Chi phí vật tư luôn chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí dự án xây dựng. Do đó, việc quản lý một cách hiệu quả nguồn chi phí này không chỉ giúp các nhà thầu kiểm soát được ngân sách mà còn tối đa hóa lợi nhuận. Dưới đây là 5 quy tắc cơ bản giúp doanh nghiệp quản lý chi phí vật tư xây dựng một cách hiệu quả, cùng Greensys tìm hiểu và áp dụng ngay.
1. Lập kế hoạch cung ứng vật tư cẩn thận
Một kế hoạch cung ứng vật tư chi tiết và đầy đủ là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hiệu quả việc cung ứng vật tư đúng thời điểm cũng như đúng nhu cầu. Kế hoạch này cần được nhà quản lý xây dựng xác định rõ ràng nhu cầu vật tư cho từng giai đoạn và địa điểm thi công, từ đó tránh được tình trạng thiếu hụt hay dư thừa vật tư, ảnh hưởng đến tiến độ và gây lãng phí. Vì một kế hoạch tốt sẽ vạch ra quy trình mua hàng, nhập vật tư chính xác, giảm thiểu rủi ro về chi phí.
Các bước để lập kế hoạch quản lý chi phí vật tư xây dựng hiệu quả
– Xác định nhu cầu vật tư dựa trên kế hoạch thi công chi tiết.
– Liệt kê và phân loại vật tư cần thiết theo từng giai đoạn dự án.
– Đánh giá và chọn nhà cung cấp dựa trên năng lực cung ứng và lịch sử hợp tác.
– Lập lịch trình cung ứng vật tư phù hợp với tiến độ thi công
Thực hiện đúng chính sách
2. Thực hiện đúng chính sách mua bán và hợp đồng
Thực hiện quy tắc quản lý chi phí vật tư xây dựng chuẩn chỉ bằng việc áp dụng đúng chính sách, điều lệ trong hợp động mua bán vật tư để tránh tình trạng đội giá cao hoặc nhận hàng kém chất lượng, doanh nghiệp cần xây dựng các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp rõ ràng và ký kết hợp đồng với các điều khoản minh bạch về giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng. Quản lý chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng sẽ giúp đảm bảo rằng nhà cung cấp tuân thủ đúng cam kết.
Các yếu tố cần lưu ý khi lập hợp đồng:
– Điều khoản giá cả: Rõ ràng và chi tiết để tránh tình trạng đội giá
– Chất lượng vật tư: Định rõ tiêu chuẩn chất lượng và phương thức kiểm tra.
– Thời gian giao hàng: Quy định cụ thể về thời gian giao nhận để tránh chậm trễ.
– Phạt vi phạm hợp đồng: Các điều khoản phạt nếu nhà cung cấp không tuân thủ cam kết.
3. Kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập – xuất Vật Tư
Theo dõi tồn kho thực tế và cảnh báo kịp thời khi vật tư sắp hết hạn sử dụng hoặc gần cạn kho là một phần quan trọng của quản lý chi phí vật tư. Kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập – xuất vật tư giúp doanh nghiệp tránh được lãng phí do mua sắm trùng lặp hoặc vật tư quá hạn không được sử dụng. Sử dụng hệ thống quản lý tồn kho thông minh sẽ giúp theo dõi tồn kho chính xác và đưa ra quyết định kịp thời.
4. Đào Tạo và Nâng Cao Năng Lực Nhân Viên
Nhân viên được đào tạo đầy đủ về quy trình và công cụ quản lý sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện công tác quản lý chi phí vật tư xây dựng hiệu quả hơn. Đảm bảo rằng nhân sự đảm nhận các công việc liên quan đến quản lý chi phí vật tư được đào tạo về quy trình nhập – xuất kho, theo dõi tồn kho, và sử dụng phần mềm quản lý hiện đại.
Sử dụng phần mềm quản lý
5. Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Vật Tư
Phần mềm quản lý vật tư xây dựng cung cấp một hệ thống công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa chi phí vật tư. Phần mềm cho phép theo dõi tình trạng tồn kho trực tuyến, tự động đặt hàng và ghi nhận chi phí mua vật tư, cũng như cảnh báo sớm khi vật tư sắp hết. Một giải pháp toàn diện không chỉ đơn giản hóa công tác quản lý mà còn tiết kiệm chi phí nhân công cũng như giảm thiểu rủi ro sai sót.
Điểm qua những lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý vật tư:
– Giúp tự động hóa quy trình nhập – xuất và theo dõi tồn kho.
– Hỗ trợ lập kế hoạch, cung cấp báo cáo chi tiết và kịp thời về tình trạng tồn kho.
– Tiết kiệm thời gian và công sức, minh bạch cũng như tra cứu dễ dàng
– Tối ưu hóa quản lý tài chính cho doanh nghiệp, tối đa lợi nhuận
Đừng bỏ quan phần mềm quản lý vật tư xây dựng Greensys ERP
Phần mềm quản lý vật tư xây dựng, là một trong các phân hệ của phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể Greensys ERP. Cung cấp giải pháp tích hợp toàn diện các nghiệp vụ xử lý thông tin, từ lập kế hoạch, theo dõi đến phân tích báo cáo liên quan đến kho, chi phí vật tư và quản lý tài chính trong một hệ thống duy nhất.
Được nhiều doanh nghiệp xây dựng Việt tin chọn với kết quả triển khai 100% thành công – Với hơn 170 quy trình vận hành, hơn 100 biểu mẫu quảng cáo phục vụ công việc hàng ngày, hơn 30 báo cáo quản trị tổng thể đã được áp dụng thành công tại các doanh nghiệp lớn. 100% các quy trình làm việc được kế thừa giữa các bộ phận/ phòng/ ban/ dự án. Greensys ERP giúp giải quyết những thách thức trong quản lý chi phí vật tư và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Liên hệ với Greensys để được tư vấn triển khai ERP ngành xây dựng quản trị doanh nghiệp tốt nhất.
