Trong hoạt động quản lý dự án xây dựng, lập và kiểm soát ngân sách luôn là một trong những công việc nhạy cảm nhất. Chỉ cần sai lệch một con số nhỏ ở giai đoạn đầu, đến khi dự án kết thúc, phần chênh lệch có thể đã lên đến hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng. Tuy vậy, thực tế tại nhiều doanh nghiệp xây dựng hiện nay, ngân sách dự án vẫn chủ yếu được lập và theo dõi bằng Excel – một công cụ quen thuộc nhưng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro khi quy mô dự án ngày càng lớn.
Ở giai đoạn đầu, Excel mang lại cảm giác linh hoạt và chủ động. Người làm dự toán có thể nhanh chóng lập bảng ngân sách, chỉnh sửa, thêm bớt hạng mục, cập nhật số liệu theo tình hình thực tế. Chi phí triển khai gần như bằng không, ai cũng có thể sử dụng. Chính vì vậy, Excel trở thành lựa chọn mặc định cho hầu hết doanh nghiệp xây dựng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tuy nhiên, vấn đề chỉ bắt đầu khi doanh nghiệp không còn quản lý một dự án đơn lẻ, mà triển khai nhiều công trình song song, mỗi dự án lại chia thành nhiều giai đoạn, nhiều hạng mục và có nhiều bộ phận cùng tham gia quản lý. Khi đó, Excel không còn là công cụ hỗ trợ, mà dần trở thành “điểm nghẽn” trong kiểm soát ngân sách.
Quản lý ngân sách dự án bằng Excel tạo ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp
Khi ngân sách dự án bị chia nhỏ thành quá nhiều file Excel
Một thực tế dễ thấy là mỗi dự án xây dựng thường không chỉ có một file ngân sách duy nhất. Ban đầu là file ngân sách tổng, sau đó phát sinh thêm file chi tiết theo hạng mục, theo giai đoạn, theo đội thi công hoặc nhà thầu phụ. Phòng dự án có một bản, kế toán dự án giữ một bản, chỉ huy trưởng công trình lại lưu một bản khác. Các file này liên tục được gửi qua email, Zalo, hoặc lưu trên các thư mục chung.
Ở giai đoạn đầu, việc này có vẻ vẫn kiểm soát được. Nhưng khi dự án bước vào giai đoạn thi công cao điểm, chỉ cần một file chưa được cập nhật, một công thức bị chỉnh nhầm, hay một phiên bản cũ bị sử dụng lại, toàn bộ số liệu ngân sách có thể lệch mà không ai phát hiện ngay.
Điều nguy hiểm là sai lệch ngân sách trong xây dựng thường không bộc lộ tức thì. Phải đến khi chi phí phát sinh đã vượt ngưỡng cho phép, hoặc khi quyết toán dự án, doanh nghiệp mới nhận ra vấn đề. Lúc đó, việc truy ngược nguyên nhân từ hàng chục file Excel gần như là bất khả thi.
Excel không kiểm soát được trạng thái ngân sách
Một hạn chế lớn khác của Excel là không quản lý được trạng thái ngân sách dự án. Trong thực tế, ngân sách xây dựng luôn trải qua nhiều bước: đang lập, chờ duyệt, đã duyệt, điều chỉnh. Tuy nhiên, với Excel, việc phân biệt các trạng thái này thường chỉ dựa vào ghi chú thủ công, đổi màu ô, hoặc đơn giản là ghi nhớ trong đầu người phụ trách.
Hệ quả là rất dễ xảy ra tình trạng:
- Chi phí được ghi nhận vào ngân sách chưa được phê duyệt
- Ban lãnh đạo không nắm được ngân sách nào đang “treo”
- Mất nhiều thời gian xác nhận lại giữa các bộ phận
Khi ngân sách không được kiểm soát theo trạng thái rõ ràng, rủi ro tài chính của dự án tăng lên đáng kể, đặc biệt với các công trình có thời gian thi công dài.
Ngân sách trong Excel thiếu sự liên kết với tiến độ và chi phí thực tế
Trong quản lý dự án xây dựng, ngân sách chỉ thực sự có ý nghĩa khi được đặt trong mối quan hệ với tiến độ và chi phí phát sinh thực tế. Tuy nhiên, đa phần các file Excel ngân sách hiện nay tồn tại độc lập, không liên thông với kế hoạch thi công hay dữ liệu chi phí phát sinh tại công trình.
Điều này khiến doanh nghiệp khó trả lời những câu hỏi rất cơ bản nhưng quan trọng, như: hạng mục nào đang có nguy cơ vượt ngân sách, vượt ở giai đoạn nào, và nếu tiếp tục theo tiến độ hiện tại thì tổng mức vượt sẽ là bao nhiêu. Khi không có cảnh báo sớm, doanh nghiệp chỉ có thể phản ứng khi sự việc đã rồi.
Khi Excel không còn đủ cho quản lý ngân sách dự án xây dựng
Excel vẫn có chỗ đứng trong những dự án nhỏ, ít biến động. Nhưng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, triển khai nhiều dự án song song, ngân sách chia theo nhiều lớp và nhiều cấp phê duyệt, Excel bắt đầu bộc lộ rõ giới hạn. Lúc này, vấn đề không còn là dùng Excel giỏi hay chưa, mà là Excel không được thiết kế để xử lý bài toán quản trị phức tạp của ngành xây dựng.
Quản lý ngân sách thông minh bằng Greensys ERP
Greensys ERP: Quản lý ngân sách dự án theo cách có kiểm soát
Thay vì tiếp tục “vá” Excel bằng thêm file và thêm công thức, nhiều doanh nghiệp xây dựng đã lựa chọn quản lý ngân sách trực tiếp trên hệ thống Greensys ERP – một hệ thống ERP được thiết kế riêng cho đặc thù ngành xây dựng.
Với Greensys ERP, ngân sách dự án không còn là một bảng số liệu tĩnh. Ngay từ đầu, ngân sách được lập theo từng giai đoạn của dự án, gắn trực tiếp với kế hoạch thi công. Mỗi ngân sách đều có trạng thái rõ ràng như đang lập, chờ duyệt hay đã duyệt, giúp ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan nắm được chính xác tình hình ngân sách tại mọi thời điểm.
Đặc biệt, hệ thống cho phép quản lý ngân sách chi tiết theo từng hạng mục công việc. Mỗi hạng mục đều được theo dõi song song giữa ngân sách kế hoạch và chi phí phát sinh thực tế, từ đó cảnh báo sớm các nguy cơ vượt ngân sách. Thay vì chờ đến cuối dự án mới tổng hợp, doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngay trong quá trình thi công.
Kết luận
Excel không phải là nguyên nhân gây rủi ro, nhưng việc phụ thuộc quá nhiều vào Excel trong quản lý ngân sách dự án xây dựng chính là vấn đề. Càng nhiều file Excel, càng khó kiểm soát và càng dễ xảy ra sai lệch mà không ai kịp thời phát hiện.
Trong bối cảnh các doanh nghiệp xây dựng ngày càng triển khai nhiều dự án cùng lúc, việc chuyển sang quản lý ngân sách trên một hệ thống tập trung như Greensys ERP không chỉ là nâng cấp công cụ, mà là thay đổi cách kiểm soát tài chính dự án – từ bị động sang chủ động, từ cảm tính sang dữ liệu.
