Tự động hóa là gì? Làm thế nào để tự động hóa doanh nghiệp ? Điều kiện để tự động hóa doanh nghiệp?

Dựa trên khảo sát thực tế vào năm 2019 thì trong 12.249 doanh nghiệp tại Việt Nam có đến ⅔ số đó đã thực hiện tự động hóa. Việc này đem lại cho công ty rất nhiều lợi ích trong công tác quản lý và chi phí doanh nghiệp. Hiện tại chuyển đổi số đã trở thành một xu hướng công nghệ được các doanh nghiệp lớn bé áp dụng. Vậy tự động hóa là gì? Cách thực hiện ra sao?

Tự động hóa là gì?

Tự động hóa hay chuyển đổi số có thể hiểu là một phần mềm, một công nghệ hiện đại. Công dụng của phần mềm này là chuẩn hóa toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp. Giúp người lãnh đạo có thể dễ dàng nắm bắt được tiến độ và khả năng của từng nhân viên. Đồng thời giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu rủi ro, giảm thiểu chi phí,...

Rất nhiều người lầm tưởng rằng việc áp dụng công nghệ này là phải thay đổi toàn bộ hệ thống hoạt động của doanh nghiệp. Thậm chí là thay thế những nhân viên hiện tại bằng robot cao cấp. Nhưng trong thực tế, tự động hóa là một ứng dụng để tối ưu hóa quy trình hoạt động. Để từ đó làm giảm đi sự tham gia của con người trong các công việc có tính trùng lặp. Cũng chính nhờ vào phần mềm hiện đại này mà nhân viên sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung phát triển các dự án lớn.

Hướng dẫn chi tiết tự động hóa doanh nghiệp

Chuyển đổi số cho một doanh nghiệp là không hề đơn giản. Với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì việc quản lý thủ công sẽ rất tiết kiệm và hiệu quả. Những với những doanh nghiệp quy mô hoạt động lớn có khối lượng công việc nhiều. Thì nên áp dụng tự động hóa để tối ưu hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp. Để làm được điều này các doanh nghiệp cần thực hiện 05 bước sau.

Bước 1: Xác định được mục tiêu

• Ở bước đầu tiên này, bạn cần phải liệt kê ra những công việc có hiệu quả kém nhất hoặc là những việc lặp lại thường xuyên trong quy trình để xác định chuyển đổi số. Dựa vào việc quan sát này bạn sẽ thấy được những công việc đang có nhiều vấn đề tồn đọng. Từ đó đưa ra mục tiêu và biện pháp để cải thiện, cụ thể như:
• Chuyển đổi số để hiệu quả công tốt hơn.
• Đưa ra hướng giải quyết các vấn đề, khó khăn trong cách làm việc theo truyền thống.
• Nâng cao chất lượng làm việc của nhân viên, tối ưu thời gian để làm việc.
• ….

Bước 2: Xây dựng quy trình và thực hiện

Quy trình được xem là nền móng để doanh nghiệp có thể phát triển một cách vững chắc và ổn định. Sau khi đã xác định được những công việc nào nên chuyển số hóa. Thì hãy chuyển sang thiết lập một trình tự gồm những công việc cần làm dựa trên nguồn nhân lực và mục tiêu để ra. Để có được một bảng quy trình hợp lý, hiệu quả bạn cần làm 05 giai đoạn:

• Design: lên kế hoạch thiết kế quy trình.
• Modelling: Mô hình hóa cụ thể quy trình.
• Execution: Kiểm soát chặt chẽ quy trình.
• Monitoring: Đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình.
• Optimization: Chỉnh sửa và và tối ưu quy trình .

Bước 3: Chọn phần mềm tự động hóa để triển khai

Khi đã có một quy trình thực hiện thì doanh nghiệp cần phải chọn một phần mềm tự động hóa phù hợp. Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số để áp dụng trực tiếp vào công việc đang thực hiện. Từ đó hệ thống sẽ tự động nhắc nhở thời gian, giao task, kiểm tra tiến độ làm việc của từng nhân viên,... Khi chọn phần mềm doanh nghiệp có thể dựa vào những yếu tố như:

• Cải thiện năng suất làm việc của phòng ban, nhân viên.
• Phát hiện được các vấn đề, rủi ro và các điểm cần chú ý trong công việc.
• Phần mềm có báo cáo trực quan để quản lý hoạt động nhân viên.
• Giao nhiệm vụ, lên deadline cho tất cả nhân viên có trong quy trình làm việc.

Bước 4: Đào tạo nhân viên

Thay đổi cách thức làm việc thủ công sang công nghệ mới là việc không dễ dàng gì với nhân viên. Do đó, bạn cần kết hợp với bên cung cấp phần mềm để được hỗ trợ và đào tạo nhân viên. Mục đích của đào tạo là đảm bảo 100% nhân viên có thể tiếp cận và dùng được phần mềm này. Đồng thời nắm được các bước tự động hóa của công ty trên 2 nền tảng chính là website và ứng dụng điện thoại.

Bước 5: Chú trọng đến kết quả

Ở bước cuối này nhà quản lý cần phải thực hiện 2 việc để đảm bảo kết quả công việc. Một là kiểm tra sự tích cực của nhân viên khi áp dụng công nghệ mới, sự phối hợp giữa các phòng ban ăn ý không, làm việc hiệu quả không,... Hai là phải liên tục giám sát công việc, đánh giá độ hiệu quả đồng thời cải thiện điểm thiếu sót.

Điều kiện để tự động hóa doanh nghiệp một cách tốt nhất

• Dựa vào các bước hướng dẫn, chúng ta có thể thấy rõ điều kiện cần có để tự động hóa được doanh nghiệp chính là:
• Cần có góc nhìn mới hơn về tư duy quản lý và bám sát theo mục tiêu đề ra.
• Tối ưu quy trình thực hiện, không phải chỉ lập ra là xong.
• Theo sát sự phát triển của các cá nhân trong công ty, đồng thời đào tạo để nâng cao khả năng làm việc.
• Kiểm soát được quy trình, phát hiện lỗi và tìm hướng để giải quyết.
• Chọn đúng phần mềm tự động hóa phù hợp với mục đích doanh nghiệp.
• Chọn được nhà cung cấp phần mềm uy tín để có thể trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau khi sử dụng phần mềm.

Trên đây là thông tin về các bước thực hiện tự động hóa doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Những yếu tố trên có liên quan rất nhiều đến sự thành bại của doanh nghiệp khi cập nhật công nghệ mới. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm thông tin hữu ích trong quá trình hiện đại hóa doanh nghiệp của mình. Nếu bạn cần tư vấn về ERP, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Và đừng bỏ lỡ những tin tức, kiến thức mới nhất của Greensys ở mục "Bản tin" nhé!