ hồ sơ dự thầu của các nhà thầu đã nộp sẽ được hệ thống tự động tổng hợp theo đúng gói thầu tương ứng.
Bước 2: Thực hiện đánh giá và lựa chọn nhà thầu
- Bước 2.1: Xem hồ sơ báo giá của từng nhà thầu
Hệ thống hiển thị đầy đủ hồ sơ báo giá mà các nhà thầu đã nộp, giúp kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ và chi tiết của từng báo giá.
- Bước 2.2: Xem và đối chiếu tiêu chí kỹ thuật
So sánh mức độ đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật của từng nhà thầu so với yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, tránh việc chỉ đánh giá dựa trên giá.
- Bước 2.3: So sánh giá giữa các nhà thầu
Giá thầu được thống kê rõ ràng trên cùng 1 trang dữ liệu, cho phép nhận diện nhanh sự chênh lệch và đánh giá tính hợp lý của từng báo giá.
- Bước 2.4: Ghi nhận đánh giá chọn thầu
Các nhân sự tham gia chấm thầu ghi nhận nhận xét, đánh giá và đề xuất lựa chọn nhà thầu trực tiếp trên hệ thống. Mọi ý kiến đều được lưu vết đầy đủ.
- Bước 2.5: Chọn nhà thầu đáp ứng
Sau khi tổng hợp đánh giá, người phụ trách thực hiện thao tác chọn nhà thầu đáp ứng và ghi rõ lý do lựa chọn.
Bước 3: Duyệt kết quả chọn thầu
Hồ sơ chọn thầu được chuyển sang bước duyệt theo phân quyền nội bộ. Khi được phê duyệt, kết quả chọn thầu chính thức được ghi nhận trên hệ thống và sẵn sàng liên thông sang các bước tiếp theo như lập hợp đồng, phân chia sản lượng.
Lợi ích khi so sánh giá thầu bằng GREENSYS ERP
Việc áp dụng GREENSYS ERP vào so sánh giá thầu giúp doanh nghiệp xây dựng giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế sai sót do thao tác thủ công và tăng độ chính xác trong quá trình ra quyết định. Dữ liệu chấm thầu được quản lý tập trung, dễ truy xuất và minh bạch, giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi làm việc với chủ đầu tư, nhà thầu và các đơn vị kiểm tra.
Quan trọng hơn, quá trình so sánh giá và chọn thầu không còn phụ thuộc vào cảm tính cá nhân, mà được xây dựng dựa trên dữ liệu và tiêu chí rõ ràng, phù hợp với đặc thù phức tạp của ngành xây dựng.
Kết luận
So sánh giá thầu xây dựng là một nghiệp vụ đòi hỏi sự chính xác và kiểm soát cao. Trong bối cảnh các dự án ngày càng lớn và yêu cầu minh bạch ngày càng chặt chẽ, việc quản lý chấm thầu bằng Excel và email không còn phù hợp. Với GREENSYS ERP, doanh nghiệp xây dựng có thể chuẩn hóa toàn bộ quy trình so sánh giá và chọn thầu, từ đó kiểm soát tốt chi phí, lựa chọn đúng nhà thầu và nâng cao hiệu quả quản lý đấu thầu một cách bền vững.
