Trong hoạt động xây dựng, chấm thầu luôn là khâu nhạy cảm và tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong hồ sơ, một bước đánh giá thiếu căn cứ hoặc một quyết định không rõ nguồn dữ liệu, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tranh chấp, đội chi phí và kéo dài tiến độ dự án. Thực tế cho thấy, phần lớn các vấn đề này không xuất phát từ năng lực con người, mà đến từ cách quản lý đấu thầu rời rạc, thiếu hệ thống.
Đó cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp xây dựng chuyển sang chấm thầu trên nền tảng ERP chuyên ngành, trong đó Greensys ERP được đánh giá cao nhờ khả năng quản lý đấu thầu khép kín, minh bạch và có kiểm soát.
Vì sao chấm thầu xây dựng khó minh bạch nếu quản lý thủ công?
Ở nhiều doanh nghiệp, quy trình đấu thầu thường bị chia cắt thành nhiều mảng rời rạc. Kế hoạch mua sắm lập một nơi, hồ sơ mời thầu lưu ở nơi khác, báo giá gửi qua email, chấm thầu bằng Excel và quyết định chọn thầu lại phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân. Khi số lượng gói thầu tăng lên, nhà thầu phụ nhiều hơn và yêu cầu kiểm soát ngày càng chặt chẽ, cách làm này nhanh chóng bộc lộ hạn chế.
Hồ sơ dễ thất lạc, phiên bản báo giá khó kiểm soát, tiêu chí đánh giá không đồng nhất và đặc biệt là không có dữ liệu lịch sử để đối soát. Khi phát sinh tranh chấp hoặc cần giải trình với lãnh đạo, chủ đầu tư, doanh nghiệp thường gặp khó vì không thể chứng minh được toàn bộ quá trình chấm thầu diễn ra minh bạch.
Greensys ERP – nền tảng chấm thầu xây dựng minh bạch từ gốc
Greensys ERP tiếp cận bài toán đấu thầu theo hướng quản lý xuyên suốt từ đầu đến cuối, thay vì chỉ tập trung vào khâu so sánh giá. Hệ thống xây dựng một quy trình khép kín, nơi mọi dữ liệu đều liên thông và có kiểm soát.
Quy trình này bắt đầu ngay từ quản lý gói thầu và lập kế hoạch mua sắm. Mỗi gói thầu được xác định rõ phạm vi công việc, ngân sách, khối lượng dự kiến và kế hoạch lựa chọn nhà thầu phụ. Dữ liệu này trở thành nền tảng để triển khai các bước đấu thầu tiếp theo, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng mời thầu nhưng thiếu căn cứ về nhu cầu thực tế.
Song song đó, đánh giá nhà thầu phụ được thực hiện một cách bài bản trên hệ thống. Greensys ERP cho phép doanh nghiệp đánh giá năng lực, uy tín và hiệu quả thực hiện của các nhà thầu phụ theo bộ tiêu chí chuẩn. Kết quả đánh giá được lưu trữ xuyên suốt, trở thành cơ sở xếp hạng và sàng lọc nhà thầu cho các đợt mời thầu sau, thay vì phụ thuộc vào cảm tính hay mối quan hệ.
Chuẩn hóa từ hồ sơ mời thầu đến nộp thầu
Khi triển khai quản lý hồ sơ mời thầu trên Greensys ERP, toàn bộ HSMT được lập, lưu trữ và kiểm soát tập trung. Mỗi gói thầu có đầy đủ thông tin về danh sách nhà thầu được mời, nhân sự chấm thầu, nhân sự hỗ trợ và các mốc thời gian quan trọng. Mọi điều chỉnh, gia hạn hay cập nhật đều được hệ thống ghi nhận lịch sử, đảm bảo tính minh bạch và nhất quán.
Đến giai đoạn nộp thầu, các nhà thầu phụ thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp trên hệ thống. Thời điểm nộp thầu được ghi nhận tự động, không thể can thiệp hay chỉnh sửa sau hạn chót. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn tranh cãi liên quan đến việc nộp sớm – muộn hoặc thiếu hồ sơ mà chỉ phát hiện khi đã mở thầu.
So sánh giá và chấm thầu có căn cứ, giảm rủi ro cảm tính
Một trong những điểm mạnh nổi bật của Greensys ERP là khả năng so sánh giá và chọn thầu trên cùng một nền dữ liệu thống nhất. Hệ thống tự động tổng hợp toàn bộ hồ sơ báo giá của các nhà thầu, cho phép người chấm thầu xem chi tiết từng hạng mục, so sánh giá theo cùng cấu trúc và đánh giá mức độ đáp ứng tiêu chí kỹ thuật.
Thay vì mỗi người chấm một kiểu, Greensys ERP cho phép ghi nhận đánh giá chọn thầu của từng nhân sự tham gia, từ đó tổng hợp và đối chiếu kết quả một cách minh bạch. Quyết định chọn thầu không còn là ý kiến đơn lẻ, mà dựa trên dữ liệu, tiêu chí rõ ràng và có người chịu trách nhiệm.
Sau khi chọn thầu, hệ thống tiếp tục hỗ trợ phân chia sản lượng và tạo bảng giá giao thầu. Đây là bước thường gây nhiều sai sót nếu làm thủ công, do phải đối chiếu lại khối lượng, đơn giá và phạm vi công việc. Với ERP, dữ liệu được kế thừa trực tiếp từ kết quả chấm thầu, giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn và tranh chấp sau này.
Hoàn thiện quy trình bằng hợp đồng nhà thầu phụ
Khác với cách quản lý truyền thống, nơi dữ liệu đấu thầu thường “đứt gãy” sau khi chọn thầu, Greensys ERP cho phép tạo hợp đồng với nhà thầu phụ ngay trên hệ thống. Toàn bộ thông tin về giá, khối lượng, điều kiện thương mại được kế thừa từ quá trình đấu thầu, đảm bảo tính nhất quán và dễ kiểm soát trong suốt vòng đời dự án.
Kết luận
Chấm thầu xây dựng minh bạch không thể đạt được nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm hay sự cẩn trọng của con người. Điều doanh nghiệp cần là một hệ thống đủ sâu cho ngành xây dựng, đủ chặt để kiểm soát rủi ro và đủ linh hoạt để theo kịp thực tế dự án.
Với quy trình quản lý đấu thầu khép kín từ lập kế hoạch mua sắm, đánh giá nhà thầu phụ, mời thầu, nộp thầu, so sánh giá, chọn thầu đến ký hợp đồng, Greensys ERP đang giúp nhiều doanh nghiệp xây dựng từng bước chuẩn hóa và minh bạch hóa hoạt động chấm thầu – không chỉ để “đúng quy trình”, mà để chọn đúng nhà thầu và tối ưu hiệu quả dự án.
