Sáng thứ Hai, ba người cùng báo cáo về một công trình và mang đến ba con số khác nhau. Không ai báo sai, nhưng lãnh đạo vẫn chưa biết dự án đang lời hay lỗ. Một phần mềm quản lý dự án xây dựng chỉ có giá trị khi rút ngắn được khoảng chờ đó. Bài viết chỉ ra vì sao lãi lỗ dự án xây dựng đến muộn, ba nguyên nhân gốc và những câu hỏi mà báo cáo hiệu quả dự án cần trả lời.
Phần mềm quản lý dự án xây dựng giúp lãnh đạo theo dõi chi phí, khối lượng và hiệu quả dự án từ sớm.
Cuộc họp điều hành: mỗi phòng một con số
Hãy hình dung cuộc họp điều hành đầu tháng của một công ty xây dựng đang chạy nhiều công trình. Kế toán đọc con số chi phí và doanh thu đã hạch toán. Công trường đọc khối lượng đã thi công. Bộ phận mua hàng đọc các đơn hàng đã đặt. Ba con số đều đúng với dữ liệu từng phòng nhưng không khớp nhau, và nửa buổi họp trôi đi để tìm số đáng tin.
Điều đáng lo là hệ quả phía sau: khi chưa có một con số chung, mọi quyết định về thanh toán thầu phụ, mua vật tư hay đàm phán với chủ đầu tư đều dựa vào cảm nhận. Phía chủ đầu tư cũng vậy: dự toán đã duyệt nằm một nơi, còn điều chỉnh, hợp đồng đã ký và thanh toán lũy kế của từng gói thầu nằm nơi khác.
Kế toán, công trường và mua hàng mỗi nơi giữ một con số khác nhau về cùng một dự án xây dựng.
Vì vậy, câu hỏi “khi nào lãnh đạo mới biết dự án lời hay lỗ” thực chất là câu hỏi về độ trễ: từ lúc một khoản chi hay một khối lượng phát sinh đến lúc nó hiện lên trong báo cáo mà mọi bộ phận cùng tin, mất bao lâu?
Vì sao lợi nhuận dự án đến muộn khi số dự án tăng
Với một dự án, người điều hành còn nhớ được gần hết các con số quan trọng. Khi quản trị nhiều dự án, độ trễ xuất hiện ở cả hai phía cùng lúc.
Về doanh thu, tiền không đến cùng lúc với khối lượng. Trong hồ sơ claim với chủ đầu tư, khối lượng đi qua năm cấp: đã thực hiện, chấp nhận nội bộ, trình tư vấn giám sát, tư vấn phê duyệt và chủ đầu tư phê duyệt. Chỉ phần chủ đầu tư phê duyệt, sau khi trừ các khoản khấu trừ như phạt theo hợp đồng, thu hồi tạm ứng và tiền giữ lại bảo hành, mới thật sự là tiền phải thu.
Về chi phí, phần đã hạch toán chỉ là một góc. Chi phí thật còn gồm phần đã cam kết, như hợp đồng thầu phụ và đơn hàng đã ký chưa có hóa đơn, và phần còn phải bỏ ra để hoàn thành hạng mục chưa giao thầu. Chỉ nhìn phần đã trả thì lợi nhuận luôn đẹp hơn thực tế, còn thiếu phần còn phải bỏ ra thì không biết dự án có vượt ngân sách hay không.
Hai độ trễ cộng lại tạo thành một khoảng mù: lãi lỗ dự án xây dựng trên báo cáo có thể đã cũ vài tháng, và khi con số được cập nhật thì cơ hội điều chỉnh đã qua.
Ba nguyên nhân khiến lãnh đạo thiếu con số chung
Qua kinh nghiệm triển khai cho doanh nghiệp xây dựng, độ trễ thường quy về ba nguyên nhân gốc.
Thứ nhất, dữ liệu nằm rải rác theo bộ phận. Công trường giữ file Excel, kế toán giữ phần mềm kế toán, mua hàng giữ bảng theo dõi đơn hàng, bộ phận hợp đồng giữ hồ sơ giấy. Muốn có báo cáo tổng, một người phải gom, đối chiếu và tính lại bằng tay, nên báo cáo thường chỉ có theo tháng, thậm chí theo quý.
Thứ hai, ngân sách bị điều chỉnh nhưng không lưu theo phiên bản. Khi bản mới ghi đè bản cũ, doanh nghiệp không trả lời được ngân sách ban đầu là bao nhiêu, đã điều chỉnh những gì và điều chỉnh đó được duyệt theo mốc nào.
Thứ ba, quy trình và danh mục chưa chuẩn hóa. Cùng một nhà cung cấp được ghi bằng ba tên, cùng một hạng mục mang mã khác nhau ở công trường và ở kế toán. Khi dữ liệu gốc chưa thống nhất, phần mềm tốt đến đâu cũng không cộng gộp được số liệu giữa các bộ phận.
Cả ba đều nằm ở cách dữ liệu đi qua các bộ phận chứ không ở năng lực từng người, nên thêm một công cụ nhập liệu sẽ không rút ngắn được độ trễ.
Báo cáo hiệu quả dự án cần trả lời những câu hỏi nào
Một báo cáo hiệu quả dự án có giá trị khi lãnh đạo mở ra là thấy ngay câu trả lời cho những câu hỏi quản trị cụ thể. Với nhà thầu và chủ đầu tư, đó là:
- Ngân sách hiện hành của từng dự án là bao nhiêu và đã qua những phiên bản điều chỉnh nào?
- Đã ký hợp đồng bao nhiêu, đã thanh toán bao nhiêu và còn phải chi bao nhiêu để hoàn thành?
- Khối lượng đang dừng ở cấp xác nhận nào và phần nào đủ điều kiện để thu tiền?
- Dự án nào có nguy cơ vượt ngân sách để lãnh đạo can thiệp sớm?
- Dự án nào đang hiệu quả và dự án nào đang kéo lợi nhuận chung đi xuống?
Báo cáo hiệu quả dự án trên Greensys ERP kết nối ngân sách, hợp đồng, khối lượng và thanh toán trong cùng một màn hình quản trị.
Năm câu hỏi này chỉ trả lời được khi ngân sách, hợp đồng, khối lượng, thanh toán và kế toán của cùng một dự án được nối với nhau, và mỗi con số lần ngược được về chứng từ gốc. Vì vậy, khi chọn phần mềm quản lý dự án xây dựng, hãy bắt đầu từ danh sách câu hỏi lãnh đạo cần mỗi tuần, không bắt đầu từ danh sách tính năng.
Đây cũng là cách Greensys thiết kế Greensys ERP, với hơn 15 năm đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng và hơn 30 dự án triển khai. Ngân sách được lưu theo phiên bản và mốc điều chỉnh. Báo cáo thực hiện ngân sách hiển thị hợp đồng lũy kế, thanh toán lũy kế và chi phí kế hoạch còn lại, cho bấm xem để lần tới hợp đồng, hóa đơn liên quan. Hệ thống cảnh báo hoặc không cho ký hợp đồng vượt dự toán. Mô-đun Quản lý dự án quản lý khối lượng claim qua đủ năm cấp và tự tính lại kế hoạch doanh thu theo khối lượng thực tế, còn mô-đun Báo cáo quản trị cung cấp báo cáo cho giám đốc, báo cáo hiệu quả dự án, tuổi nợ và chi tiết tài chính từng dự án trên một bảng điều khiển.
Trước khi cấu hình phần mềm, chuyên gia Greensys cùng doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình và dữ liệu gốc để mọi bộ phận dùng chung một ngôn ngữ dữ liệu. Khâu đấu thầu, nơi hợp đồng hình thành, được phân tích trong bài Quản lý đấu thầu xây dựng online bằng Greensys ERP: Cách doanh nghiệp xây dựng kiểm soát từ hồ sơ đến hợp đồng và bài Quản lý gói thầu điểm nghẽn lớn nhất trong đấu thầu ngành xây dựng.
Câu hỏi dành cho ban lãnh đạo: nếu hôm nay phải chốt lãi lỗ của một dự án đang thi công, doanh nghiệp cần hỏi mấy phòng ban và chờ bao lâu để có con số cuối cùng?
Thảo luận cùng Greensys: Nếu doanh nghiệp đang quản trị nhiều dự án mà lãnh đạo vẫn phải chờ đến cuối tháng mới biết dự án lời hay lỗ, hãy trao đổi với đội ngũ Greensys để cùng xem dữ liệu hiện có đang đứt gãy ở khâu nào giữa ngân sách, hợp đồng, khối lượng và thanh toán.
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty Cổ phần Giải pháp Quản trị Greensys
📍 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0888 934 886
📩 Email: info@giacat.vn
🌐 Website: greensys.vn
