Quản lý gói thầu xây dựng – bài toán âm ỉ trong nhiều doanh nghiệp
Trong nhiều doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam, đấu thầu online xây dựng đã không còn là khái niệm mới. Tuy nhiên, nghịch lý nằm ở chỗ: quy trình đấu thầu ngày càng được số hóa, nhưng việc quản lý gói thầu xây dựng – trung tâm của toàn bộ quá trình đấu thầu – lại vẫn rời rạc, phân tán và phụ thuộc nặng nề vào Excel, email và trao đổi thủ công.
Thực tế cho thấy, mỗi dự án xây dựng thường bao gồm hàng chục đến hàng trăm gói thầu khác nhau: từ gói thầu vật tư, nhân công, thầu phụ cho đến các gói giao khoán theo từng hạng mục. Khi số lượng gói thầu tăng lên, nếu không có một hệ thống quản lý tập trung, doanh nghiệp rất dễ rơi vào trạng thái “đấu thầu theo trí nhớ”, nơi thông tin bị đứt gãy giữa các phòng ban và quyết định được đưa ra dựa nhiều vào kinh nghiệm cá nhân hơn là dữ liệu.
Khi Excel không còn theo kịp thực tế quản lý gói thầu xây dựng
Excel từng là công cụ quen thuộc và tiện lợi trong giai đoạn doanh nghiệp còn ít dự án, ít gói thầu. Nhưng khi quy mô mở rộng, Excel bộc lộ hàng loạt hạn chế trong quản lý gói thầu xây dựng.
Dữ liệu gói thầu thường nằm rải rác ở nhiều file khác nhau: file kế hoạch mua sắm, file theo dõi mời thầu, file tổng hợp báo giá, file so sánh giá và file lưu hợp đồng. Chỉ cần một file không được cập nhật kịp thời, toàn bộ bức tranh gói thầu có thể bị sai lệch. Điều này dẫn đến tình trạng trùng gói thầu, bỏ sót gói thầu hoặc không nắm được chính xác trạng thái từng gói đang ở bước nào trong quy trình đấu thầu online xây dựng.
Không ít doanh nghiệp chia sẻ rằng, đến khi cần báo cáo tổng thể tình hình đấu thầu theo dự án, đội ngũ phải mất nhiều ngày chỉ để tổng hợp lại dữ liệu từ các phòng ban. Trong khoảng thời gian đó, các quyết định quan trọng như mời thầu, chọn thầu hay ký hợp đồng đều bị chậm trễ.
Trạng thái gói thầu không rõ ràng – rủi ro lớn trong đấu thầu online xây dựng
Một trong những điểm nghẽn nghiêm trọng nhất của quản lý gói thầu xây dựng là không kiểm soát được trạng thái gói thầu theo thời gian thực. Khi trạng thái gói thầu chỉ được cập nhật thủ công, ban lãnh đạo rất khó trả lời những câu hỏi tưởng chừng đơn giản: gói thầu nào đã mời thầu, gói nào đang chờ nộp hồ sơ, gói nào đã chọn thầu và gói nào đang chờ ký hợp đồng.
Hệ quả là doanh nghiệp dễ bỏ lỡ thời điểm mời thầu phù hợp, không kịp gia hạn hồ sơ mời thầu khi cần thiết, hoặc ký hợp đồng chậm so với tiến độ dự án. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của ngành xây dựng, những chậm trễ này có thể trực tiếp làm đội chi phí và ảnh hưởng đến uy tín với chủ đầu tư.
Quản lý nhà thầu tham gia đấu thầu – bài toán không chỉ là danh sách
Trong đấu thầu online xây dựng, quản lý gói thầu không thể tách rời quản lý nhà thầu tham gia. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay mới chỉ dừng lại ở việc lưu danh sách nhà thầu mà chưa đánh giá được năng lực thực sự của họ theo từng gói thầu.
Khi không có dữ liệu lịch sử về số lần tham gia, tỷ lệ trúng thầu, chất lượng thực hiện hay mức độ tuân thủ tiến độ, việc lựa chọn nhà thầu thường mang tính cảm tính. Điều này tiềm ẩn rủi ro lớn cho các gói thầu quan trọng, đặc biệt là gói thầu vật tư và gói thầu thầu phụ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thi công.
Giải pháp quản lý gói thầu xây dựng bằng GREENSYS ERP trong đấu thầu online
Để giải quyết tận gốc điểm nghẽn này, nhiều doanh nghiệp xây dựng đã chuyển sang ứng dụng hệ thống ERP chuyên ngành xây dựng, trong đó phân hệ đấu thầu online đóng vai trò trung tâm.
Với Greensys ERP, toàn bộ thông tin gói thầu xây dựng được quản lý tập trung trên một hệ thống thống nhất. Mỗi gói thầu đều được gắn trực tiếp với dự án, kế hoạch mua sắm và ngân sách đã được phê duyệt. Trạng thái gói thầu được cập nhật xuyên suốt từ lúc lập kế hoạch, mời thầu, nhận hồ sơ, so sánh giá, chọn thầu cho đến ký hợp đồng.
Thay vì theo dõi rời rạc, doanh nghiệp có thể nắm bắt nhanh các thông tin quan trọng như:
- Gói thầu đang ở giai đoạn nào trong quy trình đấu thầu online xây dựng
- Có bao nhiêu nhà thầu đã nộp hồ sơ cho từng gói thầu
- Gói thầu nào đang chậm tiến độ so với kế hoạch ban đầu
Quan trọng hơn, dữ liệu gói thầu không chỉ phục vụ cho phòng đấu thầu mà còn liên thông với các bộ phận kế hoạch, kho và tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí ngay từ giai đoạn đấu thầu, thay vì chỉ phát hiện vấn đề khi dự án đã triển khai.
Quản lý gói thầu xây dựng – nền tảng cho đấu thầu online bền vững
Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng cạnh tranh và minh bạch, đấu thầu online xây dựng không còn là lựa chọn, mà là xu hướng tất yếu. Tuy nhiên, nếu không giải quyết triệt để bài toán quản lý gói thầu xây dựng, doanh nghiệp rất khó tận dụng hết lợi ích của đấu thầu online.
Một hệ thống ERP được thiết kế đúng cho ngành xây dựng không chỉ giúp số hóa quy trình, mà còn tạo ra dữ liệu đủ sâu để doanh nghiệp ra quyết định chính xác, giảm rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh trong dài hạn.
Liên hệ Greensys ERP
Nếu doanh nghiệp của anh/chị đang gặp khó khăn trong quản lý gói thầu xây dựng và muốn triển khai đấu thầu online xây dựng một cách bài bản, hãy liên hệ Greensys ERP để được tư vấn và demo chi tiết.
📞 Hotline: 0888 934 84886
Hoặc để lại thông tin trên website để đội ngũ Greensys ERP hỗ trợ nhanh chóng.
