Rất nhiều doanh nghiệp xây dựng chỉ nhận ra chi phí dự án đã “vượt tầm kiểm soát” khi công trình đi được nửa chặng đường. Lúc này, ngân sách ban đầu gần như không còn giá trị tham chiếu, dòng tiền bắt đầu căng thẳng và mọi quyết định điều chỉnh đều trở nên bị động.
Điều đáng nói là chi phí không bùng nổ ở giai đoạn cuối, mà thường mất kiểm soát ngay từ những bước đầu tiên của dự án. Khi sai từ đầu, các giai đoạn sau chỉ là hệ quả nối tiếp.
Giai đoạn đầu dự án – Thời điểm quyết định 70% chi phí công trình
Trong thực tế quản lý dự án xây dựng, giai đoạn khởi tạo và chuẩn bị thi công chính là lúc:
- Ngân sách được thiết lập
- Hạng mục công việc được phân chia
- Thầu phụ bắt đầu tham gia
- Các quyết định tài chính quan trọng được đưa ra
Nếu chi phí không được kiểm soát chặt từ giai đoạn này, doanh nghiệp gần như mất quyền chủ động trong toàn bộ vòng đời dự án.
Những nguyên nhân cốt lõi khiến doanh nghiệp xây dựng mất kiểm soát chi phí từ sớm
Kiểm soát chi phí nhưng không gắn với ngân sách dự án
Nhiều doanh nghiệp vẫn theo dõi chi phí theo kiểu ghi nhận phát sinh riêng lẻ: chi vật tư, chi thầu phụ, chi nhân công… nhưng lại không đối chiếu các khoản này với ngân sách đã lập ban đầu.
Khi chi phí tồn tại độc lập với ngân sách, doanh nghiệp không thể biết:
- Khoản chi này đang vượt hay nằm trong kế hoạch
- Hạng mục nào đang phát sinh nhiều nhất
- Ngưỡng rủi ro tài chính đang ở đâu
Chi phí vẫn được ghi nhận, nhưng không được kiểm soát đúng nghĩa.
Không phân biệt chi phí theo giai đoạn triển khai
Giai đoạn đầu dự án thường phát sinh nhiều khoản chi “nhỏ nhưng dày”: khảo sát, chuẩn bị mặt bằng, tạm ứng thầu phụ, vật tư ban đầu. Nếu các khoản này không được phân tách theo giai đoạn, doanh nghiệp rất dễ chủ quan vì tổng chi phí lúc này chưa lớn.
Đến khi bước sang giai đoạn thi công chính, chi phí cộng dồn mới bộc lộ rõ mức độ vượt kế hoạch, lúc này việc điều chỉnh gần như không còn hiệu quả.
Chi phí phát sinh trước khi có kế hoạch tài chính rõ ràng
Trong nhiều doanh nghiệp xây dựng, tiến độ thường được ưu tiên hơn kiểm soát tài chính. Để kịp tiến độ, các khoản chi được thực hiện ngay cả khi:
- Ngân sách chưa được duyệt
- Hạng mục chưa được phê duyệt chính thức
- Chưa xác định rõ nguồn tiền
Việc chi trước – hoàn thiện hồ sơ sau khiến chi phí bị “thả nổi” ngay từ đầu, tạo tiền lệ xấu cho các giai đoạn sau của dự án.
Khi chi phí mất kiểm soát sớm, hậu quả kéo dài đến toàn bộ dự án
Dòng tiền dự án bị phá vỡ
Chi phí phát sinh không kiểm soát khiến dòng tiền dự án luôn trong trạng thái căng thẳng. Doanh nghiệp phải liên tục xoay vòng vốn để bù đắp các khoản chi ngoài kế hoạch.
Lợi nhuận dự án bị bào mòn từng giai đoạn
Không phải đến cuối dự án mới lỗ. Trên thực tế, lợi nhuận thường bị bào mòn ngay từ giai đoạn đầu do chi phí vượt ngưỡng nhưng không được phát hiện kịp thời.
Ban lãnh đạo không có dữ liệu để ra quyết định sớm
Khi không có dữ liệu chi phí theo thời gian thực, lãnh đạo chỉ nhận được báo cáo khi vấn đề đã trở nên nghiêm trọng. Mọi quyết định lúc này đều mang tính “chữa cháy”.
Kiểm soát chi phí dự án cần bắt đầu từ đâu?
Kiểm soát chi phí ngay từ khi lập kế hoạch dự án
Chi phí cần được đặt trong mối liên kết chặt chẽ với ngân sách, hạng mục và giai đoạn triển khai ngay từ đầu. Mỗi khoản chi phát sinh đều phải có “điểm neo” rõ ràng trong kế hoạch tài chính dự án.
Theo dõi chi phí theo giai đoạn, không chờ đến cuối kỳ
Việc kiểm soát chi phí theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp:
- Phát hiện sớm xu hướng vượt chi
- Điều chỉnh kế hoạch kịp thời
- Chủ động dòng tiền thay vì chạy theo chi phí
Gắn chi phí với toàn bộ nghiệp vụ dự án
Chi phí không chỉ nằm ở kế toán, mà phát sinh từ kỹ thuật, mua hàng, thầu phụ, nghiệm thu. Nếu dữ liệu không được liên thông, chi phí sẽ luôn bị kiểm soát muộn.
Greensys ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí ngay từ giai đoạn đầu như thế nào?
Kiểm soát chi phí dựa trên ngân sách đã duyệt
Trong Greensys ERP, mọi chi phí phát sinh đều được đối chiếu trực tiếp với ngân sách dự án đã lập. Điều này giúp doanh nghiệp nhìn thấy ngay khoản chi đang nằm trong hay vượt kế hoạch.
Quản lý chi phí theo giai đoạn và hạng mục
Chi phí được phân bổ rõ theo từng giai đoạn, từng hạng mục công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện khu vực rủi ro tài chính ngay khi dự án mới bắt đầu.
Theo dõi chi phí theo thời gian thực
Dữ liệu chi phí được cập nhật xuyên suốt quá trình triển khai dự án, giúp ban lãnh đạo nắm được bức tranh tài chính ngay tại thời điểm ra quyết định.
Kiểm soát chi phí sớm – chìa khóa để dự án xây dựng không “trượt ray”
Trong quản lý dự án xây dựng, kiểm soát chi phí không phải là việc làm cuối kỳ, mà là nhiệm vụ xuyên suốt ngay từ ngày đầu tiên. Doanh nghiệp càng kiểm soát sớm, mức độ rủi ro càng thấp và khả năng đảm bảo lợi nhuận càng cao.
Khi chi phí được quản lý đúng cách từ giai đoạn đầu, doanh nghiệp không chỉ tránh vượt chi mà còn tạo nền tảng vững chắc để dự án vận hành ổn định đến khi quyết toán.
