Công tác xử lý, tiếp nhận và quản lý văn bản là nhiệm vụ quan trọng trong mọi cơ quan, doanh nghiệp. Lĩnh vực xây dựng với các công ty quy mô lớn, số lượng văn bản đi và đến tăng lên đáng kể. Phương pháp quản lý văn bản truyền thống không còn hiệu quả trong bối cảnh này, dẫn đến nguy cơ thiếu sót, nhầm lẫn và mất nhiều thời gian tìm kiếm. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về giải pháp phần mềm quản lý văn bản, lợi ích trong việc số hóa môi trường làm việc từ giải pháp uy tín của Greensys ERP.
Giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp
Giải pháp/Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu là gì?
Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu là hệ thống phần mềm được thiết kế để lưu trữ, quản lý, và truy xuất các tài liệu điện tử một cách hiệu quả. Thay vì sử dụng tài liệu giấy, hệ thống này cho phép các doanh nghiệp chuyển đổi tài liệu giấy thành tài liệu số, tạo ra một môi trường làm việc thông minh hơn.
Đặc biệt, trong ngành xây dựng, nơi có khối lượng lớn tài liệu như hợp đồng, kế hoạch thiết kế, báo cáo nghiệm thu, và thanh quyết toán, việc sử dụng giải pháp quản lý văn bản là vô cùng quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động và bảo mật thông tin.
Phần mềm quản lý văn bản Greensys ERP – Là 1 phân hệ trong hệ thống Greensys ERP – Giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể của Công ty CP Giải pháp quản trị Greensys với hơn 12+ năm uy tín trong ngành. Greensys ERP cung cấp một module chuyên biệt thực hiện nhiệm vụ quản lý văn được tích hợp trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp, ứng dụng hiệu quả và số hóa doanh nghiệp với đa lĩnh vực ngành nghề,…
Những khó khăn trong phương thức quản lý văn bản truyền thống
Trong lĩnh vực xây dựng, việc quản lý tài liệu theo phương thức truyền thống gặp phải nhiều khó khăn điển hình như:
Mất nhiều thời gian và công sức: Quản lý thủ công yêu cầu nhiều nhân lực để sắp xếp, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu, gây lãng phí thời gian và công sức.
Hạn chế không gian lưu trữ: Tài liệu giấy chiếm nhiều không gian lưu trữ, dẫn đến việc tăng chi phí cho cơ sở vật chất và không gian văn phòng.
Rủi ro mất mát và tổn thất tài liệu: Tài liệu giấy dễ bị hư hỏng, mất mát do các yếu tố như hỏa hoạn, thiên tai hoặc sai sót của con người.
Khó khăn trong chia sẻ và cộng tác: Việc chia sẻ tài liệu giấy giữa các bộ phận hoặc đối tác mất nhiều thời gian và không đảm bảo tính kịp thời.
Giải pháp Greensys với các tính năng
Giải pháp Greensys ERP với tính năng/phần mềm quản lý văn bản mang lại những lợi ích vượt trội
Văn thư không cần chạy đi xin ý kiến các phòng ban
Phần mềm quản lý văn Greensys ERP giúp việc soạn thảo văn bản trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn nhiều. Văn thư chỉ cần soạn văn bản và gửi đến các phòng ban liên quan để xin ý kiến trên hệ thống. Điều này giúp loại bỏ khoảng cách địa lý và cho phép văn thư dễ dàng theo dõi quá trình và trạng thái xử lý của các văn bản, làm cho việc soạn thảo và phát hành văn bản trở nên đồng bộ và chính xác hơn.
Trình văn bản đến người cần giải quyết dễ dàng hơn
Với giải pháp Greensys ERP – Tính năng phần mềm quản lý văn bản, nhân viên chỉ cần scan tài liệu lên hệ thống và gửi đến người tiếp nhận. Hơn nữa còn có thể theo dõi tình trạng văn bản như liệu người nhận đã xem và xử lý hay chưa. Người nhận có thể chủ động giải quyết văn bản bất cứ lúc nào họ thấy hợp lý. Giúp văn bản, tài liệu, công văn giấy tờ được quản lý toàn diện và bao quát các bước xử lý, đưa ra lời nhắc nhở khi cần thiết.
Dễ dàng tìm kiếm và xem văn bản, tài liệu, công văn
Phần mềm quản lý văn bản với bộ lọc thông minh theo nhiều tiêu chí khác nhau, người dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm văn bản thông qua từ khóa liên quan. Người dùng cũng có thể tải và xem văn bản trực tiếp trên máy tính mà không cần vào kho tìm kiếm. Việc tìm kiếm được thực hiện ở nhiều vị trí khác nhau với điều kiện thiết bị có kết nối Internet.
Lưu trữ số lượng lớn tài liệu
Đối với các công ty xây dựng quy mô lớn với lượng công văn, tài liệu, và văn bản khổng lồ, giải pháp ERP cho doanh nghiệp xây dựng cung cấp một giải pháp phần mềm quản lý văn bản cực kỳ hữu ích. Hệ thống giúp lưu trữ toàn bộ khối lượng văn bản đi đến của doanh nghiệp, giúp quản lý dễ dàng hơn.
Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí văn phòng
Đảm bảo việc công tác quản lý văn bản trở nên chặt chẽ và khoa học hơn, việc truyền và yêu cầu xử lý thông tin cũng nhanh chóng và kịp thời hơn. Điều này giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho cả văn thư và người tiếp nhận, nâng cao năng suất công việc. Hơn nửa, doanh nghiệp còn có thể giảm thiểu chi phí văn phòng do tất cả tài liệu đều được scan và lưu trên hệ thống phần mềm an toàn.
Xử lý văn bản, tài liệu linh hoạt mọi lúc, mọi nơi
Phần mềm quản lý văn bản là một phân hệ của phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP Greensys, cho phép quản lý văn bản trực tuyến. Do đó, nhà quản lý và nhân viên đều có thể nắm bắt và xử lý tất cả các văn bản liên quan tới mình mọi lúc, mọi nơi mà không cần chờ đợi gặp mặt để gửi tờ trình. Điều này giải quyết một vấn đề nan giải khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý văn bản truyền thống.
Phần mềm quản lý văn bản Greensys ERP giúp tháo gỡ các rắc rối trong quản lý, số hóa văn phòng làm việc và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp xây dựng của bạn. Nếu bạn muốn khám phá chi tiết hơn tính năng của phần mềm, vui lòng liên hệ ngay với Greensys để đăng ký dùng thử miễn phí và nhận tư vấn cùng chuyên gia.
