Giải pháp văn phòng số

Phần mềm văn phòng số giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản trị và vận hành hiệu quả hơn bằng cách chuyển đổi sang mô hình số hóa. Từ đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ sự phụ thuộc vào giấy tờ mà còn cải thiện hiệu suất và tốc độ quy trình làm việc, nhằm thúc đẩy văn hóa làm việc hiện đại.

Đăng ký phòng họp, phương tiện, lịch trình công tác

Phần mềm văn phòng số là công cụ tương tác trực tuyến, cho phép nhân viên linh hoạt làm việc và kết nối mà không cần gặp trực tiếp. Đồng thời, giúp nhân viên rút ngắn thời gian đăng ký và tra cứu lịch trình công tác, sử dụng phương tiện công ty và tổ chức cuộc họp trực tuyến. Nhờ đó, cải thiện quy trình làm việc và giảm chi phí hoạt động.

	Đăng ký và quản lý thông tin đặt vé máy bay cho các chuyến công tác, đảm bảo lịch trình di chuyển được tổ chức một cách thuận tiện.
	Thống kê và thông báo tự động: Gửi thông báo tự động khi có cá nhân thực hiện đăng ký, phê duyệt hoặc từ chối. Thống kê toàn bộ lịch biểu đăng ký theo ngày và khung giờ. Đo lường chính xác thời gian sử dụng tài nguyên theo giờ. Tự động nhắc nhở về lịch booking. Hỗ trợ nhiều loại lịch biểu khác nhau để theo dõi lịch đăng ký.

Yêu cầu demo 

Quản lý và xử lý văn bản đến, văn bản đi

Hệ thống giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình rõ ràng và chặt chẽ trong quản lý văn bản đến, văn bản đi. GREENSYS ERP giúp xử lý văn bản đến, văn bản đi đảm bảo tính tức thời và khả năng hợp tác liền mạch giữa các bộ phận. Điều này không chỉ giúp kiểm soát thông tin một cách hiệu quả mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của tổ chức.

Quản lý văn bản tập trung và đồng nhất trong sắp xếp, phân loại

	Mọi văn bản đến và đi đều được chuyển qua người phụ trách văn thư để nhập vào phần mềm, đảm bảo không có sự mất mát.
	Khai báo thông tin văn bản: gồm số thứ tự, loại văn bản, mức độ bảo mật, vị trí lưu trữ, thời gian và trích yếu nội dung.
	Quét và lưu trữ văn bản đính kèm vào hệ thống văn thư, tạo điều kiện cho việc tra cứu dễ dàng và tổng quan nội dung văn bản.
	Phân loại văn bản theo các nhóm một cách có hệ thống, giúp việc tra cứu và tìm kiếm trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến (tiếp nhận - phê duyệt - xử lý)

• Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn: gửi qua chuyển phát, bưu điện, hộp thư điện tử hoặc gửi trực tiếp từ người gửi.
• Bước 2: Cập nhật thông tin văn bản và trình lãnh đạo phê duyệt trực tuyến.
• Bước 3: Lãnh đạo thực hiện việc phê duyệt và cung cấp ý kiến chỉ đạo xử lý trực tuyến.
• Bước 4: Tiếp nhận và xử lý văn bản ngay lập tức theo ý kiến chỉ đạo và chữ ký của lãnh đạo.
• Bước 5: Phân loại và scan bản cứng sau đó lưu trữ tài liệu vào danh mục.

Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đi (Rà soát bản thảo – Trình ký – Phát hành văn bản)

• Bước 1: Tiếp nhận, rà soát nội dung và thể thức của văn bản trực tuyến qua hệ thống.
• Bước 2: Lãnh đạo phê duyệt hoặc đưa ra ý kiến chỉnh sửa trực tiếp trên tài liệu đính kèm.
• Bước 3: Hoàn thiện văn bản, gắn số, ngày tháng, ký tên, và đóng dấu.
• Bước 4: Gửi văn bản đã hoàn thiện cho bộ phận lập công văn và lưu trữ.
• Bước 5: Phát hành văn bản.

Dùng thử miễn phí 1 tháng

Tra cứu và tìm kiếm văn bản mọi lúc, mọi nơi

	Dễ dàng và nhanh chóng tra cứu văn bản theo các thông tin liên quan.
	Truy suất lịch sử các văn bản đến và đi dựa trên các bộ lọc được thiết lập sẵn trên hệ thống.
	Khả năng trao đổi và đính kèm tệp tin trong mỗi văn bản.
	Khả năng kết xuất dữ liệu của hệ thống giúp cho việc tạo báo cáo thống kê nhanh chóng và chính xác.

Thiết lập danh mục và phân quyền sử dụng

	Tạo danh sách dữ liệu chung cho công ty nhanh chóng để quản lý theo nhóm. Đồng thời, cung cấp các thông tin chi tiết để dễ dàng xem khi thực hiện thao tác đăng ký liên quan đến nhu cầu công việc.
	Phân quyền sử dụng: Cho phép xác định phòng ban và người dùng được phép đăng ký sử dụng từng nhóm tài nguyên cụ thể.

Yêu cầu demo 

Phần mềm văn phòng số giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản trị và vận hành hiệu quả hơn bằng cách chuyển đổi sang mô hình số hóa. Từ đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ sự phụ thuộc vào giấy tờ mà còn cải thiện hiệu suất và tốc độ quy trình làm việc, nhằm thúc đẩy văn hóa làm việc hiện đại.

Đăng ký phòng họp, phương tiện, lịch trình công tác

Phần mềm văn phòng số là công cụ tương tác trực tuyến, cho phép nhân viên linh hoạt làm việc và kết nối mà không cần gặp trực tiếp. Đồng thời, giúp nhân viên rút ngắn thời gian đăng ký và tra cứu lịch trình công tác, sử dụng phương tiện công ty và tổ chức cuộc họp trực tuyến. Nhờ đó, cải thiện quy trình làm việc và giảm chi phí hoạt động.

	Đăng ký và quản lý thông tin đặt vé máy bay cho các chuyến công tác, đảm bảo lịch trình di chuyển được tổ chức một cách thuận tiện.
	Thống kê và thông báo tự động: Gửi thông báo tự động khi có cá nhân thực hiện đăng ký, phê duyệt hoặc từ chối. Thống kê toàn bộ lịch biểu đăng ký theo ngày và khung giờ. Đo lường chính xác thời gian sử dụng tài nguyên theo giờ. Tự động nhắc nhở về lịch booking. Hỗ trợ nhiều loại lịch biểu khác nhau để theo dõi lịch đăng ký.

Yêu cầu demo 

Quản lý và xử lý văn bản đến, văn bản đi

Hệ thống giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình rõ ràng và chặt chẽ trong quản lý văn bản đến, văn bản đi. GREENSYS ERP giúp xử lý văn bản đến, văn bản đi đảm bảo tính tức thời và khả năng hợp tác liền mạch giữa các bộ phận. Điều này không chỉ giúp kiểm soát thông tin một cách hiệu quả mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của tổ chức.

Quản lý văn bản tập trung và đồng nhất trong sắp xếp, phân loại

	Mọi văn bản đến và đi đều được chuyển qua người phụ trách văn thư để nhập vào phần mềm, đảm bảo không có sự mất mát.
	Khai báo thông tin văn bản: gồm số thứ tự, loại văn bản, mức độ bảo mật, vị trí lưu trữ, thời gian và trích yếu nội dung.
	Quét và lưu trữ văn bản đính kèm vào hệ thống văn thư, tạo điều kiện cho việc tra cứu dễ dàng và tổng quan nội dung văn bản.
	Phân loại văn bản theo các nhóm một cách có hệ thống, giúp việc tra cứu và tìm kiếm trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến (tiếp nhận - phê duyệt - xử lý)

• Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn: gửi qua chuyển phát, bưu điện, hộp thư điện tử hoặc gửi trực tiếp từ người gửi.
• Bước 2: Cập nhật thông tin văn bản và trình lãnh đạo phê duyệt trực tuyến.
• Bước 3: Lãnh đạo thực hiện việc phê duyệt và cung cấp ý kiến chỉ đạo xử lý trực tuyến.
• Bước 4: Tiếp nhận và xử lý văn bản ngay lập tức theo ý kiến chỉ đạo và chữ ký của lãnh đạo.
• Bước 5: Phân loại và scan bản cứng sau đó lưu trữ tài liệu vào danh mục.
   

Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đi (Rà soát bản thảo – Trình ký – Phát hành văn bản)

• Bước 1: Tiếp nhận, rà soát nội dung và thể thức của văn bản trực tuyến qua hệ thống.
• Bước 2: Lãnh đạo phê duyệt hoặc đưa ra ý kiến chỉnh sửa trực tiếp trên tài liệu đính kèm.
• Bước 3: Hoàn thiện văn bản, gắn số, ngày tháng, ký tên, và đóng dấu.
• Bước 4: Gửi văn bản đã hoàn thiện cho bộ phận lập công văn và lưu trữ.
• Bước 5: Phát hành văn bản.

Dùng thử miễn phí 1 tháng
 

Tra cứu và tìm kiếm văn bản mọi lúc, mọi nơi

	Dễ dàng và nhanh chóng tra cứu văn bản theo các thông tin liên quan.
	Truy suất lịch sử các văn bản đến và đi dựa trên các bộ lọc được thiết lập sẵn trên hệ thống.
	Khả năng trao đổi và đính kèm tệp tin trong mỗi văn bản.
	Khả năng kết xuất dữ liệu của hệ thống giúp cho việc tạo báo cáo thống kê nhanh chóng và chính xác.

Thiết lập danh mục và phân quyền sử dụng

	Tạo danh sách dữ liệu chung cho công ty nhanh chóng để quản lý theo nhóm. Đồng thời, cung cấp các thông tin chi tiết để dễ dàng xem khi thực hiện thao tác đăng ký liên quan đến nhu cầu công việc.
	Phân quyền sử dụng: Cho phép xác định phòng ban và người dùng được phép đăng ký sử dụng từng nhóm tài nguyên cụ thể.

Yêu cầu demo
 

Phần mềm văn phòng số giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản trị và vận hành hiệu quả hơn bằng cách chuyển đổi sang mô hình số hóa. Từ đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ sự phụ thuộc vào giấy tờ mà còn cải thiện hiệu suất và tốc độ quy trình làm việc, nhằm thúc đẩy văn hóa làm việc hiện đại.

Đăng ký phòng họp, phương tiện, lịch trình công tác

Phần mềm văn phòng số là công cụ tương tác trực tuyến, cho phép nhân viên linh hoạt làm việc và kết nối mà không cần gặp trực tiếp. Đồng thời, giúp nhân viên rút ngắn thời gian đăng ký và tra cứu lịch trình công tác, sử dụng phương tiện công ty và tổ chức cuộc họp trực tuyến. Nhờ đó, cải thiện quy trình làm việc và giảm chi phí hoạt động.

	Đăng ký và quản lý thông tin đặt vé máy bay cho các chuyến công tác, đảm bảo lịch trình di chuyển được tổ chức một cách thuận tiện.
	Thống kê và thông báo tự động: Gửi thông báo tự động khi có cá nhân thực hiện đăng ký, phê duyệt hoặc từ chối. Thống kê toàn bộ lịch biểu đăng ký theo ngày và khung giờ. Đo lường chính xác thời gian sử dụng tài nguyên theo giờ. Tự động nhắc nhở về lịch booking. Hỗ trợ nhiều loại lịch biểu khác nhau để theo dõi lịch đăng ký.

Yêu cầu demo 

Quản lý và xử lý văn bản đến, văn bản đi

Hệ thống giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình rõ ràng và chặt chẽ trong quản lý văn bản đến, văn bản đi. GREENSYS ERP giúp xử lý văn bản đến, văn bản đi đảm bảo tính tức thời và khả năng hợp tác liền mạch giữa các bộ phận. Điều này không chỉ giúp kiểm soát thông tin một cách hiệu quả mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của tổ chức.

Quản lý văn bản tập trung và đồng nhất trong sắp xếp, phân loại

	Mọi văn bản đến và đi đều được chuyển qua người phụ trách văn thư để nhập vào phần mềm, đảm bảo không có sự mất mát.
	Khai báo thông tin văn bản: gồm số thứ tự, loại văn bản, mức độ bảo mật, vị trí lưu trữ, thời gian và trích yếu nội dung.
	Quét và lưu trữ văn bản đính kèm vào hệ thống văn thư, tạo điều kiện cho việc tra cứu dễ dàng và tổng quan nội dung văn bản.
	Phân loại văn bản theo các nhóm một cách có hệ thống, giúp việc tra cứu và tìm kiếm trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến (tiếp nhận - phê duyệt - xử lý)

• Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn: gửi qua chuyển phát, bưu điện, hộp thư điện tử hoặc gửi trực tiếp từ người gửi.
• Bước 2: Cập nhật thông tin văn bản và trình lãnh đạo phê duyệt trực tuyến.
• Bước 3: Lãnh đạo thực hiện việc phê duyệt và cung cấp ý kiến chỉ đạo xử lý trực tuyến.
• Bước 4: Tiếp nhận và xử lý văn bản ngay lập tức theo ý kiến chỉ đạo và chữ ký của lãnh đạo.
• Bước 5: Phân loại và scan bản cứng sau đó lưu trữ tài liệu vào danh mục.
   

Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đi (Rà soát bản thảo – Trình ký – Phát hành văn bản)

• Bước 1: Tiếp nhận, rà soát nội dung và thể thức của văn bản trực tuyến qua hệ thống.
• Bước 2: Lãnh đạo phê duyệt hoặc đưa ra ý kiến chỉnh sửa trực tiếp trên tài liệu đính kèm.
• Bước 3: Hoàn thiện văn bản, gắn số, ngày tháng, ký tên, và đóng dấu.
• Bước 4: Gửi văn bản đã hoàn thiện cho bộ phận lập công văn và lưu trữ.
• Bước 5: Phát hành văn bản.

Dùng thử miễn phí 1 tháng
 

Tra cứu và tìm kiếm văn bản mọi lúc, mọi nơi

	Dễ dàng và nhanh chóng tra cứu văn bản theo các thông tin liên quan.
	Truy suất lịch sử các văn bản đến và đi dựa trên các bộ lọc được thiết lập sẵn trên hệ thống.
	Khả năng trao đổi và đính kèm tệp tin trong mỗi văn bản.
	Khả năng kết xuất dữ liệu của hệ thống giúp cho việc tạo báo cáo thống kê nhanh chóng và chính xác.

Thiết lập danh mục và phân quyền sử dụng

	Tạo danh sách dữ liệu chung cho công ty nhanh chóng để quản lý theo nhóm. Đồng thời, cung cấp các thông tin chi tiết để dễ dàng xem khi thực hiện thao tác đăng ký liên quan đến nhu cầu công việc.
	Phân quyền sử dụng: Cho phép xác định phòng ban và người dùng được phép đăng ký sử dụng từng nhóm tài nguyên cụ thể.

Yêu cầu demo