Thực trạng quen thuộc của doanh nghiệp xây dựng: Ngân sách đúng trên giấy, sai ngoài công trình
Trong rất nhiều doanh nghiệp xây dựng, ngân sách dự án thường được lập khá chi tiết ngay từ đầu. Có dự toán, có bóc tách khối lượng, có bảng chi phí cho từng hạng mục. Trên giấy tờ, mọi thứ đều “đúng kế hoạch”.
Thế nhưng khi dự án đi vào triển khai, chi phí phát sinh liên tục, dòng tiền ngày càng căng thẳng. Đến khi tổng hợp lại, doanh nghiệp mới nhận ra ngân sách đã vượt xa so với con số ban đầu. Điều này xảy ra không chỉ ở nhà thầu nhỏ mà cả các doanh nghiệp xây dựng quy mô lớn.
Ngân sách dự án xây dựng: Vấn đề không nằm ở con số
Ngân sách chỉ được lập một lần rồi “để đó”
Phần lớn doanh nghiệp xây dựng hiện nay lập ngân sách theo tư duy hoàn thành thủ tục ban đầu. Ngân sách được lập xong, lưu trong file Excel hoặc hồ sơ dự toán, sau đó gần như không được cập nhật trong suốt quá trình thi công.
Trong khi đó, dự án xây dựng luôn biến động từng ngày. Khi ngân sách không được theo dõi động theo thực tế, việc vượt chi gần như là điều không thể tránh khỏi.
Ngân sách không phản ánh đúng dòng tiền thực tế của dự án
Ngân sách thường được lập dựa trên dự toán kỹ thuật, nhưng dòng tiền thực tế lại phát sinh theo tiến độ, theo hợp đồng thầu phụ, theo tạm ứng và nghiệm thu. Nếu ngân sách không gắn với các nghiệp vụ này, doanh nghiệp sẽ không nhìn thấy bức tranh tài chính thật sự của dự án.
Những sai lầm phổ biến khiến ngân sách dự án luôn vượt chi
Không phân tách ngân sách theo từng giai đoạn thi công
Nhiều doanh nghiệp lập ngân sách tổng cho cả dự án nhưng không chia theo giai đoạn. Khi chi phí phát sinh, không ai xác định được khoản vượt chi nằm ở giai đoạn nào, hạng mục nào.
Hệ quả là doanh nghiệp chỉ phát hiện vấn đề khi tổng chi phí đã vượt ngưỡng cho phép, lúc đó việc điều chỉnh gần như không còn hiệu quả.
Chi trước – duyệt sau trở thành thói quen
Trong thực tế triển khai dự án, rất nhiều khoản chi được thực hiện khi ngân sách vẫn chưa được phê duyệt chính thức. Việc tạm ứng, thanh toán trước rồi bổ sung hồ sơ sau diễn ra khá phổ biến.
Khi ngân sách không có trạng thái kiểm soát rõ ràng, toàn bộ hệ thống quản lý tài chính dự án phụ thuộc vào con người, tiềm ẩn rủi ro rất lớn.
Chi phí phát sinh không được đối chiếu với ngân sách gốc
Các khoản chi cho thầu phụ, vật tư, nhân công thường được quản lý rời rạc. Nếu không gắn trực tiếp từng khoản chi với ngân sách đã lập, doanh nghiệp không thể biết chi phí đang “ăn” vào hạng mục nào và mức độ vượt chi ra sao.
Hệ quả khi ngân sách dự án vượt kiểm soát
Dòng tiền dự án bị bóp nghẹt
Khi chi phí vượt kế hoạch, doanh nghiệp buộc phải xoay vòng vốn hoặc vay ngắn hạn để duy trì tiến độ thi công. Điều này tạo áp lực lớn lên dòng tiền tổng thể.
Lợi nhuận dự án bị bào mòn nghiêm trọng
Nhiều dự án nhìn bề ngoài vẫn triển khai suôn sẻ nhưng thực chất lợi nhuận đã giảm mạnh do chi phí phát sinh không kiểm soát.
Ban lãnh đạo mất khả năng ra quyết định kịp thời
Khi không có dữ liệu ngân sách cập nhật theo thời gian thực, lãnh đạo chỉ nắm được tình hình khi dự án đã đi quá xa so với kế hoạch ban đầu.
Doanh nghiệp xây dựng cần thay đổi cách nhìn về ngân sách dự án
Ngân sách phải là dữ liệu “sống” xuyên suốt vòng đời dự án
Ngân sách không nên là một bảng kế hoạch tĩnh mà cần được cập nhật, theo dõi và đối chiếu liên tục từ lúc khởi tạo dự án cho đến khi quyết toán.
Ngân sách phải gắn với toàn bộ nghiệp vụ phát sinh
Từ hợp đồng thầu phụ, tạm ứng, nghiệm thu đến thanh toán, tất cả đều cần được liên kết trực tiếp với ngân sách đã duyệt để đảm bảo kiểm soát chi phí chặt chẽ.
Greensys ERP hỗ trợ kiểm soát ngân sách dự án như thế nào?
Lập ngân sách chi tiết theo giai đoạn và hạng mục
Greensys ERP cho phép lập kế hoạch ngân sách theo từng giai đoạn thi công, từng hạng mục công việc cụ thể, giúp doanh nghiệp nhìn rõ chi phí ngay từ đầu.
Theo dõi trạng thái ngân sách rõ ràng
Mỗi ngân sách đều có trạng thái như đang lập, chờ duyệt, đã duyệt, giúp kiểm soát việc chi tiêu trước khi phát sinh.
Đối chiếu chi phí thực tế với ngân sách theo thời gian thực
Mọi nghiệp vụ phát sinh trong dự án đều được đối chiếu trực tiếp với ngân sách đã lập, giúp doanh nghiệp phát hiện sớm dấu hiệu vượt chi và điều chỉnh kịp thời.
Kiểm soát ngân sách tốt là nền tảng của quản lý dự án hiệu quả
Rất nhiều dự án xây dựng thất bại không phải vì kỹ thuật mà vì mất kiểm soát tài chính. Khi ngân sách được quản lý bài bản, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát được chi phí mà còn chủ động dòng tiền, nâng cao lợi nhuận và ra quyết định chính xác hơn.
