Chủ đầu tư không trực tiếp thi công. Vì vậy, chi phí và tiến độ đến với lãnh đạo qua báo cáo của người khác. Do đó, quản lý dự án đầu tư xây dựng cần chỉ số cho biết dự án đang đi đúng hướng. Cụ thể, bài viết đưa ra checklist 10 câu hỏi Có hoặc Không. Ngoài ra, bài có cách chấm điểm và giải pháp Greensys ERP.
Vì sao chủ đầu tư cần bộ chỉ số kiểm soát dự án riêng
Chủ đầu tư nhìn dự án qua ngân sách đã duyệt, hợp đồng đã ký, tiền đã chi và tiến độ đã cam kết. Trong khi đó, nhà thầu nhìn từ công trường. Chính vì vậy, quản lý dự án đầu tư xây dựng cần bộ chỉ số kiểm soát dự án riêng.
Tuy nhiên, các dữ liệu này nằm ở nhiều bộ phận. Ban quản lý dự án phải chờ người tổng hợp. Khi con số đến tay lãnh đạo, sự việc thường đã xảy ra.
Do đó, checklist dưới đây giúp tự đánh giá nhanh. Chỉ trả lời Có khi việc đó diễn ra thường xuyên và có dữ liệu chứng minh. Sau mỗi nhóm câu hỏi là cách Greensys ERP đáp ứng.
Checklist quản lý dự án đầu tư xây dựng: 10 câu hỏi tự đánh giá
Checklist 10 câu hỏi tự đánh giá về chi phí và tiến độ dành cho chủ đầu tư.
Năm câu hỏi về chi phí
- Dự toán có lưu theo phiên bản, mỗi điều chỉnh có số hiệu REV để truy lại không?
- Từng hạng mục có hiển thị hợp đồng lũy kế, thanh toán lũy kế và chi phí còn lại không?
- Hệ thống có cảnh báo và không cho ký hợp đồng vượt dự toán không?
- Vật tư, thiết bị và chi phí chung có được kiểm soát trong hạn mức không?
- Kế hoạch mua sắm và giao thầu có lập từ cấp WBS thấp nhất không?
Greensys ERP đáp ứng nhóm chi phí như thế nào
Trước hết, dự toán được dựng trên cấu trúc WBS chuẩn. Cụ thể, WBS là cách phân rã dự án thành các hạng mục nhỏ. Cách làm này được mô tả trong chuẩn thực hành về WBS của PMI. Hơn nữa, dự toán được quản lý theo Version và các mốc REV. Các mốc gồm REV tạm, REV00, REV01 đến REV cuối dự án.
Bên cạnh đó, báo cáo thực hiện ngân sách đặt cạnh nhau ba số liệu. Đó là hợp đồng lũy kế, thanh toán lũy kế và chi phí kế hoạch còn lại. Khi đó, bấm Xem để mở điều chỉnh, bảng giá, hợp đồng và hóa đơn của hạng mục.
Ngoài ra, vật tư, thiết bị và chi phí chung được kiểm soát không vượt hạn mức đã duyệt. Kế hoạch mua sắm và giao thầu được lập từ WBS cấp thấp nhất.
Đặc biệt, khi lập hợp đồng, hệ thống cảnh báo tức thì lúc giá trị tiệm cận dự toán. Nhờ đó, hệ thống không cho ký hợp đồng vượt dự toán đã duyệt.
Năm câu hỏi về tiến độ và thanh toán
- Khối lượng thực hiện có được ghi nhận kèm hình ảnh công trường không?
- Khối lượng có được nghiệm thu bằng biên bản đa bên trước khi tính thanh toán không?
- Kế hoạch thanh toán có được lập tự động theo điều khoản hợp đồng không?
- Chi tiền có gắn với bill thanh toán đã duyệt để đối chiếu kế hoạch và thực chi không?
- Lãnh đạo có xem dashboard theo yêu cầu, từ cùng nguồn dữ liệu với Ban quản lý dự án không?
Greensys ERP đáp ứng nhóm tiến độ và thanh toán như thế nào
Nhóm này nằm ở phân hệ thanh toán, gồm bốn bước. Trước hết, hệ thống ghi nhận khối lượng thực hiện kèm hình ảnh công trường.
Tiếp theo, khối lượng được phê duyệt bằng biên bản đa bên. Chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn giám sát cùng tham gia biên bản. Khối lượng không đạt chất lượng được ghi nhận giảm trừ. Biên bản phải được duyệt trước khi lập hồ sơ thanh toán.
Sau đó, hệ thống ghi nhận bill thanh toán cùng khoản khấu trừ. Kế hoạch thanh toán được lập tự động theo điều khoản hợp đồng. Cuối cùng, chi tiền mặt hoặc ngân hàng được đối chiếu với kế hoạch giải ngân.
Nhờ vậy, dashboard chủ đầu tư theo yêu cầu đưa dữ liệu này đến lãnh đạo.
Cách chấm điểm checklist và đọc kết quả
Trước hết, mỗi câu trả lời Có được một điểm. Ngược lại, câu trả lời Không hoặc chưa chắc chắn được không điểm. Như vậy, tổng điểm cho biết mức kiểm soát hiện tại.
Từ 8 đến 10 điểm, chi phí và tiến độ đang được kiểm soát tốt. Khi đó, cần duy trì kỷ luật dữ liệu.
Từ 4 đến 7 điểm, dự án đã có một số điểm kiểm soát nhưng còn khâu đứt đoạn. Vì vậy, nên chấm riêng hai nhóm.
Từ 0 đến 3 điểm, dự án phụ thuộc nhiều vào báo cáo thủ công. Do đó, lãnh đạo dễ biết muộn khi dự án vượt ngân sách.
Xem bộ chỉ số gợi ý dành cho chủ đầu tư: Nếu cần checklist đầy đủ kèm bộ chỉ số gợi ý, hãy liên hệ đội ngũ Greensys. Sau đó, đội ngũ sẽ gửi file và cùng xem kết quả tự đánh giá.
Bước tiếp theo theo từng mức điểm
Với mức điểm thấp, nên làm trước câu 3 hoặc câu 7. Câu 3 chặn hợp đồng vượt dự toán, còn câu 7 yêu cầu nghiệm thu đa bên trước thanh toán.
Với mức trung bình, cần nối các khâu đang rời nhau. Khi đó, dữ liệu chảy từ dự toán đến thanh toán mà không phải nhập lại. Ngược lại, với mức cao, nên mở rộng sang pháp lý, đấu thầu và bảo hành.
Quản lý dự án đầu tư xây dựng cho chủ đầu tư trên một hệ thống
Ngoài ra, Greensys ERP hỗ trợ quản lý dự án đầu tư xây dựng trên cả vòng đời dự án.
Quản lý dự án cho chủ đầu tư trên Greensys ERP, từ pháp lý và dự toán đến thanh toán, bảo hành và dashboard theo yêu cầu.
Pháp lý dự án
Trước hết, hệ thống khai báo phương pháp theo từng loại dự án. Checklist và tài liệu mẫu pháp lý được chuẩn hóa để không bỏ sót thủ tục. Ngoài ra, kế hoạch có phân công người theo dõi, và tiến độ được theo dõi qua nhật ký.
Năng lực nhà thầu và đấu thầu online
Trước hết, nhà thầu được phân loại theo bộ chỉ tiêu của công ty. Các phòng ban cùng đánh giá, còn năng lực tài chính được xét Đạt hoặc Không đạt. Sau đó, người có thẩm quyền phê duyệt.
Đấu thầu online đi từ hồ sơ mời thầu, nộp thầu, so sánh giá và chọn thầu. Cuối cùng, sản lượng được phân chia không vượt ngân sách mới nhất.
Hợp đồng
Hợp đồng giao thầu được lập theo bảng giá nhà thầu. Hệ thống kiểm soát không vượt tỷ lệ giao thầu theo từng đầu mục ngân sách. Bên cạnh đó, phụ lục được quản lý và hồ sơ được lưu có cấu trúc. Văn bản được lưu trên thư viện số, tìm kiếm nhanh và bảo mật.
Bảo hành, bảo trì
Công trình được phân rã thành hạng mục và thiết bị. Sau đó, kế hoạch bảo hành, bảo trì sinh tự động hoặc tạo thủ công. Cuối cùng, việc thực hiện ghi nhận kết quả xử lý và vật tư sử dụng.
Chủ đầu tư nên đối chiếu với quy định hiện hành về quản lý chất lượng và bảo trì công trình.
Dashboard và báo cáo quản trị
Phía trên là dashboard chủ đầu tư theo yêu cầu cho lãnh đạo. Hệ thống có hơn 50 biểu mẫu báo cáo và hơn 10 báo cáo quản trị tổng thể. Nền tảng bảo mật, dùng được trên máy tính và thiết bị di động, sao lưu ba lớp.
Chi tiết xem tại trang quản lý dự án và trang ngân sách công ty.
Ngoài ra, bài Phần mềm quản lý dự án xây dựng: khi nào lãnh đạo mới biết dự án lời hay lỗ? phân tích vì sao lãnh đạo biết kết quả muộn.
Xem demo thực tế dành cho chủ đầu tư: Nếu muốn xem demo trực quan trên hệ thống Greensys ERP với dự án đang triển khai, hãy trao đổi với đội ngũ Greensys hoặc đăng ký trải nghiệm. Khi đó, quản lý dự án đầu tư xây dựng và dashboard chủ đầu tư được trình bày ngay trên hệ thống.
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty Cổ phần Giải pháp Quản trị Greensys
📍 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0888 934 886
📩 Email: info@giacat.vn
🌐 Website: greensys.vn
