Trong quy trình đấu thầu xây dựng, nhiều doanh nghiệp dành rất nhiều thời gian và công sức cho các bước lập hồ sơ mời thầu, nhận thầu, chấm thầu và so sánh giá. Tuy nhiên, trên thực tế, sau khi đã chọn được nhà thầu trúng thầu, một khâu quan trọng khác lại thường bị xử lý thủ công, rời rạc và tiềm ẩn nhiều rủi ro: tạo hợp đồng.
Không ít doanh nghiệp xây dựng vẫn đang làm hợp đồng bằng cách copy mẫu Word, chỉnh sửa thủ công từng hạng mục, từng dòng giá, từng điều khoản. Cách làm này không chỉ mất thời gian mà còn dễ sai sót, đặc biệt với các dự án có nhiều gói thầu, nhiều nhà thầu phụ và bảng giá phức tạp. Đây chính là lý do các hệ thống ERP chuyên ngành, trong đó có Greensys ERP, được đưa vào để hoàn thiện chuỗi quản lý đấu thầu xây dựng theo hướng khép kín và kiểm soát được.
Vì sao tạo hợp đồng sau đấu thầu xây dựng thường phát sinh rủi ro?
Trong thực tế triển khai dự án, kết quả đấu thầu thường được duyệt trên bảng so sánh giá hoặc biên bản chọn thầu. Tuy nhiên, khi chuyển sang bước lập hợp đồng, dữ liệu lại không được liên thông trực tiếp mà phải nhập lại thủ công. Điều này dễ dẫn đến nhiều vấn đề như:
Giá trị hợp đồng không khớp hoàn toàn với bảng giá trúng thầu đã duyệt, do sai sót khi nhập liệu hoặc chỉnh sửa nhầm phiên bản. Khối lượng giao thầu trong hợp đồng khác với khối lượng đã phân chia ở bước trước. Điều khoản hợp đồng sử dụng nhầm mẫu cũ, không đúng loại hợp đồng đã thỏa thuận trong quá trình đấu thầu. Ngoài ra, thời gian soạn thảo và kiểm tra hợp đồng kéo dài khiến tiến độ triển khai dự án bị chậm ngay từ giai đoạn đầu.
Với những doanh nghiệp xây dựng thực hiện nhiều gói thầu song song, những rủi ro này nếu lặp lại nhiều lần sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản lý dự án và uy tín của doanh nghiệp.
Tự động tạo hợp đồng – mắt xích còn thiếu trong quản lý đấu thầu xây dựng
Để giải quyết triệt để bài toán này, xu hướng hiện nay là tự động hóa bước tạo hợp đồng ngay sau khi có kết quả đấu thầu xây dựng. Khi dữ liệu đấu thầu, so sánh giá và phân chia sản lượng đã được duyệt trên hệ thống, hợp đồng cần được tạo ra dựa trên chính những dữ liệu đó, thay vì nhập lại từ đầu.
Đây cũng là cách mà Greensys ERP đang hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng. Hệ thống cho phép tự động tạo hợp đồng chính từ bảng giá đã được duyệt, đảm bảo tính thống nhất giữa kết quả đấu thầu và nội dung hợp đồng giao thầu.
Greensys ERP tự động tạo hợp đồng như thế nào sau đấu thầu xây dựng?
Trong Greensys ERP, hợp đồng không phải là một nghiệp vụ tách rời, mà là bước tiếp theo trong chuỗi quản lý đấu thầu xây dựng khép kín. Sau khi doanh nghiệp hoàn tất các bước chấm thầu, so sánh giá và phân chia sản lượng cho nhà thầu trúng thầu, hệ thống cho phép tạo hợp đồng trực tiếp từ dữ liệu đã được phê duyệt.
Toàn bộ giá trị, khối lượng, danh mục công việc, nhà thầu và loại hợp đồng đều được lấy từ bảng giá giao thầu trên hệ thống. Điều này giúp đảm bảo hợp đồng phản ánh đúng và đủ nội dung đã được thống nhất trong quá trình đấu thầu, hạn chế tối đa sai lệch do thao tác thủ công.
Chỉ với 3 bước đơn giản để tạo hợp đồng tự động trên Greensys ERP
Một điểm mạnh của Greensys ERP là quy trình thao tác ngắn gọn, dễ hiểu, phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp xây dựng. Người dùng có thể tạo hợp đồng tự động chỉ với ba bước cơ bản.
Ở bước đầu tiên, người dùng thực hiện thao tác bấm “Tạo hợp đồng tự động” trên hệ thống. Tại thời điểm này, Greensys ERP sẽ tự động lấy dữ liệu từ bảng giá giao thầu đã được duyệt trong quy trình đấu thầu xây dựng.
Sang bước thứ hai, người dùng chọn loại hợp đồng phù hợp với gói thầu, chẳng hạn như hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá hay hợp đồng theo khối lượng thực hiện. Việc lựa chọn đúng loại hợp đồng giúp hệ thống áp dụng đúng mẫu và cấu trúc điều khoản đã được thiết lập sẵn.
Cuối cùng, ở bước thứ ba, người dùng chỉ cần bấm “Tạo”. Hệ thống sẽ tự động sinh hợp đồng chính với đầy đủ thông tin: nhà thầu trúng thầu, giá trị hợp đồng, khối lượng giao thầu, danh mục công việc và các điều khoản cơ bản. Hợp đồng sau đó có thể đưa vào quy trình duyệt nội bộ, in ấn hoặc gửi cho nhà thầu theo đúng quy trình của doanh nghiệp.
Lợi ích khi tự động tạo hợp đồng trong đấu thầu xây dựng bằng Greensys ERP
Việc tự động hóa bước tạo hợp đồng mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp xây dựng. Trước hết, toàn bộ dữ liệu từ đấu thầu đến hợp đồng được liên thông, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ và tránh sai lệch. Thứ hai, thời gian lập hợp đồng được rút ngắn đáng kể, giúp dự án nhanh chóng chuyển sang giai đoạn triển khai thực tế.
Quan trọng hơn, việc tạo hợp đồng tự động giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản lý đấu thầu xây dựng. Khi cần đối soát, kiểm tra hoặc làm việc với nhà thầu, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu và chứng minh sự thống nhất giữa kết quả đấu thầu và hợp đồng đã ký.
Kết luận
Trong bối cảnh đấu thầu xây dựng ngày càng phức tạp và đòi hỏi quản lý chặt chẽ, việc chỉ dừng lại ở chấm thầu và chọn thầu là chưa đủ. Doanh nghiệp cần một hệ thống giúp kết nối liền mạch từ đấu thầu đến ký kết hợp đồng. Với tính năng tự động tạo hợp đồng chỉ trong 3 bước, Greensys ERP đang giúp các doanh nghiệp xây dựng giải quyết hiệu quả một trong những khâu dễ phát sinh rủi ro nhất, đồng thời nâng cao năng lực quản trị dự án một cách bền vững.
