Trong đấu thầu xây dựng, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý theo cách “đứt đoạn”: hồ sơ mời thầu một nơi, báo giá một nơi, bảng giao thầu Excel một file khác, còn hợp đồng thì lại soạn thủ công. Khi quy mô gói thầu lớn dần, số lượng nhà thầu phụ nhiều lên, cách làm này nhanh chóng bộc lộ hàng loạt rủi ro: sai lệch số liệu, thiếu căn cứ khi so sánh giá, khó kiểm soát sản lượng giao thầu và đặc biệt là mất rất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu.
Thực tế cho thấy, đấu thầu xây dựng chỉ hiệu quả khi toàn bộ quy trình từ đấu thầu – giao thầu – ký hợp đồng được liên thông trên cùng một hệ thống. Đây cũng là lý do các doanh nghiệp xây dựng hiện nay đang dần chuyển sang các hệ thống ERP chuyên ngành, thay vì quản lý rời rạc bằng Excel và email.
Vì sao cần liên thông đấu thầu – giao thầu – hợp đồng trong quản lý xây dựng?
Trong một dự án xây dựng, dữ liệu đấu thầu không chỉ phục vụ cho việc chọn nhà thầu, mà còn là nền tảng để:
- Lập kế hoạch mua sắm chính xác
- Đánh giá năng lực và lịch sử nhà thầu phụ
- Phân chia sản lượng gói thầu hợp lý
- Tạo bảng giá giao thầu và hợp đồng đúng theo kết quả đã duyệt
Nếu các bước này không liên thông, doanh nghiệp sẽ phải nhập liệu lại nhiều lần, dẫn đến sai số, thiếu minh bạch và khó kiểm soát trách nhiệm khi có phát sinh.
Greensys ERP – Liên thông toàn bộ quy trình đấu thầu xây dựng trên một hệ thống
Với đặc thù được thiết kế riêng cho ngành xây dựng, Greensys ERP cho phép doanh nghiệp quản lý xuyên suốt từ khâu đấu thầu đến giao thầu và ký hợp đồng, tất cả trên một nền tảng duy nhất.
1. Quản lý gói thầu & lập kế hoạch mua sắm
Ngay từ đầu, mỗi gói thầu xây dựng được quản lý tập trung trên hệ thống: thông tin dự án, hạng mục, khối lượng, ngân sách dự kiến. Từ đó, bộ phận liên quan có thể lập kế hoạch mua sắm phù hợp, tránh tình trạng phát sinh ngoài kiểm soát khi triển khai thực tế.
2. Quản lý hồ sơ mời thầu & nộp thầu
Greensys ERP cho phép quản lý toàn bộ hồ sơ mời thầu, hồ sơ nộp thầu theo từng gói thầu cụ thể. Mỗi nhà thầu phụ tham gia đều có dữ liệu lưu trữ riêng, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, đối chiếu và tránh thất lạc tài liệu – một vấn đề rất phổ biến trong đấu thầu xây dựng truyền thống.
3. So sánh giá và đánh giá nhà thầu phụ
Hệ thống hỗ trợ:
- So sánh giá giữa các nhà thầu
- Xem xét tiêu chí kỹ thuật
- Đánh giá tổng thể để chọn thầu
Toàn bộ dữ liệu đánh giá được lưu lại làm căn cứ minh bạch cho việc ra quyết định, đồng thời phục vụ kiểm tra, rà soát sau này.
4. Phân chia sản lượng gói thầu minh bạch, có kiểm soát
Sau khi chọn thầu, Greensys ERP cho phép phân chia sản lượng cho các nhà thầu phụ trúng thầu theo tỷ lệ hợp lý. Doanh nghiệp có thể:
- Phân chia trực tiếp trên hệ thống
- Hoặc phân chia bằng cách import dữ liệu từ Excel
Mọi thay đổi đều được ghi nhận, giúp ban quản lý kiểm soát rõ ràng sản lượng đã giao, tránh chồng chéo hoặc vượt khối lượng so với kế hoạch ban đầu.
5. Tạo bảng giá giao thầu & hợp đồng với nhà thầu phụ
Từ kết quả đấu thầu và phân chia sản lượng, hệ thống tự động:
- Tạo bảng giá giao thầu
- Liên thông dữ liệu để tạo hợp đồng với nhà thầu phụ
Việc này giúp giảm tối đa thao tác thủ công, hạn chế sai sót khi soạn hợp đồng và đảm bảo nội dung hợp đồng luôn bám sát kết quả đấu thầu xây dựng đã được phê duyệt.
Kết luận
Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng siết chặt quản lý chi phí và tiến độ, việc liên thông đấu thầu – giao thầu – hợp đồng không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp muốn vận hành bài bản và minh bạch.
Với Greensys ERP, doanh nghiệp xây dựng có thể quản lý toàn bộ quy trình đấu thầu trên một hệ thống thống nhất, giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý dự án ngay từ giai đoạn đầu.
