Trong nhiều năm, hoạt động đấu thầu trong ngành xây dựng vẫn gắn liền với hồ sơ giấy, email rời rạc và vô số file Excel quản lý thủ công. Tuy nhiên, khi quy mô dự án ngày càng lớn, số lượng gói thầu nhiều hơn và yêu cầu minh bạch ngày càng chặt chẽ, cách làm truyền thống bộc lộ rõ những hạn chế.
Đó cũng là lý do nộp thầu online trong xây dựng đang trở thành xu hướng tất yếu, đặc biệt khi được triển khai trên các hệ thống ERP chuyên ngành.
Vì sao nộp thầu online trở thành xu hướng bắt buộc?
Thực tế tại nhiều doanh nghiệp xây dựng cho thấy, chỉ riêng khâu mời thầu – nộp thầu đã phát sinh hàng loạt vấn đề:
- Hồ sơ mời thầu thay đổi nhưng không cập nhật kịp cho tất cả nhà thầu
- Nộp thầu sát giờ, khó kiểm soát thời điểm chính xác
- File hồ sơ thiếu, sai định dạng nhưng chỉ phát hiện khi đã mở thầu
- Tranh cãi về việc gia hạn, hủy thầu hoặc mở thầu trước hạn
- Không có lịch sử thao tác rõ ràng để đối soát, kiểm toán
Trong bối cảnh đó, nộp thầu online thông qua hệ thống ERP không còn là lựa chọn mang tính thử nghiệm, mà trở thành giải pháp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình đấu thầu, giảm rủi ro và tăng tính minh bạch.
Những vấn đề phổ biến khi nộp thầu theo cách truyền thống
Hồ sơ mời thầu khó kiểm soát phiên bản
Việc tạo mới, chỉnh sửa hay gia hạn hồ sơ mời thầu thường được thực hiện qua email hoặc văn bản rời rạc. Chỉ cần một bên sử dụng nhầm phiên bản cũ, toàn bộ quy trình đấu thầu có thể bị ảnh hưởng.
Thời gian mời thầu – nộp thầu thiếu minh bạch
Nhiều doanh nghiệp vẫn ghi nhận thời gian nộp thầu thủ công, dễ phát sinh tranh cãi khi có sự cố kỹ thuật hoặc nộp sát hạn.
Quản lý tài khoản nhà thầu chưa chặt chẽ
Việc cấp tài khoản, quên mật khẩu, xác thực người nộp thầu thường xử lý thủ công, vừa mất thời gian vừa tiềm ẩn rủi ro bảo mật.
Dữ liệu không liên thông với các bước sau
Sau khi nộp thầu, hồ sơ thường được tải về xử lý riêng lẻ, không liên thông với bước chấm thầu, so sánh giá hay ký hợp đồng, khiến dữ liệu bị đứt gãy.
Nộp thầu online bằng GREENSYS ERP giải quyết vấn đề như thế nào?
Khi triển khai nộp thầu online trên hệ thống ERP chuyên cho ngành xây dựng, toàn bộ quy trình được số hóa và kiểm soát tập trung. Với Greensys ERP, doanh nghiệp có thể xử lý các nghiệp vụ đấu thầu một cách bài bản, từ mời thầu đến nộp thầu và mở thầu.
Quản lý hồ sơ mời thầu tập trung, có kiểm soát
Tạo mới hồ sơ mời thầu
Greensys ERP cho phép tạo mới hồ sơ mời thầu trực tiếp trên hệ thống, gắn với từng gói thầu cụ thể. Mỗi hồ sơ đều có cấu trúc rõ ràng, tránh tình trạng thiếu tài liệu hoặc gửi sai thông tin.
Gia hạn thời gian mời thầu
Trong trường hợp cần kéo dài thời gian nhận hồ sơ, hệ thống cho phép gia hạn mời thầu một cách minh bạch. Tất cả nhà thầu liên quan đều được cập nhật đồng thời, tránh hiểu nhầm hoặc khiếu nại sau này.
Điều chỉnh hồ sơ mời thầu
Khi có thay đổi về yêu cầu kỹ thuật, khối lượng hoặc điều kiện dự thầu, ERP ghi nhận rõ lịch sử điều chỉnh, giúp doanh nghiệp kiểm soát phiên bản hồ sơ và đảm bảo tính công khai.
Mở thầu trước hạn hoặc hủy gói thầu
Greensys ERP hỗ trợ các tình huống phát sinh như mở thầu trước hạn hoặc hủy gói thầu, đồng thời lưu vết toàn bộ thao tác để phục vụ đối soát và kiểm toán nội bộ.
Quản lý nộp thầu online rõ ràng, an toàn
Tài khoản đăng nhập lần đầu cho nhà thầu
Nhà thầu được cấp tài khoản riêng để truy cập và nộp hồ sơ trực tiếp trên hệ thống. Mỗi tài khoản gắn với một đơn vị cụ thể, hạn chế tối đa rủi ro giả mạo.
Xử lý quên mật khẩu nhanh chóng
Chức năng quên mật khẩu được tự động hóa, giúp nhà thầu chủ động xử lý mà không cần can thiệp thủ công từ phía chủ đầu tư hoặc ban đấu thầu.
Nộp thầu online có ghi nhận thời gian
Khi nhà thầu nộp hồ sơ, hệ thống tự động ghi nhận thời điểm chính xác. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn tranh cãi về việc nộp sớm hay muộn, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định đấu thầu.
Lợi ích thực tế khi áp dụng nộp thầu online bằng Greensys ERP
Việc triển khai nộp thầu online không chỉ giúp doanh nghiệp “đỡ rối” hồ sơ, mà còn mang lại nhiều giá trị dài hạn:
- Chuẩn hóa toàn bộ quy trình mời thầu – nộp thầu
- Minh bạch dữ liệu, dễ kiểm tra và truy xuất
- Giảm sai sót do thao tác thủ công
- Tăng tính chuyên nghiệp trong quản lý đấu thầu
- Dữ liệu liên thông với các bước chấm thầu, so sánh giá và ký hợp đồng
Đặc biệt, với những doanh nghiệp xây dựng thường xuyên làm việc với nhiều nhà thầu phụ, việc quản lý nộp thầu online trên ERP giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí vận hành.
Kết luận
Nộp thầu online trong xây dựng không còn là xu hướng của tương lai mà đã trở thành yêu cầu tất yếu trong đấu thầu hiện đại. Khi được triển khai đúng cách trên hệ thống ERP chuyên ngành như Greensys ERP, doanh nghiệp không chỉ giải quyết được các vấn đề tồn tại lâu nay mà còn xây dựng được một quy trình đấu thầu minh bạch, kiểm soát và bền vững.
