Quản lý ngân sách dự án thường bắt đầu bằng một file khóa từ đầu dự án. Tuy nhiên, phạm vi công việc ít khi đứng yên đến lúc bàn giao. Bài này nêu chuyện gì xảy ra khi ngân sách không còn lịch sử điều chỉnh. Sau đó, bài giải thích vì sao doanh nghiệp xây dựng cần quản lý ngân sách theo phiên bản và mốc REV.
Chuyện gì xảy ra khi ngân sách khóa từ đầu dự án còn phạm vi thì thay đổi?
Cụ thể, một cuộc họp giao ban giữa dự án của nhà thầu có thể diễn ra như sau. Giám đốc dự án mở file ngân sách và đọc một con số. Giám đốc tài chính mở một file khác và đọc một con số khác.
Cả hai con số đều đúng ở thời điểm file được lưu. Tuy nhiên, không ai chắc con số nào phản ánh phạm vi công việc hiện tại. Vì vậy, cuộc họp dành thời gian tranh luận về con số, thay vì đưa ra quyết định.
Nguyên nhân thường là phạm vi đã thay đổi. Chẳng hạn, Chủ đầu tư bổ sung hạng mục hoặc gia hạn thời gian. Khi đó, BOQ với chủ đầu tư được điều chỉnh, còn ngân sách nội bộ chưa chắc theo kịp.
Do đó, quản lý ngân sách dự án bằng một file khóa từ đầu chỉ đúng khi phạm vi không đổi. Tuy vậy, điều này ít khi kéo dài đến cuối dự án. Theo quy định trong PMI về thay đổi phạm vi dự án, áp lực mở rộng phạm vi luôn tồn tại. Đồng thời, bài viết khuyến nghị lập đường chuẩn bằng văn bản và áp dụng quy trình thay đổi chính thức.
Hai cách xử lý quen thuộc và điểm yếu
Cách thứ nhất là ghi đè con số mới lên file cũ. Nhờ vậy, file luôn gọn. Tuy nhiên, con số cũ biến mất, và không ai so sánh được ngân sách ban đầu với ngân sách hiện tại.
Cách thứ hai là lưu thêm một file mới với tên khác. Khi đó, nhiều file ngân sách cùng tồn tại. Do đó, đến lúc cần số liệu, không ai chắc file nào đang được dùng.
Không còn lịch sử điều chỉnh thì quản lý ngân sách dự án gặp hệ quả gì?
Lịch sử điều chỉnh là bằng chứng cho mọi thay đổi của ngân sách. Khi bằng chứng này mất, ba vấn đề nối tiếp nhau xuất hiện. Mỗi vấn đề có một nguyên nhân gốc riêng.
Nguyên nhân thứ nhất: số mới ghi đè số cũ
Ngân sách hiện tại không còn điểm so sánh. Ban lãnh đạo thấy tổng ngân sách đã đổi, nhưng không giải thích được đổi từ đâu và đổi qua những lần nào.
Hệ quả là việc đánh giá hiệu quả dự án dựa trên một mốc không rõ ràng. Do đó, giám đốc dự án khó chứng minh phần chênh lệch đến từ thay đổi phạm vi hay từ quản lý chi phí.
Nguyên nhân thứ hai: không truy lại được từng điều chỉnh
Mỗi thay đổi ngân sách đều có lý do. Khi file chỉ lưu con số cuối, lý do này nằm trong email hoặc trí nhớ của từng người.
Do đó, khi cần giải trình nội bộ hoặc đối chiếu với chủ đầu tư, nhà thầu phải dựng lại câu chuyện từ nhiều nguồn. Ngoài ra, việc này tốn thời gian của Ban chỉ huy công trường và phòng tài chính.
Nguyên nhân thứ ba: ngân sách, hợp đồng và thanh toán lệch nhau
Hợp đồng thầu phụ, đơn đặt hàng và thanh toán đều được đối chiếu với ngân sách. Nếu ngân sách có nhiều phiên bản không rõ ràng, việc đối chiếu có thể dùng nhầm con số.
Khi đó, hợp đồng có thể được ký theo ngân sách cũ, còn khối lượng thanh toán lại so với ngân sách mới. Như vậy, Ban lãnh đạo chỉ thấy sai lệch khi dự án đã đi xa.
Tổng hợp lại, quyết định chậm không đến từ việc thiếu báo cáo. Quyết định chậm đến từ con số ngân sách không có lịch sử để tin cậy. Vì sao lãnh đạo thường biết dự án lời hay lỗ quá muộn được phân tích trong bài Phần mềm quản lý dự án xây dựng: khi nào lãnh đạo mới biết dự án lời hay lỗ?.
Version và REV là gì, và vì sao ngân sách cần hai lớp phiên bản?
Quản lý ngân sách theo phiên bản có hai lớp: Version và Revision, gọi tắt là REV. Cụ thể, hai lớp này trả lời hai câu hỏi khác nhau.
Phiên bản là lớp thứ nhất. Mỗi khi ngân sách được điều chỉnh, hệ thống tự tạo một phiên bản mới. Lớp này ghi lại mọi thay đổi, kể cả thay đổi nhỏ.
Hai lớp phiên bản của ngân sách dự án: Version ghi mọi điều chỉnh, REV là mốc để so sánh.
REV là lớp thứ hai. REV là mốc điều chỉnh do người dùng chọn theo giai đoạn của dự án, ví dụ REV tạm, REV00 và REV01. REV cuối dự án thể hiện ngân sách đã được chốt khi kết thúc dự án.
Nói cách khác, Version trả lời câu hỏi đã thay đổi những gì. Còn REV trả lời câu hỏi đang so sánh theo mốc nào. Nhờ hai lớp này, ngân sách vừa đủ chi tiết để truy vết, vừa đủ gọn để lãnh đạo đọc.
Quản lý ngân sách dự án theo Version và REV trên Greensys ERP hỗ trợ gì?
Greensys ERP quản lý ngân sách dự án theo cấu trúc WBS chuẩn của công ty. Mỗi hạng mục có số lượng, đơn giá, số tiền, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Cụ thể, ngân sách dự án được quản lý theo Version và Revision đúng như hai lớp nêu trên.
Trong ngân sách, hệ thống cho phép theo dõi khối lượng đã ký hợp đồng và khối lượng đã thanh toán. Đồng thời, hệ thống cung cấp lịch sử điều chỉnh, lịch sử thực hiện và kế hoạch triển khai ngân sách.
Báo cáo thực hiện ngân sách so sánh theo REV
Báo cáo thực hiện ngân sách cho phép so sánh ngân sách theo REV để theo dõi thay đổi theo thời gian. Các mốc so sánh gồm REV00, REV01, REV cuối dự án và phiên bản cập nhật mới nhất.
Cấu trúc báo cáo thực hiện ngân sách so sánh theo REV (hình minh họa, không phải số liệu).
Ngoài ra, báo cáo đặt cạnh nhau giá trị hợp đồng lũy kế, giá trị thanh toán lũy kế và chi phí kế hoạch còn lại. Nhờ vậy, Ban lãnh đạo thấy ngân sách đã đi đến đâu so với từng mốc.
Bên cạnh đó, biểu tượng Xem mở chi tiết từng điều chỉnh ngân sách, bảng giá, hợp đồng và hóa đơn thanh toán. Cách này giải quyết nguyên nhân thứ hai, vì mỗi điều chỉnh đều truy lại được.
Xem ngân sách theo Version và REV trên dữ liệu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp muốn xem báo cáo so sánh REV trên dữ liệu của mình? Hãy gọi hotline 0888 934 886 hoặc để lại thông tin ở khối Đăng ký tư vấn cuối trang.
Chốt REV cuối dự án để làm gì?
REV cuối dự án là phiên bản ngân sách được chốt khi dự án kết thúc. Đây là mốc cuối cùng để so với REV00 và các REV trung gian.
Khi đó, Ban lãnh đạo có một câu trả lời rõ cho câu hỏi ngân sách đã thay đổi thế nào trong suốt dự án. Đồng thời, giám đốc dự án cũng có cơ sở để giải trình từng điều chỉnh với phòng tài chính.
Ngân sách mới nhất làm giới hạn cho hợp đồng và khối lượng
Đặc biệt, ngân sách được duyệt còn là giới hạn cho các bước sau. Giá trị hợp đồng thầu phụ được kiểm soát với cảnh báo chênh lệch (%) so với ngân sách và không được vượt ngân sách đã phê duyệt. Khi phân chia sản lượng, tổng khối lượng phân giao không được vượt ngân sách đã được phê duyệt mới nhất.
Nhờ vậy, nguyên nhân thứ ba được xử lý ngay tại điểm ký hợp đồng và phân giao. Chi tiết chức năng xem tại trang quản lý dự án. Bài Mỗi phòng một file Excel, mỗi file một con số: vì sao lợi nhuận dự án không ai chốt được? phân tích thêm điểm đứt gãy khi dữ liệu nằm ở các file riêng.
Doanh nghiệp đang giữ phiên bản ngân sách cuối ở đâu?
Ba câu hỏi sau giúp doanh nghiệp xây dựng đánh giá nhanh cách quản lý ngân sách dự án hiện tại.
- Khi phạm vi thay đổi, con số ngân sách cũ có còn xem lại được không?
- Có thể so sánh ngân sách theo từng mốc của dự án trong một báo cáo không?
- Hợp đồng và khối lượng có luôn đối chiếu với phiên bản ngân sách mới nhất không?
Tóm lại, nếu có câu trả lời Không, ngân sách đang dựa vào file thay vì lịch sử. Doanh nghiệp có thể chia sẻ cách đang xử lý ở phần bình luận hoặc trao đổi trực tiếp với đội ngũ Greensys.
Xem ngân sách theo Version và REV trên dữ liệu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp muốn xem ngân sách theo Version và REV trên dữ liệu của mình? Hãy đăng ký tư vấn với đội ngũ Greensys. Khi đó, quản lý ngân sách dự án được trình bày theo mối quan tâm của nhà thầu.
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty Cổ phần Giải pháp Quản trị Greensys
📍 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0888 934 886
📩 Email: info@giacat.vn
🌐 Website: greensys.vn
