WBS là gì, và vì sao một cấu trúc WBS chung lại quan trọng với ngân sách của nhà thầu? Bài này giải thích khái niệm theo ba bước: WBS gồm những gì, vì sao nhiều dự án cần dùng chung và cách cấu hình trên Greensys ERP. Sau đó, bài nêu các sai lầm thường gặp khi mỗi dự án tự đặt một cấu trúc riêng.
WBS là gì trong ngân sách dự án?
WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, tạm dịch là cấu trúc phân rã công việc. Đây là cách chia phạm vi dự án thành các phần nhỏ dần theo từng cấp, giống một cây phân cấp. Trong ngân sách, mỗi nhánh của cây gắn với một hạng mục chi phí.
Theo giải thích chuyên ngành về WBS, đây là cây phân cấp xác định toàn bộ phạm vi dự án. Mọi công việc phải nằm trong WBS. Việc không có trong WBS thì không thuộc dự án.
Như vậy, một khoản chi phí không gắn với hạng mục WBS nào là dấu hiệu ngân sách còn thiếu phạm vi. Ngược lại, một hạng mục không còn công việc tương ứng là dấu hiệu ngân sách cần rà soát.
WBS khác gì một danh sách hạng mục thông thường?
Danh sách phẳng chỉ liệt kê các dòng chi phí. Trong khi đó, WBS có cấp bậc, nên mỗi hạng mục biết mình thuộc nhóm nào.
Cụ thể, các hạng mục cấp thấp cộng dồn lên cấp cao hơn. Nhờ đó, Ban lãnh đạo xem được ngân sách ở mức tổng, còn giám đốc dự án xem được từng hạng mục.
WBS là cây phân cấp: mỗi nhánh của ngân sách dự án gắn với một hạng mục (hình minh họa cấu trúc).
WBS cấp thấp nhất dùng để làm gì?
Trước hết, hạng mục ở cấp thấp nhất là đơn vị nhỏ nhất của ngân sách. Từ đây, nhà thầu gắn số lượng, đơn giá và thời gian thực hiện. Đồng thời, đây cũng là mức mà kế hoạch mua sắm và giao thầu bám vào.
WBS là gì với từng bộ phận trong doanh nghiệp xây dựng?
Giám đốc dự án dùng WBS để chia phạm vi thành các hạng mục có thể giao việc. Bộ phận dự toán gắn số lượng và đơn giá vào từng hạng mục. Tiếp theo, bộ phận mua hàng và giao thầu lập kế hoạch bám theo các hạng mục này.
Ngoài ra, phòng tài chính đối chiếu chi phí theo cùng hạng mục, còn Ban lãnh đạo xem ngân sách ở mức tổng hợp. Như vậy, cả năm bộ phận cùng đọc một cấu trúc. WBS trở thành ngôn ngữ chung của dự án.
WBS là gì khi dùng chung cho mọi dự án của công ty?
Khi mỗi dự án tự chia hạng mục theo cách riêng, ngân sách của các dự án không đặt cạnh nhau được. Cùng một loại chi phí có thể mang tên khác nhau ở từng dự án. Vì vậy, việc so sánh phụ thuộc vào người nhớ cách quy đổi.
Nói cách khác, mỗi dự án trở thành một hệ thống tên gọi riêng. Khi nhân sự luân chuyển giữa các dự án, họ phải học lại cách đọc ngân sách. Do đó, thời gian dành cho việc hiểu file nhiều hơn thời gian dành cho việc ra quyết định.
Dấu hiệu doanh nghiệp cần một WBS chuẩn
Ba câu hỏi sau giúp nhà thầu nhận ra doanh nghiệp đã cần một cấu trúc chung hay chưa.
- Ngân sách của hai dự án có đặt cạnh nhau mà không cần quy đổi không?
- Nhân sự mới có đọc được ngân sách của dự án khác ngay từ lần đầu không?
- Hợp đồng và thanh toán có gọi hạng mục đúng tên trong ngân sách không?
Nếu có câu trả lời Không, ngân sách đang dựa vào trí nhớ của từng người. Khi đó, một cấu trúc WBS chung là việc cần làm trước.
Trước và sau khi dùng một WBS chuẩn
Trước khi chuẩn hóa, mỗi dự án có cách đặt tên và chia nhóm hạng mục riêng. Ngân sách của dự án này khó đối chiếu với dự án khác. Hợp đồng và báo cáo cũng phải quy đổi qua từng cách chia.
Sau khi chuẩn hóa, mọi dự án dùng chung một cấu trúc của công ty. Hạng mục cùng loại mang cùng tên và cùng vị trí trong cây. Nhờ vậy, người đọc ngân sách của một dự án đọc được ngay ngân sách của dự án khác.
Cấu trúc chuẩn không có nghĩa là cứng nhắc
Trong thực tế, cấu trúc chung chỉ đặt khung. Từng hạng mục vẫn cần cấu hình riêng, vì số lượng, đơn giá và thời gian khác nhau giữa các dự án.
Vì vậy, chuẩn hóa là chuẩn hóa khung, không phải chuẩn hóa nội dung từng dự án. Đây cũng là cách Greensys ERP xử lý cấu trúc ngân sách.
Cách cấu hình WBS chuẩn cho từng hạng mục ngân sách trên Greensys ERP
Greensys ERP quản lý ngân sách dự án theo cấu trúc WBS chuẩn của công ty. WBS đảm bảo toàn bộ ngân sách dự án tuân theo một cấu trúc chuẩn. Đồng thời, WBS cho phép thiết lập cấu hình riêng cho từng hạng mục ngân sách.
Thông tin được khai báo cho mỗi hạng mục
Trước hết, mỗi dòng ngân sách gồm mã WBS, tên hạng mục ngân sách và đơn vị tính. Tiếp theo là số lượng, đơn giá và số tiền. Ngoài ra, hạng mục có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Đặc biệt, mỗi hạng mục có tỷ lệ thanh toán tối đa và tỷ lệ giao thầu tối đa. Hai tỷ lệ này cho biết hạng mục được thanh toán và giao thầu tối đa đến mức nào. Như vậy, phần cấu hình riêng nằm ngay tại hạng mục.
Thông tin của một hạng mục ngân sách trên Greensys ERP (hình minh họa, không phải số liệu).
Các nhóm chi phí trong ngân sách
Bên cạnh đó, phân hệ ngân sách của Greensys ERP quản lý các nhóm chi phí sau: thầu phụ nhân công hoặc trọn gói, vật tư chính và vật tư phụ, thiết bị thi công, chi phí chung công trường và chi phí quản lý dự án.
Khi các nhóm này theo cùng một cấu trúc chuẩn, người đọc không phải làm quen lại từ đầu ở từng dự án. Nhờ đó, giám đốc dự án chuyển giữa các công trình mà vẫn đọc được ngân sách.
Xem cấu trúc WBS chuẩn trên dữ liệu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp muốn xem WBS chuẩn trên dữ liệu của mình? Hãy gọi hotline 0888 934 886 hoặc để lại thông tin ở khối Đăng ký tư vấn cuối trang.
WBS nối ngân sách với giao thầu, bảng giá và hợp đồng
Kế hoạch mua sắm và giao thầu sử dụng WBS cấp thấp nhất của ngân sách dự án. Kế hoạch xác định hình thức lựa chọn là chỉ định thầu hay đấu thầu, cùng danh sách nhà thầu mời và tiến độ thực hiện. Chi tiết phần đấu thầu online xem tại trang tính năng.
Tiếp theo, đơn giá được quản lý theo hạng mục ngân sách. Bảng giá vật tư của nhà cung cấp có cảnh báo chênh lệch (%) so với ngân sách. Khi phân chia sản lượng, tổng khối lượng phân giao không được vượt ngân sách đã được phê duyệt mới nhất.
Hơn nữa, hợp đồng kiểm soát khối lượng hợp đồng so với ngân sách. Nhờ vậy, mọi bước từ mua sắm đến hợp đồng đều bám vào cùng một hạng mục WBS. Chi tiết chức năng xem tại trang quản lý dự án.
WBS và phiên bản ngân sách
Mỗi hạng mục WBS thay đổi theo thời gian khi phạm vi điều chỉnh. Vì vậy, ngân sách dự án được quản lý theo Version và REV để giữ lịch sử điều chỉnh. Bài Ngân sách không phải một file khóa từ đầu dự án: vì sao cần quản lý theo phiên bản và mốc REV? phân tích vấn đề này và cách xử lý.
Sai lầm khi mỗi dự án tự đặt một cấu trúc WBS
Ba sai lầm dưới đây thường xuất hiện khi doanh nghiệp chưa có cấu trúc WBS chung. Mỗi sai lầm làm ngân sách khó đọc theo một cách khác nhau.
Sai lầm thứ nhất: mỗi dự án một cách chia hạng mục
Trong thực tế, cùng loại chi phí nhưng khác tên, khác cấp và khác vị trí trong ngân sách. Do đó, ngân sách giữa các dự án không đối chiếu được. Mỗi lần so sánh, phòng tài chính phải quy đổi lại từ đầu.
Sai lầm thứ hai: WBS chỉ nằm trong một file riêng
Khi WBS chỉ là file của một phòng, cấu trúc không đi cùng mua sắm và hợp đồng. Khi đó, WBS chỉ là bản chia ban đầu. Hợp đồng và thanh toán vẫn dùng tên gọi khác, nên ngân sách và thực tế dần lệch nhau.
Sai lầm thứ ba: chuẩn hóa nhưng không cho cấu hình riêng
Cụ thể, cấu trúc quá cứng buộc hạng mục đặc thù phải xếp vào ô không phù hợp. Ngược lại, cấu trúc quá lỏng đưa doanh nghiệp về tình trạng mỗi dự án một kiểu.
Vì vậy, cần một khung chuẩn kèm cấu hình riêng cho từng hạng mục. Đây là hướng mà Greensys ERP áp dụng cho ngân sách dự án.
Hiểu WBS là gì mới là bước đầu. Bước tiếp theo là đưa cấu trúc đó vào hệ thống, để mọi bộ phận cùng dùng một danh sách hạng mục.
Câu hỏi để doanh nghiệp tự rà soát: dự án mới nhất của công ty dùng cấu trúc riêng hay cấu trúc chung? Doanh nghiệp đang áp dụng cách nào? Doanh nghiệp có thể chia sẻ ở phần bình luận hoặc trao đổi trực tiếp với đội ngũ Greensys.
Xem cấu trúc WBS chuẩn trên dữ liệu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp muốn đưa ngân sách nhiều dự án về một cấu trúc WBS chuẩn? Hãy đăng ký tư vấn với đội ngũ Greensys. Khi đó, WBS chuẩn được trình bày theo mối quan tâm của nhà thầu.
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty Cổ phần Giải pháp Quản trị Greensys
📍 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0888 934 886
📩 Email: info@giacat.vn
🌐 Website: greensys.vn
