Quản lý văn bản điều hành là một trong các công việc có tầm quan trọng cao trong các cơ quan, doanh nghiệp. Các văn bản ở đây cần phải được phân bổ và sắp xếp khoa học, ngăn nắp và dễ tìm. Nếu không quản lý chặt chẽ sẽ làm ảnh hưởng đến các bộ phận liên quan khác của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý văn bản hiệu quả mà ít tốn kém nhất? Cùng tìm ngay sau đây nhé.
Quản lý văn bản trong doanh nghiệp là việc thực hiện và sắp xếp các loại văn bản điều hành của công ty theo đúng trình tự. Quản lý văn bản là công việc có tầm quan trọng cao trong rất nhiều doanh nghiệp, cơ quan,... Các văn bản được quản lý một cách khoa học sẽ đem lại rất nhiều thuận tiện trong công việc. Đồng thời tránh được các rủi ro không đáng có vì văn bản bị thất lạc, mất,.. Ngoài ra việc quản lý văn bản còn có nhiều lợi ích như:
Trên thực tế có rất nhiều phương pháp giúp quản lý văn bản doanh nghiệp. Nhưng quản lý làm sao để vừa hiệu quả vừa ít tốn kém thì bạn có thể tham khảo 3 cách sau:
Trước đây, quản lý văn bản bằng sổ sách là một cách làm thủ công được dùng rất phổ biến. Khi đó công nghệ thông tin vẫn chưa phát triển. Nên hầu hết các nghiệp vụ doanh nghiệp đều được ghi chép lại trong sổ sách riêng để theo dõi. Để không bị nhầm lẫn các thông tin lẫn nhau. Doanh nghiệp thường quản lý và phân loại các văn bản theo tính chất đặc trưng của từng loại, cụ thể như:
Tương tự với việc phân loại, sắp xếp và cất giữ văn bản cũng thế. Bạn có thể sắp xếp theo từng mục khác nhau cho dễ tìm như:
Khác với sổ sách, ở phương pháp này doanh nghiệp sẽ dùng excel và word để lưu trữ. Thay vì phải phân loại thủ công ra từng sấp văn bản giấy để quản lý thì bây giờ bạn sẽ làm điều đó ngay trên máy tính. Cụ thể là lưu trong các bảng tính hoặc bản danh sách của word và excel.
Mọi tài liệu đều được liên kết với nhau khi thay đổi thông tin thì chúng sẽ được cập nhật ngay trên danh sách. Mọi người trong bộ phận doanh nghiệp cũng dễ dàng theo dõi được thông tin. Việc dùng word hay excel để quản lý văn bản doanh nghiệp rất tiện dụng. Kể cả trong việc xử lý văn bản hay tra cứu thông tin đều rất dễ dàng và nhanh chóng.
Phần mềm quản lý văn bản hiện được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng. Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý văn bản một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn những cách phổ thông khác. Dùng phần mềm để quản lý văn bản không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc. Mà còn cực kỳ thuận tiện trong việc quản lý sổ sách và các giấy tờ kỹ thuật số. Một số phần mềm quản lý văn bản được tin dùng nhất hiện nay như:
Mỗi một phần mềm quản lý văn bản như vậy đều có những đặc điểm và lợi ích riêng. Vì vậy trước khi dùng bạn nên xem và chọn loại nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Như vậy mới có thể phát huy được tối đa công dụng của phần mềm. Cũng như nâng cao hiệu quả làm việc cho công ty.
Như vậy, chúng tôi đã gợi ý đến các CEO 3 cách quản lý văn bản điều hành doanh nghiệp. Quản lý văn bản rất quan trọng, không chỉ có lợi trong chi phí mà công việc cũng được hoàn thành nhanh chóng.
Nếu bạn cần tư vấn về giải pháp ERP, giải pháp DMS hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Và đừng bỏ lỡ những tin tức, kiến thức mới nhất của Greensys ở mục "Bản tin" nhé!
