Trong doanh nghiệp xây dựng, đấu thầu không chỉ là một nghiệp vụ hành chính mà là “xương sống” quyết định hiệu quả chi phí, tiến độ và chất lượng của cả dự án. Tuy nhiên trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý đấu thầu theo cách rời rạc: gói thầu nằm trong Excel, hồ sơ mời thầu lưu rải rác nhiều nơi, báo giá gửi qua email, quá trình chấm thầu phụ thuộc vào con người và kinh nghiệm cá nhân. Khi dự án càng lớn, số lượng gói thầu càng nhiều, những bất cập này càng bộc lộ rõ rệt.
Chính vì vậy, việc chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình đấu thầu xây dựng từ mời thầu đến ký hợp đồng đang trở thành nhu cầu cấp thiết. Đây cũng là lý do module Đấu thầu online của Greensys ERP được thiết kế chuyên sâu cho ngành xây dựng, giải quyết toàn diện các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Quản lý gói thầu xây dựng tập trung ngay từ đầu dự án
Trong một dự án xây dựng, mỗi gói thầu đều gắn chặt với tiến độ, ngân sách và kế hoạch thi công. Nếu thông tin gói thầu không được quản lý tập trung, rất dễ xảy ra tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc không kiểm soát được trạng thái thực tế.
Với Greensys ERP, toàn bộ danh mục gói thầu được quản lý thống nhất trên hệ thống. Mỗi gói thầu đều thể hiện rõ:
- Gói thầu thuộc dự án nào
- Gói thầu nằm trong kế hoạch mua sắm vật tư hay giao thầu thi công
- Trạng thái hiện tại của gói thầu (đang chuẩn bị, mời thầu, chấm thầu, đã giao thầu…)
- Số lượng nhà thầu đã tham gia nộp hồ sơ
Nhờ đó, ban quản lý dự án và phòng đấu thầu có thể nắm được bức tranh tổng thể, thay vì phải dò tìm thông tin từ nhiều file khác nhau.
Lập kế hoạch mua sắm và đấu thầu bám sát ngân sách dự án
Một trong những khó khăn lớn của doanh nghiệp xây dựng là kế hoạch mua sắm và đấu thầu không đồng bộ với ngân sách đã duyệt. Khi ngân sách thay đổi, kế hoạch thường không được cập nhật kịp thời, dẫn đến vượt chi phí hoặc chậm tiến độ.
Greensys ERP cho phép lập và quản lý kế hoạch mua sắm tổng thể cho toàn dự án, dựa trên ngân sách được phê duyệt. Khi có thay đổi ngân sách, hệ thống hỗ trợ điều chỉnh kế hoạch mua sắm và giao thầu một cách linh hoạt nhưng vẫn có kiểm soát.
Đặc biệt, các mốc thời gian quan trọng trong quá trình đấu thầu đều được theo dõi rõ ràng, từ ngày trình vật liệu, ngày mời thầu, ngày gửi so sánh giá, ngày chọn thầu cho đến ngày ký hợp đồng. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tiến độ, tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.
Đánh giá nhà thầu phụ dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính
Trong thực tế, không ít doanh nghiệp xây dựng lựa chọn nhà thầu phụ dựa trên mối quan hệ hoặc kinh nghiệm chủ quan. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro về chất lượng và tiến độ thi công.
Module đấu thầu online của Greensys ERP cho phép đánh giá năng lực, uy tín và hiệu quả thực hiện của nhà thầu phụ theo các bộ tiêu chí chuẩn. Dữ liệu đánh giá được lưu trữ xuyên suốt các dự án, trở thành cơ sở để:
- Xếp hạng nhà thầu phụ
- Lựa chọn nhà thầu phù hợp cho từng gói thầu
- Duy trì danh sách nhà thầu đạt chuẩn cho các đợt mời thầu tiếp theo
Việc lựa chọn nhà thầu vì thế trở nên minh bạch và có cơ sở hơn.
Quản lý hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu tập trung, dễ truy xuất
Hồ sơ mời thầu (HSMT) và hồ sơ dự thầu là những tài liệu quan trọng, liên quan trực tiếp đến pháp lý và tranh chấp sau này nếu có. Nếu quản lý rời rạc, nguy cơ thất lạc hoặc nhầm lẫn phiên bản là rất cao.
Greensys ERP cho phép lập, theo dõi và lưu trữ toàn bộ hồ sơ mời thầu của từng gói thầu trên hệ thống, bao gồm danh sách vòng đấu thầu, danh sách nhà thầu được mời, danh sách nhân sự tham gia chấm thầu và tình trạng nộp thầu của từng nhà thầu.
Các nhà thầu có thể nộp hồ sơ dự thầu trực tiếp qua hệ thống, thay vì gửi email hoặc nộp thủ công. Hệ thống ghi nhận đầy đủ thời gian, hồ sơ báo giá và trạng thái nộp thầu, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ toàn bộ quá trình.
So sánh giá và chọn thầu minh bạch, có căn cứ
Sau khi kết thúc thời gian nộp thầu, Greensys ERP tự động tổng hợp toàn bộ hồ sơ dự thầu, cho phép:
- Xem chi tiết báo giá của từng nhà thầu
- So sánh giá giữa các nhà thầu trên cùng một mặt bằng
- Đánh giá mức độ đáp ứng tiêu chí kỹ thuật
- Ghi nhận ý kiến đánh giá của từng nhân sự tham gia chấm thầu
Quá trình chọn thầu không còn phụ thuộc vào cảm tính mà dựa trên dữ liệu tổng hợp, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
Phân chia sản lượng, lập bảng giá và tạo hợp đồng tự động
Sau khi lựa chọn được nhà thầu trúng thầu, Greensys ERP hỗ trợ phân chia sản lượng cho các nhà thầu theo tỷ lệ hợp lý, phù hợp với năng lực và nhu cầu thực tế của dự án.
Từ kết quả phân chia sản lượng, hệ thống cho phép lập bảng giá giao thầu chính thức, đảm bảo thống nhất với kết quả đấu thầu đã được phê duyệt. Trên cơ sở bảng giá này, hợp đồng với nhà thầu phụ được tạo tự động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ.
Chuẩn hóa toàn bộ quy trình đấu thầu xây dựng với Greensys ERP
Từ khâu mời thầu, nộp thầu, chấm thầu cho đến ký hợp đồng, Greensys ERP giúp doanh nghiệp xây dựng chuẩn hóa toàn bộ quy trình đấu thầu trên một hệ thống duy nhất. Dữ liệu được liên thông giữa các phòng ban, giảm phụ thuộc vào cá nhân và tăng khả năng kiểm soát cho ban lãnh đạo.
Trong bối cảnh ngành xây dựng ngày càng cạnh tranh, việc quản lý đấu thầu bài bản và minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn nâng cao uy tín với đối tác và nhà thầu. Greensys ERP chính là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng làm được điều đó một cách bền vững.
Quản lý đấu thầu xây dựng bằng Excel và email đang khiến doanh nghiệp tốn thời gian và khó kiểm soát?
Greensys ERP – giải pháp ERP chuyên cho ngành xây dựng giúp chuẩn hóa quy trình đấu thầu online, giảm rủi ro và tối ưu chi phí cho từng dự án.
👉 Đăng ký nhận tư vấn & demo Greensys ERP để xem hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp anh/chị như thế nào trong từng bước đấu thầu thực tế.
