Trong hoạt động đấu thầu xây dựng, hồ sơ dự thầu và hồ sơ mời thầu luôn là nhóm tài liệu có mức độ rủi ro cao nhất nếu quản lý không chặt chẽ. Chỉ cần thiếu một file, nhầm một phiên bản hoặc không kiểm soát được thời điểm nộp thầu, doanh nghiệp có thể đối mặt với khiếu nại, tranh chấp hoặc thậm chí phải hủy thầu. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp xây dựng vẫn đang quản lý hồ sơ đấu thầu theo cách thủ công, rời rạc và phụ thuộc nhiều vào Excel, email và kinh nghiệm cá nhân.
Khi số lượng gói thầu còn ít, cách làm này có thể chưa bộc lộ hết rủi ro. Nhưng khi doanh nghiệp triển khai nhiều dự án cùng lúc, mỗi dự án lại có hàng chục gói thầu vật tư, nhân công, MEP, thiết bị…, khối lượng dữ liệu đấu thầu tăng lên nhanh chóng. Lúc này, việc không quản lý hồ sơ dự thầu tập trung sẽ khiến dữ liệu dễ thất lạc, khó kiểm soát và rất tốn thời gian để rà soát lại toàn bộ quá trình đấu thầu.
Thất lạc hồ sơ dự thầu – rủi ro âm thầm nhưng rất lớn
Vấn đề phổ biến mà nhiều doanh nghiệp xây dựng gặp phải không phải là thiếu hồ sơ, mà là không kiểm soát được toàn bộ vòng đời của hồ sơ đấu thầu. Hồ sơ mời thầu được chỉnh sửa nhiều lần nhưng không rõ đâu là phiên bản cuối cùng. Danh sách nhà thầu được mời, báo giá, file làm rõ hồ sơ được gửi qua email và lưu trữ rải rác ở nhiều nơi. Nhân sự phụ trách đấu thầu nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, dữ liệu theo đó cũng “mất dấu”.
Đến giai đoạn chấm thầu, so sánh giá hoặc đối soát lại quá trình đấu thầu, các phòng ban phải mất rất nhiều thời gian tổng hợp lại dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Không ít trường hợp, doanh nghiệp không thể truy xuất đầy đủ lịch sử đấu thầu để phục vụ kiểm toán nội bộ hoặc giải trình khi có khiếu nại từ nhà thầu.
Chính những bất cập này khiến việc quản lý hồ sơ dự thầu xây dựng tập trung trở thành yêu cầu bắt buộc, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.
Quản lý tập trung không chỉ là lưu trữ, mà là chuẩn hóa quy trình
Quản lý hồ sơ dự thầu tập trung không đơn thuần là đưa toàn bộ file lên một chỗ để lưu trữ. Điều quan trọng hơn là quản lý được mối liên kết giữa hồ sơ mời thầu – nhà thầu – vòng đấu thầu – nhân sự tham gia – thời gian thực hiện, đúng theo logic vận hành của ngành xây dựng.
Đây là lý do vì sao các doanh nghiệp xây dựng ngày càng ưu tiên sử dụng phần mềm ERP chuyên ngành, thay vì các công cụ lưu trữ hoặc phần mềm quản lý chung chung. Một hệ thống phù hợp phải xử lý được sự phức tạp của các gói thầu xây dựng và đảm bảo dữ liệu đấu thầu được liên thông xuyên suốt.
Greensys ERP – Quản lý hồ sơ đấu thầu online chuyên biệt cho ngành xây dựng
Greensys ERP được phát triển dành riêng cho doanh nghiệp xây dựng, trong đó module đấu thầu online và quản lý hồ sơ mời thầu – dự thầu được thiết kế để giải quyết đúng những vấn đề thực tế mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Ngay từ khâu lập hồ sơ mời thầu, hệ thống cho phép doanh nghiệp tạo, theo dõi và lưu trữ toàn bộ hồ sơ mời thầu của từng gói thầu trên một nền tảng duy nhất. Mỗi hồ sơ mời thầu được gắn trực tiếp với dự án và gói thầu cụ thể, kèm theo thông tin về các vòng đấu thầu, danh sách nhà thầu được mời, danh sách nhân sự chấm thầu và nhân sự hỗ trợ trao đổi với nhà thầu trong suốt quá trình nộp thầu.
Điểm đáng chú ý là Greensys ERP cho phép quản lý hồ sơ mời thầu theo đúng đặc thù từng loại gói thầu xây dựng. Doanh nghiệp có thể phân loại và quản lý riêng các gói vật tư xây dựng hoặc MEP, gói nhân công xây dựng hoặc MEP, gói trọn gói thi công, gói thuê thiết bị hay các gói mua sắm tài sản và dịch vụ. Việc phân loại này giúp dữ liệu đấu thầu phản ánh đúng thực tế triển khai tại công trường, thay vì bị gom chung một cách cứng nhắc như khi quản lý bằng Excel.
Quản lý chi tiết nội dung gói thầu bám sát ngân sách dự án
Một trong những rủi ro lớn khi quản lý đấu thầu thủ công là mời thầu không bám sát ngân sách hoặc khối lượng đã được phê duyệt. Greensys ERP giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép quản lý chi tiết nội dung gói thầu dựa trên kế hoạch mua sắm vật tư và giao thầu của dự án.
Các thông tin như mã vật tư, tên vật tư, khối lượng theo ngân sách, khối lượng đã ký hợp đồng, khối lượng còn lại và khối lượng đưa ra mời thầu đều được theo dõi trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát phạm vi mời thầu, hạn chế tình trạng mời thầu trùng lặp hoặc vượt ngân sách đã được phê duyệt trước đó.
Kiểm soát chặt chẽ từng vòng đấu thầu và mốc thời gian quan trọng
Trong thực tế, rất nhiều tranh cãi phát sinh xoay quanh thời điểm mời thầu, hạn nộp thầu hoặc việc gia hạn vòng thầu. Trên Greensys ERP, mỗi vòng đấu thầu được quản lý rõ ràng với đầy đủ các mốc thời gian quan trọng, từ hạn làm rõ hồ sơ mời thầu, hạn chót nộp thầu cho đến ngày hệ thống tự động mở thầu.
Hệ thống ghi nhận chính xác thời điểm gửi thư mời thầu sau khi hồ sơ được duyệt, đồng thời cho phép xử lý các tình huống phát sinh như gia hạn vòng thầu hoặc mở thầu trước hạn một cách minh bạch. Tất cả thao tác đều được lưu vết trên hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng đối soát và giải trình khi cần thiết.
Nộp thầu online và trao đổi trực tiếp trên hệ thống
Với Greensys ERP, nhà thầu thực hiện nộp hồ sơ dự thầu trực tiếp trên hệ thống đấu thầu online, thay vì gửi email hoặc nộp thủ công. Mỗi nhà thầu sử dụng tài khoản riêng, gắn với đúng đơn vị tham gia gói thầu. Trong quá trình nộp thầu, nhà thầu có thể trao đổi và làm rõ thông tin với nhân sự hỗ trợ của doanh nghiệp thông qua hộp thư trao đổi trực tiếp trên hệ thống trước hạn nộp thầu.
Toàn bộ quá trình nộp thầu, thời gian nộp và trạng thái hồ sơ đều được ghi nhận chi tiết, giúp doanh nghiệp theo dõi sát tiến độ nộp thầu của từng nhà thầu mà không cần kiểm tra thủ công qua email.
Tự động hóa thông báo và xử lý tình huống không có nhà thầu tham gia
Sau khi hồ sơ mời thầu được duyệt, hệ thống tự động gửi email mời thầu theo mẫu đã thiết lập sẵn đến các nhà thầu tham gia, đồng thời gửi thông báo đến toàn bộ nhân sự chấm thầu để chuẩn bị cho bước xem và so sánh giá. Trong trường hợp cần gia hạn vòng thầu, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tiếp trên hệ thống và gửi thông báo đồng loạt, thay vì phải thông báo thủ công từng nhà thầu như trước đây.
Đặc biệt, nếu đến thời điểm mở thầu mà không có nhà thầu nào nộp hồ sơ, hồ sơ mời thầu sẽ chuyển sang trạng thái hủy. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát rõ ràng tình trạng gói thầu và tránh những xử lý thiếu nhất quán.
Quản lý hồ sơ dự thầu tập trung – nền tảng cho đấu thầu minh bạch và bền vững
Có thể thấy, việc quản lý hồ sơ dự thầu xây dựng tập trung trên hệ thống GREENSYS ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tránh thất lạc dữ liệu, mà còn giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình đấu thầu theo hướng minh bạch, có kiểm soát và dễ đối soát. Khi dữ liệu đấu thầu được liên thông từ khâu mời thầu, nộp thầu cho đến chấm thầu và ký hợp đồng, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể rủi ro phát sinh, tiết kiệm thời gian vận hành và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý dự án.
Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng cạnh tranh và yêu cầu minh bạch ngày càng cao, quản lý hồ sơ dự thầu bằng phần mềm chuyên ngành như Greensys ERP không còn là giải pháp mang tính thử nghiệm, mà đã trở thành nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng kiểm soát tốt các dự án có quy mô lớn và phát triển bền vững.
