Trong suy nghĩ của nhiều chủ doanh nghiệp xây dựng, việc tham gia ngày càng nhiều gói thầu là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang phát triển. Quy mô lớn hơn, cơ hội nhiều hơn, doanh thu cũng được kỳ vọng tăng trưởng tương ứng. Thế nhưng trên thực tế, không ít doanh nghiệp lại rơi vào nghịch lý: càng đấu thầu nhiều, bộ máy càng rối, nhân sự càng áp lực, chi phí khó kiểm soát và ban lãnh đạo ngày càng thiếu cái nhìn tổng thể.
Sự “rối” này không đến từ việc doanh nghiệp thiếu năng lực chuyên môn hay thiếu kinh nghiệm đấu thầu. Vấn đề nằm sâu hơn, ở cách doanh nghiệp đang quản lý hoạt động đấu thầu – một khâu then chốt nhưng lại thường bị xem nhẹ trong bức tranh quản trị tổng thể.
Thực trạng đấu thầu tại nhiều doanh nghiệp xây dựng Việt Nam hiện nay
Tại nhiều doanh nghiệp xây dựng, đấu thầu vẫn đang được quản lý như một công việc mang tính tác vụ, tách rời khỏi hệ thống quản trị chung. Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, báo giá, thuyết minh kỹ thuật, các văn bản làm rõ… thường được lưu trữ rải rác dưới dạng file Excel, Word, email hoặc trong máy tính cá nhân của từng nhân sự phụ trách.
Khi số lượng gói thầu còn ít, cách làm này có thể tạm thời chấp nhận được. Nhưng khi doanh nghiệp mở rộng, tham gia đồng thời nhiều gói thầu ở nhiều dự án khác nhau, sự phân tán này nhanh chóng bộc lộ hạn chế. Thông tin không đồng nhất, hồ sơ khó truy vết, dữ liệu thiếu liên kết khiến việc kiểm soát trở nên bị động. Ban giám đốc thường chỉ nhìn thấy kết quả cuối cùng là trúng hay trượt thầu, trong khi những rủi ro tiềm ẩn bên trong thì không được nhận diện kịp thời.
Vì sao doanh nghiệp càng đấu thầu nhiều càng rối?
Đấu thầu vẫn đang được quản lý thủ công và phân tán
Một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến doanh nghiệp rơi vào trạng thái “rối” là việc quản lý đấu thầu vẫn phụ thuộc quá nhiều vào phương pháp thủ công. Mỗi gói thầu có hàng chục, thậm chí hàng trăm tài liệu liên quan, nhưng lại không có một hệ thống tập trung để quản lý xuyên suốt. Nhân sự phụ trách phải tự ghi nhớ, tự lưu trữ, tự tổng hợp theo cách riêng của mình.
Hệ quả là khi cần rà soát lại hồ sơ, đối chiếu thông tin hoặc bàn giao công việc, doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm và xác minh. Sai sót nhỏ trong hồ sơ có thể dẫn đến trượt thầu, nhưng nguyên nhân thì khó truy ra vì không có lịch sử xử lý rõ ràng. Càng nhiều gói thầu, mức độ phụ thuộc vào cá nhân càng cao và rủi ro quản trị càng lớn.
Hồ sơ đấu thầu không gắn liền với chi phí và dự án thực tế
Một vấn đề phổ biến khác là hoạt động đấu thầu thường bị tách rời khỏi công tác quản lý chi phí và dự án. Giá bỏ thầu được xây dựng dựa trên kinh nghiệm hoặc dữ liệu rời rạc, thiếu sự liên kết với định mức, dự toán và chi phí thực tế của các dự án đã triển khai trước đó.
Khi trúng thầu, doanh nghiệp lại phải bóc tách, lập lại kế hoạch từ đầu cho dự án. Sự đứt gãy dữ liệu này khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng trúng thầu nhưng lợi nhuận không như kỳ vọng, thậm chí phát sinh lỗ do chi phí vượt kiểm soát. Việc không có một hệ thống kế thừa dữ liệu đấu thầu sang giai đoạn triển khai dự án chính là nguyên nhân khiến bài toán tài chính trở nên phức tạp và khó lường.
Thiếu dữ liệu tập trung để ra quyết định đấu thầu
Ở cấp độ quản trị, nhiều doanh nghiệp xây dựng chưa có được bức tranh tổng thể về hoạt động đấu thầu của mình. Những câu hỏi quan trọng như tỷ lệ trúng thầu theo từng loại công trình, nguyên nhân trượt thầu, mức độ hiệu quả của từng gói thầu hay năng lực cạnh tranh về giá đều rất khó trả lời chính xác.
Do không có dữ liệu tập trung và báo cáo tổng hợp, các quyết định đấu thầu thường dựa nhiều vào kinh nghiệm cá nhân và cảm tính. Khi quy mô doanh nghiệp còn nhỏ, cách làm này có thể tạm ổn. Nhưng khi số lượng gói thầu tăng lên, việc thiếu dữ liệu phân tích sẽ khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro lớn trong chiến lược phát triển dài hạn.
Bài toán đặt ra: Doanh nghiệp cần gì để quản lý đấu thầu hiệu quả hơn?
Từ những vấn đề trên có thể thấy, sự “rối” trong đấu thầu không xuất phát từ việc doanh nghiệp làm quá nhiều, mà từ việc thiếu một hệ thống quản lý phù hợp. Doanh nghiệp không cần thêm người để xử lý hồ sơ, cũng không cần thêm các file quản lý phức tạp hơn. Điều cần thiết là một nền tảng giúp quản lý đấu thầu một cách tập trung, xuyên suốt và có khả năng liên kết dữ liệu với các hoạt động khác của doanh nghiệp.
Đây cũng chính là điểm mà các giải pháp ERP chuyên ngành bắt đầu phát huy vai trò.
Greensys ERP – Giải pháp quản lý đấu thầu online dành riêng cho doanh nghiệp xây dựng
Greensys ERP được thiết kế như một hệ thống quản trị tổng thể, trong đó đấu thầu không phải là một module rời rạc mà là một phần xuyên suốt trong chuỗi quản lý từ trước khi trúng thầu cho đến khi triển khai dự án và quyết toán.
Với đặc thù ngành xây dựng, Greensys ERP tập trung giải quyết bài toán quản lý nhiều gói thầu song song, hồ sơ phức tạp và yêu cầu kiểm soát chi phí chặt chẽ. Toàn bộ thông tin liên quan đến gói thầu được quản lý tập trung trên hệ thống, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình và giảm phụ thuộc vào cá nhân.
Greensys ERP giúp doanh nghiệp “gỡ rối” đấu thầu như thế nào?
Thay vì quản lý hồ sơ đấu thầu bằng các công cụ rời rạc, Greensys ERP cho phép doanh nghiệp xây dựng một quy trình đấu thầu online thống nhất. Từ khâu tiếp nhận thông tin gói thầu, lập hồ sơ dự thầu, xây dựng giá bỏ thầu cho đến phê duyệt và theo dõi kết quả đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất.
Quan trọng hơn, dữ liệu đấu thầu không bị “đóng băng” sau khi trúng thầu. Thông tin về giá, định mức, khối lượng và chi phí được kế thừa trực tiếp sang giai đoạn quản lý dự án, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách ngay từ đầu và hạn chế tối đa các phát sinh ngoài kế hoạch.
Lợi ích thực tế khi doanh nghiệp quản lý đấu thầu bằng Greensys ERP
Khi hoạt động đấu thầu được đưa lên một hệ thống ERP chuyên ngành, doanh nghiệp xây dựng có thể giảm đáng kể rủi ro sai sót hồ sơ, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát chi phí ngay từ giai đoạn chuẩn bị dự án. Ban lãnh đạo có được cái nhìn tổng thể về toàn bộ hoạt động đấu thầu, từ đó ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn dựa trên dữ liệu thực tế.
Về lâu dài, Greensys ERP không chỉ giúp doanh nghiệp “bớt rối” trong đấu thầu, mà còn tạo nền tảng quản trị vững chắc để mở rộng quy mô, tăng khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững trong ngành xây dựng đầy áp lực hiện nay.
Đấu thầu không trở nên rối rắm vì doanh nghiệp tham gia quá nhiều gói thầu, mà vì cách quản lý chưa theo kịp tốc độ phát triển. Khi quy mô tăng lên, việc quản trị bằng các công cụ thủ công sẽ bộc lộ giới hạn rõ rệt. Đưa đấu thầu lên một hệ thống quản lý tập trung như Greensys ERP chính là bước đi cần thiết để doanh nghiệp xây dựng kiểm soát tốt hơn, minh bạch hơn và chủ động hơn trong mọi quyết định.
