Ngành xây dựng ngày càng phát triển, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và chuẩn mực trong mọi khía cạnh, đặc biệt là việc quản lý hồ sơ. Để đảm bảo dự án đạt chất lượng và tiến độ, các giai đoạn từ lập kế hoạch, thi công cho đến nghiệm thu và bàn giao đều cần được kiểm soát thông qua hệ thống tài liệu và báo cáo đầy đủ. Tuy nhiên, quản lý hồ sơ xây dựng xưa nay vẫn luôn khiến nhiều lãnh đạo đau đầu vì kém hiệu quả từ việc thiếu tính đồng bộ và hiệu quả.
Nhằm giải quyết các vấn đề trong quản lý hồ sơ dự án, hồ sơ công trình, phần mềm GREENSYS ERP đã được phát triển để trở thành giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp xây dựng. Với phân hệ quản lý hồ sơ xây dựng trong GREENSYS ERP, doanh nghiệp có thể tinh giản quy trình, theo dõi và quản lý thông tin dự án một cách chính xác và nhanh chóng, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành tổng thể.
Khó khăn trong việc quản lý dự án xây dựng
Những khó khăn doanh nghiệp thường gặp trong quản lý dự án xây dựng thường gặp
Quản lý hồ sơ xây dựng bên cạnh việc thực hiện lưu trữ các tài liệu thì đây cũng là một quá trình đòi hỏi sự chính xác cao và chuẩn tiến độ bởi vì bao gồm cả việc kiểm soát, cập nhật cũng ngư trao đổi thông tin cho các bên liên quan trong thực hiện dự án.Việc quản lý hồ sơ công trình bằng phương thức cũ thường đối mặt với một loạt vấn đề như:
- Hiệu suất cập nhật thông tin không hiệu quả:
Trong các dự án xây dựng, thông tin thay đổi liên tục và cần được cập nhật nhanh chóng. Tuy nhiên, khi lưu trữ tài liệu rời rạc và phụ thuộc vào các phương pháp thủ công, việc cập nhật giữa các bên thường chậm trễ, gây ảnh hưởng xấu đến tiến độ và sự phối hợp. Đặc biệt với các dự án có nhiều nhà thầu, việc chậm trễ thông tin có thể gây đình trệ dự án và phát sinh chi phí. - Gia tăng chi phí quản lý và lưu trữ:
Lưu trữ thủ công thường đòi hỏi chi phí cao từ việc in ấn đến quản lý giấy tờ. Doanh nghiệp phải đối mặt với việc tài liệu bị phân tán, mất nhiều thời gian tìm kiếm và có nguy cơ mất mát dữ liệu. Các chi phí liên quan đến văn phòng phẩm và bảo quản tài liệu cũng tăng cao, ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn lực của doanh nghiệp. - Khó khăn trong việc quản lý thông tin hàng ngày:
Việc lưu trữ thông tin hàng ngày của dự án thủ công qua giấy tờ dễ dẫn đến phân tán và khó truy xuất khi cần thiết. Điều này cản trở việc đánh giá tiến trình dự án một cách khách quan, làm giảm hiệu quả quản lý và dẫn đến sai lầm trong quyết định do thiếu hoặc không cập nhật kịp thời các thông tin quan trọng.
Việc triển khai và ứng dụng hệ thống phần mềm Greensys ERP cho doanh nghiệp xây dựng sẽ cung cấp hệ thống các tính năng chuyên biệt giúp doanh nghiệp khắc phục những vấn đề nhức nhối kể trên. Từ nền tảng quản trị và vận hành thông minh, giúp tối ưu hóa quản lý hồ sơ, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo thông tin luôn được cập nhật kịp thời và chính xác.
Lợi ích 4 “ Giảm” trong hồ sơ xây dựng hệ thống Greensys
Lợi ích “4 Giảm” trong quản lý hồ sơ xây dựng nhờ hệ thống Greensys ERP
Mang đến nhiều tính năng ưu việt, Greensys ERP không chỉ giúp quy trình quản lý hồ sơ dự án được tối ưu hóa mà còn phục vụ tối đa các nghiệp vụ liên quan, tăng hiệu suất làm việc cuả nhân sự, giảm thiểu chi phí và rủi ro liên quan đến quản lý hồ sơ, chứng từ, tài liệu. Hãy cùng khám phá chi tiết những lợi ích này và cách Greensys ERP có thể thay đổi hoàn toàn quy trình quản lý hồ sơ xây dựng của doanh nghiệp bạn.
- Giảm thiểu sai sót trong việc chuẩn bị hồ sơ
Việc chuẩn bị hồ sơ tốt cho bất kỳ dự án nào đều vô cùng quan trọng, đặc biệt trong ngành xây dựng, vì mỗi sai sót nhỏ trong hồ sơ đều có thể dẫn đến hậu quả thiệt hại ảnh hưởng đến tổng thể dự án. Module (phân hệ) quản lý hồ sơ xây dựng trong phần mềm Greensys ERP giải quyết vấn đề này bằng cách:
- Tự động hóa quy trình tạo hồ sơ: Greensys ERP cung cấp các mẫu chuẩn và tự động điền thông tin từ cơ sở dữ liệu trung tâm, giảm thiểu khả năng nhập sai thông tin.
- Kiểm tra chéo tự động: Greensys ERP tích hợp các công cụ kiểm tra logic và nhất quán, giúp phát hiện và cảnh báo về các sai sót tiềm ẩn trước khi hồ sơ được hoàn thiện.
- Quản lý các phiên bản toàn diện: Mọi thay đổi trong hồ sơ đều được ghi lại và theo dõi, giúp dễ dàng xác định và khắc phục sai sót khi cần.
- Chuẩn hóa quy trình chuẩn bị hồ sơ: Bằng cách áp dụng quy trình chuẩn cho việc tạo và quản lý hồ sơ, Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng Greensys ERP đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu sai sót do sự khác biệt trong cách làm việc của từng cá nhân.
- Giảm chi phí luân chuyển chứng từ
Trong mô hình quản lý truyền thống, việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận và đối tác thường tốn kém và mất thời gian. Tính năng quản lý hồ sư xây dựng Greensys ERP mang đến giải pháp:
- Nền tảng số hóa tập trung: Tất cả hồ sơ và chứng từ được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất, cho phép truy cập từ xa và chia sẻ nhanh chóng.
- Phê duyệt trực tuyến: Quy trình phê duyệt được số hóa hoàn toàn, giúp giảm thời gian chờ đợi và chi phí vận chuyển tài liệu vật lý.
- Tích hợp chữ ký điện tử: Việc ký duyệt hồ sơ được thực hiện nhanh chóng và an toàn thông qua chữ ký điện tử, đảm bảo tính pháp lý và tiết kiệm thời gian.
- Theo dõi luồng công việc: Phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng Greensys ERP cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực về trạng thái của mỗi tài liệu, giúp quản lý dễ dàng nắm bắt và can thiệp kịp thời nếu có vấn đề phát sinh.
- Giảm chi phí lưu trữ hồ sơ
Lưu trữ hồ sơ xây dựng theo phương cách thủ công vẫn luôn đòi hỏi doanh nghiệp phải có không gian vật lý lớn và chi phí bảo quản cao. Greensys ERP giải quyết vấn đề này thông qua:
- Lưu trữ đám mây: Tất cả hồ sơ được lưu trữ an toàn trên đám mây, loại bỏ nhu cầu về không gian lưu trữ vật lý và giảm chi phí thuê kho, mua sắm tủ hồ sơ.
- Nén dữ liệu thông minh: Công nghệ nén dữ liệu tiên tiến giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ điện tử mà vẫn đảm bảo chất lượng tài liệu.
- Quản lý vòng đời tài liệu: Hệ thống ERP tự động phân loại và lưu trữ tài liệu theo thời hạn bảo quản, giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên lưu trữ.
- Bảo mật đa lớp: Greensys ERP cung cấp các biện pháp bảo mật tiên tiến, đảm bảo an toàn cho dữ liệu mà không cần đến các biện pháp bảo vệ vật lý tốn kém.
Bằng cách chuyển đổi sang lưu trữ số, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao khả năng bảo quản và truy xuất hồ sơ xây dựng một cách hiệu quả.
- Giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ
Không còn tốn nhiều thời gian và công sức cho việc tìm kiếm một tài liệu cụ thể trong bộ hồ sơ. Greensys ERP cải thiện đáng kể vấn đề này với khả năng:
- Công cụ tìm kiếm nâng cao: Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP cung cấp khả năng tìm kiếm toàn văn, cho phép người dùng nhanh chóng định vị tài liệu cần thiết chỉ trong vài giây.
- Phân loại và gắn thẻ thông minh: Mỗi tài liệu được tự động phân loại và gắn thẻ, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm và truy xuất nhanh chóng.
- Quản lý lịch sử truy cập: Hệ thống ghi lại lịch sử truy cập của người dùng, giúp dễ dàng quay lại các tài liệu đã xem gần đây.
- Tùy chỉnh giao diện người dùng: Người dùng có thể tùy chỉnh giao diện tìm kiếm theo nhu cầu cá nhân, tối ưu hóa trải nghiệm và giảm thời gian tìm kiếm.
Với những tính năng vượt trội trong quản lý hồ sơ xây dựng, phần mềm GREENSYS ERP trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp hiện nay, chỉ 1 giải pháp để tận hưởng toàn bộ khả năng tối ưu hóa mọi công việc liên quan đến hồ sơ, chứng từ, dữ liệu và giảm thiểu chi phí, tạo môi trường làm việc minh bạch và linh hoạt. Liên hệ ngay với Greensys để được hỗ trợ tư vấn giải pháp cải thiện quy trình quản lý hồ sơ thông minh với Greensys ERP.
>>> Xem thêm bài viết: Greensys ERP cam kết tính bảo mật và an toàn dữ liệu tối đa
