Trong doanh nghiệp xây dựng, việc nhân sự thường xuyên đi công trình là điều tất yếu. Kỹ sư, giám sát, đội thi công không làm việc cố định tại văn phòng mà di chuyển liên tục theo tiến độ dự án. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý nhân sự bằng hồ sơ giấy và các file rời rạc, dẫn đến tình trạng dữ liệu không đồng bộ, khó kiểm soát và tiềm ẩn nhiều rủi ro vận hành.
Vấn đề không nằm ở việc nhân sự đi công trình, mà nằm ở cách doanh nghiệp đang quản lý thông tin nhân sự chưa theo kịp thực tế vận hành.
Hồ sơ giấy không theo kịp dòng dịch chuyển của nhân sự
Khi hồ sơ nhân sự được lưu trữ bằng giấy hoặc file Excel riêng lẻ, mỗi lần nhân sự điều động sang công trình mới, HR phải cập nhật thủ công. Thực tế, nhiều thông tin chỉ được ghi nhận tạm thời hoặc cập nhật chậm, dẫn đến sai lệch giữa dữ liệu quản lý và tình trạng làm việc thực tế.
Việc thất lạc hợp đồng, phụ lục, quyết định điều động không chỉ khiến HR mất thời gian tìm kiếm mà còn làm tăng rủi ro tranh chấp và khó khăn khi đối soát quyền lợi cho người lao động.
Dữ liệu nhân sự bị “đứt gãy” giữa HR – công trình – kế toán
Trong mô hình quản lý thủ công, mỗi bộ phận thường sử dụng một bộ dữ liệu riêng. Ban chỉ huy công trình nắm danh sách nhân sự làm việc thực tế, phòng HR giữ hồ sơ nhân sự, còn kế toán dựa vào bảng lương và tạm ứng.
Khi không có một hệ thống dữ liệu chung, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng nhân sự đã chuyển công trình nhưng lương vẫn tính ở công trình cũ, hoặc nhân sự đã nghỉ việc nhưng vẫn còn phát sinh ngày công. Những sai lệch này gây thất thoát chi phí và làm tăng khối lượng xử lý sai sót cho HR và kế toán.
HR mất kiểm soát khi phải “chạy theo” công trình
Khi số lượng công trình tăng, HR buộc phải liên tục liên hệ với các công trường để cập nhật danh sách nhân sự, ngày công và tình trạng làm việc. Thay vì tập trung vào quản trị và hoạch định, HR trở thành bộ phận tổng hợp thông tin thủ công, phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo từ hiện trường.
Cách làm này không thể mở rộng khi doanh nghiệp phát triển, và sớm hay muộn sẽ dẫn đến quá tải, chậm trễ và sai sót trong quản lý nhân sự.
Gốc rễ vấn đề nằm ở cách quản lý, không phải ở con người
Nhiều doanh nghiệp phản ứng bằng cách siết chặt quy trình, yêu cầu báo cáo nhiều hơn hoặc tăng nhân sự HR. Tuy nhiên, nếu nền tảng quản lý vẫn là hồ sơ giấy và file rời, vấn đề chỉ được “vá” tạm thời chứ không được giải quyết triệt để.
Giải pháp bền vững nằm ở việc số hóa hồ sơ và đồng bộ dữ liệu nhân sự theo thời gian thực, phù hợp với đặc thù nhân sự phân tán của ngành xây dựng.
Greensys ERP giúp số hóa và quản lý hồ sơ nhân sự tập trung
Module HR của Greensys ERP cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự dưới dạng dữ liệu số. Từ thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quyết định điều động đến lịch sử làm việc tại các công trình đều được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất.
Nhờ đó, HR không còn phụ thuộc vào hồ sơ giấy hay file cá nhân, giảm đáng kể rủi ro thất lạc và sai lệch dữ liệu.
Quản lý nhân sự đi công trình theo thời gian thực
Greensys ERP hỗ trợ quản lý nhân sự theo từng công trình, từng giai đoạn làm việc. Khi nhân sự được điều động, thông tin được cập nhật ngay trên hệ thống và đồng bộ cho các bộ phận liên quan.
Dữ liệu chấm công, vị trí làm việc và thời gian công tác được ghi nhận rõ ràng, giúp doanh nghiệp nắm chính xác ai đang làm việc ở đâu, trong khoảng thời gian nào và thuộc dự án nào.
Liên thông HR – công trình – kế toán, xóa bỏ dữ liệu rời rạc
Một trong những điểm mạnh của Greensys ERP là khả năng liên kết dữ liệu giữa các phòng ban. Khi nhân sự thay đổi công trình, dữ liệu không chỉ cập nhật trong module HR mà còn tự động phản ánh vào chấm công và tính lương.
Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót phổ biến như tính lương sai công trình, chậm đối soát tạm ứng hoặc phát sinh công nợ lương không rõ ràng.
Quản lý nhân sự đi công trình không còn là bài toán khó
Khi hồ sơ nhân sự được số hóa và dữ liệu được đồng bộ, việc nhân sự đi công trình không còn là gánh nặng cho HR. Doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ vòng đời nhân sự, ngay cả khi nhân sự làm việc phân tán tại nhiều công trình khác nhau.
Greensys ERP không chỉ giúp giải quyết vấn đề hiện tại mà còn tạo nền tảng quản trị nhân sự vững chắc để doanh nghiệp xây dựng mở rộng quy mô mà không lo mất kiểm soát.
