Trong nhiều doanh nghiệp xây dựng, đấu thầu xây dựng vẫn đang được vận hành theo cách quen thuộc: hồ sơ mời thầu lưu bằng file Word, báo giá nhà thầu phụ gửi qua email, bảng so sánh giá làm bằng Excel, còn kết quả cuối cùng thì tổng hợp thủ công. Khi số lượng gói thầu ít, cách làm này có thể chấp nhận được. Nhưng khi doanh nghiệp mở rộng dự án, cùng lúc quản lý nhiều gói thầu, rủi ro bắt đầu xuất hiện: thiếu file, nhầm phiên bản, khó truy vết quyết định và đặc biệt là thiếu minh bạch trong chấm thầu.
Đó cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến đấu thầu xây dựng online bằng hệ thống ERP, trong đó Greensys ERP được phát triển chuyên sâu cho ngành xây dựng, tập trung giải quyết đúng những vấn đề thực tế mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Đấu thầu xây dựng cần một hệ thống xuyên suốt, không phải nhiều công cụ rời rạc
Bản chất của đấu thầu xây dựng không nằm ở một bước riêng lẻ. Đây là một chuỗi quy trình liên thông chặt chẽ, bắt đầu từ khi hình thành gói thầu cho đến lúc ký hợp đồng với nhà thầu phụ. Nếu mỗi bước được xử lý bằng một công cụ khác nhau, dữ liệu sẽ bị đứt gãy và rất khó kiểm soát.
Với Greensys ERP, toàn bộ quy trình đấu thầu được quản lý tập trung trên một hệ thống duy nhất. Doanh nghiệp có thể theo dõi đầy đủ từ khâu quản lý gói thầu, lập kế hoạch mua sắm, quản lý hồ sơ mời thầu, nộp thầu, so sánh giá, đánh giá kỹ thuật cho đến phân chia sản lượng, giao thầu và tạo hợp đồng.
Quản lý hồ sơ mời thầu và nộp thầu tập trung, hạn chế rủi ro thất lạc
Một trong những vấn đề phổ biến nhất trong đấu thầu xây dựng là quản lý hồ sơ mời thầu. Khi hồ sơ được lưu rải rác ở nhiều máy tính hoặc email cá nhân, việc thiếu hoặc nhầm phiên bản là điều rất dễ xảy ra.
Greensys ERP cho phép doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ hồ sơ mời thầu và hồ sơ nộp thầu của nhà thầu phụ ngay trên hệ thống. Mỗi gói thầu có đầy đủ lịch sử cập nhật, giúp người phụ trách dễ dàng tra cứu, đối chiếu và kiểm soát dữ liệu trong suốt quá trình đấu thầu.
So sánh giá và đánh giá nhà thầu phụ minh bạch hơn
Trong thực tế, việc so sánh giá và đánh giá nhà thầu phụ thường gây nhiều tranh cãi nếu không có dữ liệu rõ ràng. Greensys ERP hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp báo giá, so sánh giá theo cùng một mặt bằng, đồng thời kết hợp đánh giá các tiêu chí kỹ thuật.
Kết quả chấm thầu không chỉ dựa vào cảm tính mà được lưu lại đầy đủ trên hệ thống, giúp ban lãnh đạo có căn cứ rõ ràng khi ra quyết định. Đây là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch trong đấu thầu xây dựng.
Phân quyền chấm thầu rõ ràng, đúng người đúng việc
Một điểm khác biệt của Greensys ERP là khả năng phân quyền chấm thầu chi tiết theo vai trò. Doanh nghiệp có thể thiết lập danh sách nhân sự tham gia chấm thầu, nhân sự hỗ trợ đấu thầu và phân quyền chức năng cụ thể cho từng người.
Thông tin mời thầu của từng gói thầu hoặc nhóm thầu chỉ được hiển thị cho những nhân sự được phân quyền. Điều này giúp kiểm soát luồng thông tin, tránh tình trạng truy cập sai hoặc can thiệp không đúng vai trò, đồng thời nâng cao tính công bằng trong quá trình đấu thầu.
Phân chia sản lượng gói thầu có kiểm soát
Sau khi có kết quả chọn thầu, bài toán tiếp theo là phân chia sản lượng gói thầu sao cho hợp lý. Greensys ERP cho phép doanh nghiệp phân chia sản lượng trực tiếp trên hệ thống hoặc import dữ liệu từ Excel, tùy theo cách làm quen thuộc của từng đơn vị.
Trong quá trình phân chia, người dùng có thể xem lại hồ sơ báo giá, tiêu chí kỹ thuật và kết quả so sánh giá, đảm bảo việc giao khối lượng phù hợp với năng lực từng nhà thầu phụ. Sau khi duyệt phân chia sản lượng, hệ thống có thể tự động gửi email thông báo trúng hoặc trượt thầu theo mẫu đã thiết lập sẵn.
Tự động giao thầu và tạo hợp đồng từ kết quả đấu thầu
Một lợi thế lớn khi quản lý đấu thầu xây dựng bằng ERP là khả năng liên thông dữ liệu sang hợp đồng. Với Greensys ERP, doanh nghiệp có thể tạo bảng giá giao thầu và tự động sinh hợp đồng với nhà thầu phụ dựa trên dữ liệu đã được duyệt.
Chỉ với vài thao tác đơn giản trên hệ thống, hợp đồng được tạo ra đúng theo bảng giá và sản lượng giao thầu, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian soạn thảo.
Kết luận
Quản lý đấu thầu xây dựng bằng cách thủ công không còn phù hợp khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và cần kiểm soát chặt chẽ hơn về chi phí, tiến độ và tính minh bạch. Việc áp dụng ERP Greensys giúp doanh nghiệp xây dựng số hóa toàn bộ quy trình đấu thầu, liên thông từ hồ sơ mời thầu, chấm thầu, phân chia sản lượng cho đến giao thầu và hợp đồng.
Quan trọng hơn, hệ thống không chỉ giúp quản lý hiệu quả mà còn tạo nền tảng dữ liệu rõ ràng để doanh nghiệp ra quyết định chính xác, giảm rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh trong dài hạn.
