Quy trình làm việc chính là toàn bộ quá trình tạo nên giá trị “cốt lõi” cho công ty. Quy trình này sẽ có các quy định, hướng dẫn cụ thể giúp doanh nghiệp đi đúng theo một trình tự nhất định. Để từ đó doanh nghiệp thuận lợi hoàn thành và đạt được những mục tiêu được xác định ban đầu. Vậy làm thế nào mới chuẩn hóa được quy trình làm việc hiệu quả? Cùng GREENSYS tìm hiểu 6 bước chuẩn hóa quy trình làm việc dưới đây.
Muốn chuẩn hóa quy trình làm việc thì đầu tiên bạn phải biết được mục tiêu của quy trình này là gì. Cụ thể là nâng cao doanh số bán hàng, áp dụng công nghệ mới cho sản phẩm hay nâng cấp chất lượng của dịch vụ,... Khi đã xác định mục đích thì doanh nghiệp cần làm rõ phạm vi áp dụng quy trình đề ra.
Dựa vào mục đích, doanh nghiệp tiến hành tạo dựng các bước thực hiện. Từng bước trong quy trình cần được thể hiện một cách cụ thể, rõ ràng. Như vậy doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát được thời gian, hiệu suất, tiến độ,... làm việc của quy trình. Còn về phần xác định phạm vi cũng đóng vai trò rất quan trọng. Vì khi phạm vi áp dụng quy trình đã rõ thì doanh nghiệp sẽ khoanh vùng được các đối tượng (cá nhân, bộ phận, phòng ban) cần tuân thủ đúng quy trình được lập ra.
Để xác định được các bước thực hiện quy trình bạn cần phải nắm được tính chất của công việc. Như vậy mới có thể chuẩn hóa quy trình làm việc một cách tối ưu nhất. Tuy rằng không có một con số chính xác nào cho các bước của một quy trình làm việc. Nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều hiểu nếu một quy trình lại có quá nhiều bước để thực hiện. Thì rất dễ gây ra tình trạng mất kiểm soát trong quá trình thực hiện. Công thức xác định và phân tích các bước trong quy trình được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất là 5W-1H-5M.
What : Làm rõ nội dung công việc của quy trình.
Why: xác định mục tiêu và yêu cầu trong công việc
When: Đưa ra các khoản thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc một cách cụ thể.
Where: Làm rõ địa điểm thực hiện.
How: Làm rõ phương pháp, cách thực hiện công việc.
Man (nguồn nhân lực): Đánh giá xem bộ phận, nhân sự có đủ trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất, kỹ năng để thực hiện quy trình công việc không?
Money (tiền bạc) : Dự toán ngân sách thực hiện công việc? doanh nghiệp được phép giải ngân mấy lần?,...
Material (hệ thống cung ứng các nguyên vật liệu): Tiêu chuẩn chọn nhà cung ứng gồm những gì? nguyên vật liệu cần đạt chuẩn ra sao?
Machine (máy móc và công nghệ) : Tiêu chuẩn chọn máy móc thực hiện là gì? Những công nghệ nào cần thiết để thực hiện công việc?,...
Method (phương pháp làm việc) : Xác định rõ phương pháp làm việc.
Kiểm soát để chuẩn hóa quy trình làm việc
Nếu chỉ dựa vào lý thuyết thì quy trình làm việc không thể nào được thực hiện một cách trơn tru được. Do đó người quản lý cần có phương pháp riêng để kiểm soát toàn bộ quy trình. Như vậy sẽ đánh giá được hiệu quả quy trình tới đâu và cần đưa ra những cải tiến nào.
Để công việc kiểm soát có hiệu quả thù bạn cần chú ý đến các yếu tố:
Đối với phương pháp kiểm tra thì bạn phải chú ý đến các yếu tố như:
Kiểm tra thử nghiệm sẽ giúp bạn nắm rõ được hiệu quả của quy trình làm việc này khi được áp dụng vào thực tiễn. Đồng thời biết được các điểm thiếu sót, sai lệch khi thực hiện để kịp thời điều chỉnh. Chung quy lại thì đây là bước mà các doanh nghiệp sẽ thấy được tính khả thi của quy trình được lập ra.
Những nội dung cần có khi kiểm tra thử nghiệm sẽ bao gồm: Công đoạn, người kiểm tra, tài liệu hướng dẫn, thiết bị sử dụng, điểm kiểm soát, hồ sơ,...
Mô tả lại các bước thực hiện quy trình làm việc
Bước này chính là lập và đưa ra các chi tiết cần phải thực hiện để hoàn thành công việc. Kèm theo đó là các yêu cầu quy trình, người thực hiện cần phải hiểu và nắm rõ để làm đúng công việc. Một số doanh nghiệp có chuyên ngành đặc thù yêu cầu phải có sự diễn giải phức tạp hơn. Thì tốt nhất doanh nghiệp nên chuẩn bị một tài liệu riêng để hướng dẫn nhân sự thực hiện.
Hoàn thiện định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu đi kèm
Liệt kê và đưa các định nghĩ chi tiết về thuật ngữ chuyên ngành cũng như các từ được viết tắt trong quy trình. Song song đó bạn cũng cần phải xác định rõ các biểu mẫu kèm theo. Như vậy bộ phận được phân công sẽ hiểu và biết được các bước mình cần làm.
Vậy là GREENSYS đã chỉ ra 6 bước chuẩn hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp. Việc tối ưu quy trình làm việc là điều vô cùng cần thiết mà các CEO không nên bỏ qua. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm thông tin hữu ích để chuẩn hóa quy trình làm việc tại công ty. Nếu bạn cần tư vấn về giải pháp ERP, giải pháp DMS hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Và đừng bỏ lỡ những tin tức, kiến thức mới nhất của Greensys ở mục "Bản tin" nhé!
